Cyfrowe życie dokumentów

Czas czytania
7min.
Przeczytałeś już

Cyfrowe życie dokumentów

Idea biura bez papieru lansowana była wiele razy. Jednak największe szanse, że będziemy postępować proekologicznie, zaistnieją wtedy, gdy będzie się to nam opłacać. Realne oszczędności na papierze, materiałach eksploatacyjnych, energii i kosztach utylizacji odpadów to najlepsze argumenty ekologiczne.

Podejmując decyzję o zakupie sprzętu, należy domagać się od sprzedawcy informacji na temat energii pobieranej przez urządzenia (zarówno w czasie pracy, jak i w tzw. czuwaniu). Niedoceniany jest ciągle wyłącznik sieciowy. Zwykły mechaniczny wyłącznik, który przestawiony w pozycję „off” odetnie całkowicie zasilanie urządzenia. Po ekspansji energooszczędnych, automatycznie wyłączających się drukarek w latach dziewięćdziesiątych, „hebelki” wracają, a w wielu mediach możemy napotkać hasła mówiące o tym, że sprzęt na tzw. stand by nadal pobiera energię elektryczną, co powoduje spore straty. Dobrze więc, kupując nowe urządzenie, sprawdzić obecność i położenie wyłącznika. Notoryczne korzystanie z niego nie da nam co prawda kolosalnych oszczędności (przykładowo drukarki, a szczególnie laserowe po starcie wykonują sporo czynności w ramach autotestu i nagrzewają się), ale gdy zamykamy biuro na kilka dni – warto przestawić „na zero” jak najwięcej sprzętu komputerowego. Oprócz mniejszego poboru energii, zmniejszamy też ryzyko, że podczas naszej nieobecności ewentualne przerwy w dopływie energii elektrycznej spowodują uszkodzenie cennego wyposażenia biura. Szczególnie w sytuacji, gdy administracja budynku zapowiedziała weekendowe wyłączenia energii spowodowane pracami technicznymi. Pojawiające się w takich sytuacjach zaniki zasilania potrafią uszkodzić delikatną elektronikę komputerową. I o ile sprzęt zamknięty w serwerowni jest zwykle dobrze zabezpieczony przed takimi przepięciami, to cała reszta na naszych biurkach i korytarzach – niekoniecznie. Jednorazowe „uratowanie życia” dużej, sieciowej drukarce czy kserokopiarce to czasem większa oszczędność (realnie odczuwalna w budżecie firmy) niż ciułane przez lata ułamki kilowatogodzin energii.

Materiały eksploatacyjne

Wspomniałem o drukowaniu i kserowaniu, więc wypada też wspomnieć o wymiennych elementach – tuszach, tonerach, kartridżach itp. Niestety, tutaj bezwzględny wyścig producentów powoduje, że – próbując zracjonalizować wydatki na drukowanie – stajemy się ofiarami własnej oszczędności: drukarki bardzo staniały, natomiast wszelkie pojemniki z tuszami/tonerami są jednorazowe (trudne do ponownego napełnienia) i coraz droższe. Zamierzając kupić sprzęt drukujący, najlepiej zasięgnąć rady w lokalnej firmie zajmującej się napełnianiem, dystrybucją kartridży, skupem pustych zużytch itp. Na podstawie naszych informacji o posiadanych już modelach, potrzebach oraz aktualnym stanie rynku – być może otrzymamy poradę, jak nie wydawać fortuny na tusz/toner ani też żałować zakupu wyjątkowo niewydajnej drukarki. Napisałem „być może”, ponieważ obserwacje cen nowych drukarek oraz kompletów ich materiałów eksploatacyjnych nie nastrajają optymistycznie. W tym segmencie rynku wyścig na jednorazówki trwa w najlepsze.

Jak „wydrukowany”

Skoro drukowanie dokumentów robi się drogie i niemodne, dobrze jest podążać za tą modą. Elementem, który w ostatnich latach został znacznie udoskonalony w biurowych skanerach czy urządzeniach wielofunkcyjnych, jest zapis do pliku (szczególnie w popularnym formacie pdf). Dziś skanowany według domyślnych ustawień sterownika dokument lub zdjęcie możemy łatwo zapisać w postaci wysokiej jakości pliku na pamięci usb, firmowym dysku sieciowym, ewentualnie przesłać na swoje konto mailowe. W ten sposób stworzony dokument elektroniczny może rozpocząć w pełni „cyfrowe” życie. O zaletach plików pdf już kiedyś pisałem, firma Adobe bardzo rozpowszechniła ten format, a ostatnio nawet udostępniła jego specyfikację, czyniąc go „otwartym”. Pomimo paru drobnych wad, jest to niekwestionowany lider w zapisywaniu dokumentów w postaci „jak wydrukowany”. Próbującym walczyć z ilością papieru w biurze polecam sprawdzenie aktualnej sytuacji prawnej – coraz więcej bowiem dokumentów nasz ustawodawca dopuszcza w formie jedynie elektronicznej (z oczywistymi zastrzeżeniami typów plików i sposobu ich zabezpieczenia przed zmianą zawartości). Typowa jeszcze nie tak dawno sytuacja, gdy w celu załatwienia sprawy należało pojechać, pobrać formularz, wypełnić go, a następnie we wskazanym miejscu złożyć – wydaje się dziś być kuriozalna. Jeśli tylko prawo na to pozwala – starajmy się więc tworzyć przyjazne dla naszych klientów rozwiązania elektroniczne, bowiem internet dziś jest niemal wszędzie, a czas klienta niezwykle zdrożał.

