Co robi asystentka, gdy szefa nie ma w pracy?
Zdaniem niektórych szefów ich asystentki pracują, gdy oni są w firmie - tylko wówczas załatwia się ważne sprawy i telefony, korespondencję itp. Kiedy szefa nie ma wydaje mu się, że jego asystentka ma mnóstwo wolnego czasu i poświęca go na zajęcia, które z jej zakresem obowiązków nie mają nic wspólnego.
Jakie to mogą być zajęcia zdaniem niektórych szefów? Oto krótka lista:
- malowanie paznokci
- częste wychodzenie na papierosa
- picie kawy z koleżankami
- plotkowanie z koleżankami/kolegami bezpośrednio lub przez komunikatory internetowe
- plotkowanie na forach internetowych, naszej-klasie
- flirtowanie na portalach randkowych
- przeglądanie serwisów plotkarskich
- czytanie gazet i książek
- licytowanie i zakupy na portalach aukcyjnych
- układanie pasjansa, granie w kulki itp
A co tak naprawdę robią asystentki i sekretarki podczas nieobecności szefa?
Głównie, oprócz spraw bieżących, załatwiają wszystkie sprawy zaległe, porządkują stanowisko pracy /swoje i szefa/, wykonują zadania zlecone przed wyjazdem przełożonego itp. Są również asystentki, które zastępują swojego szefa w wielu obszarach, podejmują w jego imieniu decyzje.
Niektóre asystentki/sekretarki wykorzystują ten czas na urlop, odebranie nadgodzin lub szkolenia. Są jednak szefowie, którzy wolą, aby podczas ich nieobecności asystentka była w biurze – tak na wszelki wypadek, gdyby coś się jednak działo.
Zdarzają się sekretarki czy asystentki, które zajmują się wszystkim innym tylko nie pracą, ale takie zachowania należą już raczej do wyjątków.
Oczywiście są też sytuacje, gdy jest "chwila" wolna od pracy - wówczas asystentki poświęcają ten czas na działania nie związane ze swoją pracą. Jednak zdarza się to w każdej grupie zawodowej, asystentki czy sekretarki nie są tutaj wyjątkiem.
Oczywiście są też sytuacje, gdy jest "chwila" wolna od pracy - wówczas asystentki poświęcają ten czas na działania nie związane ze swoją pracą. Jednak zdarza się to w każdej grupie zawodowej, asystentki czy sekretarki nie są tutaj wyjątkiem.
Skąd bierze się taka rozbieżność między tym co rzeczywiście robią asystentki w pracy a wyobrażeniem szefów?
Przyczyn może być kilka. Oto niektóre z nich.
- po pierwsze dość powszechny jeszcze stereotyp zawodu sekretarki/asystentki. Wg niego sekretarka/asystentka to osoba, która ładnie wygląda, ale jest głupiutka, sama nie potrafi nic zrobić oprócz zaparzenia i podania kawy czy odebrania telefonu
- po drugie sposób postrzegania przez szefa swoich podwładnych. Wg McGregora, twórcy jednej z teorii zarządzania, są szefowie, którzy uważają, że tylko oni są twórczy i pracowici, a ich pracownicy są leniwi, trzeba im pokazywać bardzo dokładnie, co mają robić, oszukują, nie przejawiają żadnej inicjatywy itp.
- po trzecie uogólnianie. Wystarczy, że pracownik raz zostanie „przyłapany” przez szefa na zajmowaniu się sprawami nie związanymi z wykonywaną pracą , a istnieje niebezpieczeństwo, że będzie patrzył na inne zachowania pracownika /bądź ich brak/ przez pryzmat tego jednego zdarzenia
- i po czwarte wreszcie egocentryzm szefa. Są szefowie, którzy uważają, że wszystko toczy się wokół nich, oni są w centrum uwagi wszystkich otaczających ich ludzi, życie pulsuje tylko tam gdzie oni są
Akademia Asystentek i Sekretarek
