Archiwizacja danych
Od dawna powszechny jest zwyczaj załatwiania wielu spraw elektronicznie, przechowywania cyfrowych fotografii, skanów dokumentów czy pism jedynie w formie plików. Gdy pojawia się potrzeba odświeżenia informacji w dawnej sprawie – okazuje się, że trudno znaleźć cokolwiek. Najwyższy więc czas przestać „kopiować dane”, „zapisywać na dysku” i zabrać się za... archiwizację.
Klasyczna definicja archiwizacji oznacza backup, czyli najczęściej zautomatyzowaną procedurę kopiowania wszystkich istotnych informacji na nośnik zewnętrzny lub do zupełnie innego systemu, aby stworzona w ten sposób kopia zapasowa umożliwiała odzyskanie plików w przypadku awarii czy innego losowego zdarzenia. Dla naszych potrzeb trochę zmienię, „naciągnę” to pojęcie tak, aby mieściły się w nim wszystkie czynności niezbędne do panowania nad zbiorami elektronicznych informacji.
W przypadku dokumentacji papierowej od lat znane są standardy postępowania z każdym listem, rachunkiem, zaświadczeniem; w przypadku dokumentów elektronicznych (szczególnie w mniejszych firmach, nieposiadających oddzielnego działu IT) panuje często zupełna dowolność. A co zrobić, aby mieć „pod ręką” niemal wszystko? W przypadku plików wymaga to znacznie mniej zachodu, jednak musimy temu poświęcić nieco czasu i energii.
„Jak to wszystko pomieścić?” – czyli pakowanie
Przez wiele lat przemysł komputerów osobistych borykał się z problemem zbyt małej pojemności dysków, dyskietek, płytek, taśm i innych nośników. Sytuacja ta zaowocowała opracowaniem wielu algorytmów (sposobów) kompresji danych oraz programów potrafiących je „ścisnąć”. Obecnie ogromne pojemności nowych modeli dysków przesunęły ten problem na daleki plan. Do czego przydatne więc mogą być tzw. archiwizery? Oczywiście do uporządkowania zasobów. Komplet plików dotyczący jednej sprawy można wygodnie spakować (razem ze wszystkimi podfolderami) do jednego, dobrze nazwanego archiwum. Znacznie lepiej zorientować się w zawartości ogromnego dysku – kilkadziesiąt archiwów łatwiej „okiełznać” niż wiele tysięcy pojedynczych plików. Tak spakowany komplet dokumentacji łatwiej jest przenieść, skopiować na płytę DVD czy zewnętrzny dysk, w mailu również wygodniej dla obu stron jest załączyć tylko jeden plik.
Jeśli medium, na które chcemy skopiować archiwa, ma niedużą pojemność – w opcjach programu kompresującego można wymusić dzielenie archiwum na wolumeny o wielkościach nieprzekraczających pojemności nośnika (niegdyś bardzo popularna funkcja do kopiowania dużych skompresowanych plików na dyskietki, obecnie przydatna dla płyt CD). Tworząc skompresowane archiwa pomagamy trochę systemowi komputerowemu – ma on wówczas mniej plików do codziennej „inwentaryzacji”, również programy antywirusowe można skonfigurować tak, aby nie szukały wirusów w skompresowanych plikach (skoro są to sprawy archiwalne – niewielkie jest prawdopodobieństwo, że nagle zostaną zainfekowane). Jeśli zachodzi konieczność zajrzenia w pliki spakowane – nie ma z tym żadnego problemu, dzisiejsze komputery są na tyle wydajne, że spowolnienie dekompresją „w locie” jest niemal niezauważalne dla użytkownika.
W przypadku, gdy przygotowujemy zestaw plików dla kontrahenta czy na wyjazdową prezentację na innym komputerze, można spróbować stworzyć tzw. archiwum samorozpakowujące. Wówczas nie musimy się martwić, czy na innym komputerze jest zainstalowany program do rozpakowywania, nasz plik po uruchomieniu sam rozkompresuje swoją zawartość i zapisze na dysku. Rozwiązanie to jest eleganckie, minusem jest fakt, że nie poleca się go do przesyłania plików pocztą elektroniczną (wiele programów filtrujących traktuje pliki wykonywalne *.exe jako zagrożenie, konieczna może być wtedy ręczna zmiana nazwy pliku, co już tak wygodne i eleganckie nie jest). Dodatkowym atutem pakowania plików jest.... mniejsza ilość potrzebnego do ich przechowywania miejsca! Dziś nie jest to już tak ważny argument, ale dobrze o nim pamiętać. Ten ostatni nie dotyczy wielu plików multimedialnych (np. grafik typu jpg czy tiff, muzyki w formatach mp3, wma, nagrań wideo wmv, avi), ponieważ informacje w tych plikach już są skompresowane podobnym algorytmem do używanego przez archiwizer, jednak znacznie wygodniej jest wysłać przykładowo jeden załącznik ze zdjęciami niż pracowicie dodawać do maila wiele plików jpg.