Druk dwustronny

Nasza niechęć do papieru i troska o jego jak najmniejsze zużycie powinna sprostać wyższym wymaganiom stawianym samym drukarkom. Skoro już drukujemy – nie powinno to przebiegać według schematu: klik na ikonę drukarki... parę sekund i zawartość ekranu ląduje na kartce. Obecnie wiele drukarek ma wbudowany lub oferowany jako dodatkowe wyposażenie duplex, czyli sprytny moduł umożliwiający automatyczne drukowanie po obu stronach kartki bez żmudnego ręcznego przekładania i pozycjonowania. Wybierając nową drukarkę, warto spojrzeć, czy ma ona taki element lub możliwość jego dokupienia. Sam zakup to nie wszystko. Z nieznanych mi powodów większość sterowników drukarek w swoich ustawieniach domyślnych nie proponuje druku dwustronnego. Chcąc z niego skorzystać, należy go włączyć w sterowniku, gdy tylko tę opcję znajdziemy, a bywa czasem wyjątkowo dobrze schowana. Nie jest rzadka sytuacja, gdy cały dział używający sieciowej drukarki przez kilka lat nie zdaje sobie sprawy, że ma ona możliwość automatycznego druku po obu stronach kartki. Z innych (do niedawna) ciekawostek, a dziś prawie standardów, warto wymienić możliwość drukowania dwóch lub więcej pomniejszonych stron dokumentu na jednej kartce. Nie zawsze potrzebujemy dużego i „oficjalnego” wydruku, wówczas dobrym pomysłem jest pomniejszony, jako swojego rodzaju notatka czy ściąga.

Elektroniczne książki

Rozważając wady i zalety drukowanych i elektronicznych dokumentów, nie sposób nie dostrzec tzw. książek elektronicznych, czyli e-booków. Produkty te coraz bardziej rozpychają się na ciasnym rynku elektroniki użytkowej. Książki takie to nie tylko bowiem pliki możliwe do odczytania na ekranie komputera (z monitorów ludzie czytają od niemal dziesiątek już lat). E-book oznacza dziś również dedykowane do tego celu urządzenie, coś pomiędzy laptopem, netbookiem, smartfonem a tabletem (na rynku jest dużo podobnych wynalazków). Najciekawszymi wydają się być konstrukcje z wyświetlaczem w technologii e-ink. Ich ekran stara się jak najbardziej przypominać kartkę papieru, jest matowy, można go lekko zginać czy zawijać, nie świeci sam z siebie (podobnie do papieru potrzebuje zewnętrznego źródła światła, aby móc coś z niego odczytać). Co do rodzajów odczytywanych plików nie ma jeszcze zdecydowanego lidera, trwa walka między formatami lansowanymi przez większych producentów czy dystrybutorów (na szczęście większość czytników potrafi wyświetlić kilkanaście rodzajów). Podobna walka trwa jeszcze w kwestii DRM, czyli cyfrowego systemu praw autorskich, niepozwalającego na swobodne kopiowanie zakupionych e-książek. Wydaje się jednak, że dni DRM są policzone – to co ludzkie oko jest w stanie odczytać z ekranu..., ludzka pomysłowość da radę również skopiować. Na dzień dzisiejszy wspomniane urządzenia są jeszcze relatywnie drogie, ale łączą w sobie kilka ciekawych funkcji, które zasobni, mobilni i podatni na nowinki managerowie powinni przyjąć z entuzjazmem:

w wspomniany wyświetlacz e-ink – czytanie zbliżone do czytania papierowego wydawnictwa, mniejsza uciążliwość dla oczu i dłuższy czas pracy na bateriach (energia pobierana tylko w momencie zmiany treści na wyświetlaczu);

w możliwość automatycznego zakupu czy prenumeraty książek, a także prasy (najświeższa gazeta branżowa zawsze w teczce szefa!);

w podobne funkcje jak w każdym przenośnym komputerze/smartfonie – podręczna pamięć na zdjęcia, teksty, filmy, piosenki, oczywiście z możliwością korzystania z nich wszędzie;

w zwykle wbudowana skromna przeglądarka stron www (o ograniczonej funkcjonalności) oraz bezprzewodowa karta sieciowa pozwalająca „łapać” internet z sieci wi-fi;

