Asystentka a myślenie strategiczne
W jednej z edycji warsztatu „Asystentka – Partner w Zarządzaniu” uczestniczyły doświadczone asystentki, którym te zajęcia są dedykowane. Mają silną zawodową pozycję, ale przyszły z przekonaniem, że można pokonać kolejny próg wtajemniczenia. Zainspirowały mnie do napisania tego artykułu.
Od asystentki szef wymaga sprawnej i możliwie bezbłędnej „obsługi”. Wymagania są bardzo wysokie, szczególnie że oprócz oczywistych w tym zawodzie cech osobowości, potrzebna jest wiedza z zakresu wielu dziedzin. Najczęściej wymieniane przez szefów kompetencje asystentki to systematyczność, dokładność, umiejętność organizowania sobie pracy, czyli samodzielność w działaniu, komunikatywność, umiejętność współdziałania, odpowiedzialność, kreatywne rozwiązywanie problemów.
Równocześnie, szczególnie współpracownicy szefa, postrzegają asystentkę jako osobę od „prostych” zadań. Zdarza się to również samym przełożonym. W istocie obszar zadaniowy asystentki jest bardzo rozległy i zróżnicowany, a dodatkowo praca ta często ma charakter akcyjny, co przypomina gaszenie pożaru i budowanie na nie ostygłych jeszcze zgliszczach równocześnie. Być sprawną asystentką to sztuka i wymaga umiejętności, o których najczęściej mówimy w kontekście stanowisk menedżerskich, i to tych wysokich.
Praca asystentki ma specyficzny charakter. Z jednej strony wykonuje ona nieskomplikowane, powtarzalne czynności, z drugiej strony zarządza kalendarzem swojego przełożonego, administruje biurem w czasie jego nieobecności i to ona decyduje co jest ważne, a co nie, o czym informować, do kogo się zwrócić, przekazuje polecenia osobom o wyższym niż ona statusie w organizacji, stanowi centrum informacyjne, a to z pewnością nie jest proste.
Jakie kompetencje, oprócz wszystkich wyżej wymienionych, są niezbędne asystentce?
Otwartość na zmiany
Wydaje się to oczywiste, w końcu pracodawcy wymagają dopasowywania się, radzenia sobie w różnych sytuacjach, ale to nie to samo. Można dopasowywać się traktując to jako „dopust boży”, radzić sobie w nowych sytuacjach i nie wyciągać z tego wniosków. Otoczenie może oceniać ten rodzaj zachowania jako poradzenie sobie, jednak jest to tylko zachowanie typu: bodziec – reakcja, a to nie jest otwartość na zmiany.
Co więc nią jest i jakie korzyści przynosi asystentce i całej firmie?
Jest to zachowanie świadome, które przejawia się zaciekawieniem, akceptacją nowych idei, poglądów i rozwiązań. Oznacza to, że każda nowość traktowana jest jako szansa, a nie jako zagrożenie. Osoba otwarta na zmiany nie blokuje nowych pomysłów, analizuje je, wykorzystuje do dalszego stosowania, wychodzi poza stereotypy. Potrafi również odejść od tego, co już się sprawdziło, ale nie bezrefleksyjnie, tylko po sprawdzeniu nowych możliwości, po analizie od strony konsekwencji tej zmiany.
Korzyści? Lepsze szanse działania i rozwoju w pracy
Asystentka, która posiada tę kompetencję w stopniu dostatecznie rozwiniętym, będzie patrzeć, słuchać, analizować i wyciągać wnioski. O taką samodzielność chodzi. Kompetencja ta znakomicie ułatwia organizację pracy i sprzyja polepszeniu relacji interpersonalnych, bowiem każdy współpracownik, przełożony, podwładny również będzie szansą na lepszą współpracę, a nie zagrożeniem i uprzykrzonym obowiązkiem.
Umiejętność wywierania wpływu
Znów mamy do czynienia z czymś oczywistym w zawodzie asystentki, najczęściej określanym przez pracodawców jako komunikatywność lub sprawność komunikacyjna. Dla asystentki to jednak za mało, ona musi się wykazać sprawnością argumentacji i kontrargumentacji. Ma przekonywać i stosować w tym celu adekwatne techniki, dostrajać się do rozmówcy i sytuacji. Wszystko to ma stosować świadomie, aby osiągnąć zamierzony efekt. Z moich obserwacji wynika, że znaczna liczba asystentek stosuje techniki perswazji, ale nie zawsze jest to świadome i adekwatne do sytuacji, dlatego efekt może być odwrotny niż oczekiwany. Praca nad rozwojem tej kompetencji to w dużej mierze praca nad świadomością.
Mam na myśli i samoświadomość, i świadomość miejsca i roli w konkretnej sytuacji, czyli kontekstu. Korzyści są wymierne, przekładają się na czas, dobre kontakty z otoczeniem oraz przychylność i sympatię współpracowników. Dzięki tej umiejętności asystentka buduje swoją pozycję, swój wizerunek profesjonalistki. Jest to ważne nie tylko z jej indywidualnej perspektywy, to asystentka jest wizytówką swojego szefa i firmy.
Myślenie strategiczne
Spotkałam się kiedyś z zarzutem, że żartuję. Po co asystentce myślenie strategiczne? A jednak zastanówmy się, dlaczego jedna osoba w lot chwyta myśl szefa, pojmuje jej złożoność i konsekwencje, rozumie powiązania między pozornie odległymi zadaniami, a inna nie. I z kim łatwiej się pracuje?
Cechą myślenia strategicznego jest generowanie różnorodnych koncepcji, stałego określania miejsca, w którym znajduje się firma. Określanie tego miejsca w bliższej lub dalszej przyszłości to zadanie menedżera. Asystentka, która chce za nim nadążyć, powinna rozwijać w sobie tę kompetencję. Ułatwi jej to rozumienie decyzji podejmowanych przez szefa. Zawsze znajdą się tacy, którzy powiedzą, że nie musi rozumieć, ma wykonać, przekazać. Ale jak ma ustalać priorytety osoba, która nie rozumie, co dla jej przełożonego jest ważne? Jak będzie zarządzać jego kalendarzem?
To asystentka dystrybuuje informacje, czyli nimi zarządza; z pewnością będzie robić to dobrze jeśli ich waga nie będzie dla niej tajemnicą. Osoba pozbawiona zdolności antycypowania szans i zagrożeń w różnych sytuacjach i układach, a mająca dostęp do wielu informacji, stwarza zagrożenie.
Wszystkie te kompetencje można rozwijać, ich trening jest konieczny do tego, aby się rozwijały w przewidzianym przez nas kierunku. Niektóre osoby mają predyspozycje do szybkiego budowania tychże, inne muszą włożyć w to więcej pracy, ale tak czy inaczej – aby je rozwijać potrzebujemy treningu.
Odpowiedni trening to taki, który wykorzystuje codzienne doświadczenie z pracy, wspiera je dawką wiedzy, pozwalającą w pełni to doświadczenie wykorzystać i wzmacnia efekty poprzez działania rozłożone w czasie. Ważne jest również to, że wszystkie z wymienionych kompetencji ujawniają się szybciej czy z większą siłą u osób, które dobrze radzą sobie ze stresem. To również kompetencja ważna, jedna z podstawowych w tym zawodzie.