Jakie programy/standardy obecnie można polecić do kompresji? Wielkim wygranym jest dziś fomat zip, obsługiwany przez wiele programów (komercyjny i najpopularniejszy WinZip, spośród darmowych – najbardziej godny polecenia jest 7zip). System Windows od wersji XP obsługuje pliki skompresowane zip, jednak robi to trochę w mało wygodny i nieintuicyjny sposób. Drugim popularnym formatem jest rar, obsługiwany przez wiele wersji programu WinRar (z powodu ciągłego rozwoju algorytmów kompresujących najlepiej zawsze mieć zainstalowaną w miarę nową wersję). Z formatem tym radzi sobie również wspomniany darmowy 7zip. Pozostałą plejadę formatów kompresji możemy z punktu widzenia użytkownika biurowego pominąć, szczególnie że wspomniane programy radzą sobie wystarczająco z większością z nich.
„Nagrać na płytkę i dobrze schować”
Czynność bliska tej „prawdziwej” definicji backup-u. Rozwój techniki domowego zapisu na płyty CD/DVD oraz spadek cen czystych płyt spowodował, że nagrywanie stało się zwykłą czynnością każdego użytkownika, a służące temu aplikacje – wygodnymi wieloczynnościowymi programami. Do każdego sprzedawanego dziś napędu DVD dołączany jest funkcjonalny program (najczęściej Nero firmy Ahead lub coś spod znaku Roxio), który już w podstawowej wersji sporo potrafi. Spośród typowych funkcji kopiowania/tworzenia płyt z muzyką czy danymi, projektowania okładek – warto zapoznać się z opcjami najczęściej opisywanymi w programie jako „backup”. Wbudowany w program kreator, krok po kroku przeprowadza przez proces tworzenia kopii zapasowej wybranych plików, umożliwia też ich odzyskanie na innym komputerze. Trudno podać szczegółowe zalecenia, bo opcje te zmieniają się w różnych wersjach programów, warto jednak te funkcje przetestować, na początek na niedużych i mniej znaczących dla nas plikach. Kilka lat temu istotną cechą recorderów była kompatybilność z innymi programami przeznaczonymi do tego celu. W skrócie – czy na płytkę utworzoną jednym programem da się dołożyć dane za pomocą innego programu bez niszczenia dotychczasowej zawartości. Obecnie przy niskich cenach czystych płyt oraz rozpowszechnieniu nośników flash-usb przestaje to mieć tak duże znaczenie. Najważniejsze, aby program pozwalał skutecznie nagrywać płyty, które bez problemów dają się odczytać w innym napędzie (komputerze). „Dobrze schować” również ma wielkie znaczenie, jeśli stworzona na płytę kopia ma być używana na co dzień, trzeba się liczyć, że może się fizycznie uszkodzić. Niedopuszczalne jest więc, aby była jedyną kopią. Drugą należy właśnie dobrze schować i co ważne – jeśli są na niej bardzo istotne pliki – co jakiś czas sprawdzać, czy dane są możliwe do odczytania. Wspomniane wcześniej ogromne pojemności dysków, jakie można dziś nabyć, spowodowały nabranie znaczenia przez inną funkcję programów do nagrywania płyt. Otóż gdy przygotowujemy zestaw plików do nagrania na płytę, przed wciśnięciem klawisza „nagraj” istnieje możliwość zmiany urządzenia nagrywającego na... plik na dysku. Tworzymy wówczas jeden duży plik o rozszerzeniu *.iso (programy niepotrafiące zapisać w tym formacie lepiej omijać), który jest dokładnym odzwierciedleniem gotowej płyty. Mając taki plik i dysponując tym samym (lub podobnym) programem możemy w każdej chwili z pliku iso stworzyć w pełni funkcjonalną płytę CD/DVD. Jaki ma to związek z dużymi pojemnościami dysków? Na bardzo dużym dysku można przechowywać wiele takich obrazów płyt. Oprócz dodatkowego sposobu archiwizacji możemy mieć niezwykle użyteczną funkcję – nieduży programik tworzący tzw. wirtualny CD/DVD-ROM (Virtual CD i wiele podobnych) potrafi odczytać każdy z plików iso jako oryginalną płytę. W ten sposób zyskujemy na wygodzie, czasie – odpada konieczność przeszukiwania sterty płytek oraz ich wkładania i wyjmowania do napędu, poza tym odczyt z dysku jest szybszy i... cichszy, ponieważ pusty DVD-ROM nie szumi.