w występująca tylko w jednym modelu e-booka rozprowadzanym przez księgarnię Amazon funkcja: działający niemal na całym świecie internet 3G poprzez wbudowany w to urządzenie modem GSM z kartą SIM, przy czym opłaty za tę usługę w całości są pokrywane przez Amazon. Sceptycy mówią, że to eksperyment i w każdej chwili Amazon ją wyłączy. Możliwości surfowania za pomocą e-booka są jednak ograniczone przez skromną przeglądarkę, a przepustowość sieci komórkowych telekomów wciąż rosną, więc można mieć nadzieję, że ten darmowy, chociaż raczej do awaryjnych zastosowań internet pozostanie w czytnikach Amazon Kindle 3G.

Wirtualne maszyny

Ekologia i ekonomia użytkowania to nie tylko papier, tusz i energia, ale także właściwe gospodarowanie odpadami. Czy znaczy to, że część pracującego dziś sprzętu komputerowego należy (oczywiście w zalecany ustawowo sposób) zutylizować? W pewnym sensie...tak! Moc obliczeniowa nowoczesnych komputerów jest tak duża, że od kilku już lat istnieje możliwość uruchamiania tzw. wirtualnych maszyn – czyli systemów operacyjnych komputerów, które są jedynie... programem działającym w pamięci innego, silniejszego komputera. Wyjaśnię to na przykładzie. W wielu biurach stoją czasem w kątach zakurzone komputery, które z różnych powodów oparły się nawet kilku akcjom modernizacji/wymiany sprzętu. Tymi powodami zwykle są: konieczność utrzymywania archiwalnej wersji systemu X lub Y, pracującej na starszej wersji windowsów, sterowanie nietypowym, nieprodukowanym już, ale wciąż potrzebnym urządzeniem, które odmawia współpracy z nowoczesnymi komputerami, konieczność testowania programów, baz czy makr na starszych wersjach oprogramowania (bo tylko takie mają nasi kontrahenci) itp. Te kilka komputerów używanych okazyjnie zabiera miejsce, gromadzi kurz, sprawia kłopoty swoim stanem technicznym i jest dodatkowym balastem, który informatyk lub inna przypisana funkcji osoba musi dźwigać. Instalując na jednym lub kilku komputerach tzw. wirtualne maszyny – możemy zastąpić zakurzone klamoty uruchamianymi w miarę potrzeby ich wirtualnymi wersjami. Poprawnie zmigrowana, czyli przeniesiona do wirtualnego środowiska wersja tych komputerów jest o tyle bezpieczniejsza, że możemy trzymać nawet kilka kopii takiego systemu (wirtualny system jest po prostu...plikiem na dysku), wszelkie operacje na nich są odwracalne, możliwe do zastopowania w każdej chwili i zupełnie niezależne od sprzętu, na którym zostaną uruchomione. Należy jedynie pamiętać, aby zadbać o legalność licencji na wirtualne systemy (nie każda zastosowana wcześniej licencja pozwala przenieść system na inną platformę). W branży IT wirtualizacja w ostatnich latach jest niezwykle popularna, również za sprawą cięcia kosztów. Klasyczny serwer pracuje zwykle, wykorzystując 10 do 20 procent swojej mocy (jest to koniecznie, by zapewnić jego stabilne funkcjonowanie).W wersjach wirtualnych – na jednym silnym serwerze sprzętowym instaluje się kilka wirtualnych – każdy z nich w bezpieczny sposób wykorzystuje swoje kilka czy kilkanaście procent mocy maszyny macierzystej. Ponieważ są wirtualne – bez problemu można zrobić ich kopie bezpieczeństwa, przenieść na inny serwer sprzętowy (czasem w niezauważalny dla użytkowników sposób). W dzisiejszych szybkich czasach – pozwala to łatwiej zapewniać usługi typu 24/7 oraz oszczędzać na sprzęcie, energii, infrastrukturze serwerowej, klimatyzacji etc.

Trywialne już dziś powiedzenie mówi, że ten kto ma informację, ten ma władzę. Szybkie, komunikujące się ze sobą bezprzewodowo systemy potrafią przekazywać ogromne ilości informacji w mgnieniu oka. Informacja niemal zupełnie potrafi oderwać się od materialnej rzeczywistości, w której ludzie żyli przez tysiące lat. Gdy zewsząd atakują nas jej ogromne ilości, powinniśmy szczególnie zastanowić się, zanim przeniesiemy ją na tradycyjny papierowy nośnik – bo jeśli nieopatrznie klikniemy ikonę „drukuj” w czasie przeglądania zasobów w rodzaju Biblioteki Kongresu... na kompletny wydruk może zabraknąć drzew.

Źródło: "Sekretariat" 04/2012

Autor:
Paweł Chojnacki, arkconsulting.com.pl