„Solidna kopia zapasowa na wszelki wypadek”
To mocne postanowienie, aby zabezpieczyć komputer i wszystkie przechowywane na nim dane na wypadek awarii czy zdarzenia losowego. Jeśli takie postanowienie jest w biurze (szczególnie gdy podziela je szefostwo), trzeba zrobić bezwzględnie wszystko, aby na postanowieniach się nie skończyło. Pierwszą czynnością jest określenie, jakie dane, gdzie przechowywane są dla nas najcenniejsze. Kolejne kroki zależą od tego czy w firmie jest dział lub osoby zajmujące się sprawami IT. Jeśli tak – należy ich poinformować o „hierarchii ważności” danych. Zwykle bowiem IT dysponuje miejscem na dyskach serwerów, niedostępnym dla zwykłych użytkowników. Te zasoby są lepiej chronione przed awarią sprzętu; specjalistyczne programy kopiują dane na kasety. Czynności takie będą miały sens pod warunkiem, że administrator ściśle uzgodni z użytkownikami, gdzie znajdują się najcenniejsze dla firmy pliki. Inaczej możliwa jest sytuacja, że program pracowicie wykonuje co noc kopię bezpieczeństwa zdjęć z wakacji lub ulubionych piosenek grupy pracowników (dla wygody trzymają oni te pliki na dysku sieciowym), podczas gdy baza kontaktów i pliki zawierające istotne dane o sprzedaży znajdują się na lekko już szwankującym dysku komputera w sekretariacie, najbardziej narażonego na kradzież, zalanie wodą czy awarię. W przypadku braku specjalistycznego działu IT dobrze jest zamówić jednorazową usługę połączoną ze szkoleniem, jak za pomocą dostępnych środków wykonać poprawną kopię zapasową.
Przymierzając firmowe komputery do takiej zabezpieczającej operacji warto zastosować też typowy podział na „dane” oraz „system”. Co prawda, jak wyżej pisałem, aby zaznaczyć/skoncentrować się na danych użytkownika – backup samego systemu (przykładowo Windowsów oraz kompletu programów) również może być niezwykle przydatny. Najłatwiej to opisać biorąc jako przykład nowy, świeżo zainstalowany komputer. W momencie gdy jest gotowy do pracy (zainstalowany system, komplet niezbędnych programów oraz typowe ustawienia do pracy w firmie) – wykonujemy kompletną kopię takiego komputera zasłużenie popularnym programem Norton Ghost firmy Symantec (ale również wiele innych podobnych). Jeśli dane użytkownika, który od tej chwili rozpocznie użytkowanie komputera, zabezpieczymy w dowolny inny sposób – odtworzenie funkcjonalnego systemu na nowym dysku po awarii będzie trwało tyle, ile czas kopiowania plików na dysk. Oddzielenie kopii systemu od kopii danych jest w tym przypadku ważne dlatego, że poprawnie skonfigurowany system kopiujemy tylko raz (gdy jest nowy) i zajmuje niedużo miejsca. Dane użytkownika zapisujemy w oddzielnym miejscu i regularnie, w miarę jak ich przybywa.
O ile backup systemu i jego przywrócenie najlepiej zlecić osobie o możliwie największej wiedzy z dziedziny IT (ewentualnie jako wspomnianą usługę firmy zewnętrznej) – to o własne pliki wystarczająco powinien zadbać ich właściciel. Pomocne w tym zakresie będą opisane programy do nagrywania płyt, często też razem z zewnętrznym dyskiem stajemy się posiadaczem nieskomplikowanej aplikacji do automatycznego kopiowania plików. Niedocenionym programem jest dołączany do każdego Windowsa nieduży MS Backup. Pozwala on zaznaczyć wszystkie pliki znajdujące się na dysku, pliki jednego lub więcej użytkowników lub zupełnie dowolnie wybrane, a następnie skopiować je w formie skompresowanego pliku. Dodatkowe opcje pozwalają ustalić czy kolejna kopia ma zastąpić wszystkie pliki, dodać tylko nowe i zmienione oraz ustawić kiedy i jak często program ma wykonywać swoje czynności. Ustawiając kilka mniejszych zadań dla tej aplikacji (najlepiej, gdy w wyniku jego działania otrzymamy kilka mniejszych plików niż jeden ogromny, a przez to bardziej podatny na uszkodzenia) oraz mając niezależnie zabezpieczoną kopię samego systemu możemy być znacznie bardziej spokojni o cenną zawartość firmowego komputera.
Najtrudniejszym (dla mnie) zadaniem jest utrzymanie zawartości dysku komputera w takim porządku, aby ewentualne poszukiwanie dokumentu, którego dokładna nazwa „wyleciała” z głowy, nie było koszmarem. Funkcje „znajdź” wbudowane w Windows są często niewystarczające (jak wiele opcji tego systemu). Z podobnego założenia wyszedł Robert Galle, twórca genialnego w założeniu programu Where Is It. Aplikacja tworzy bazę danych na temat wszelkich plików wskazanych przez użytkownika, a znajdujących się na dowolnych napędach posiadających „swoje” litery (np. C:). Ten bardzo uniwersalny i elastyczny program stał się wzorem dla wielu podobnych, będąc cały czas wyznacznikiem jakości w swojej kategorii. Po pewnym czasie, spędzonym na odkrywaniu jego licznych funkcji, możemy zatęsknić za podobną opcją „find” w realnym pomieszczeniu. Muszę się przyznać, że zdarza mi się to zdecydowanie zbyt często.
