Elektroniczne przetwarzanie informacji

Czas czytania
3min.
Przeczytałeś już

Elektroniczne przetwarzanie informacji

 Kilkanaście lat temu istniały wielkie systemy przetwarzające ogromne ilości danych, były jednak nieobecne w biurowej codzienności. Dopiero lawinowy wzrost wydajności komputerów w ciągu ostatnich kilku lat oraz wszędobylski internet spowodowały, że określenie „przetwarzanie danych” dotyczy obecnie niemal wszystkich.

Zgodnie z definicją – dane to wszelkie informacje przetworzone na postać cyfrową, które możemy przechowywać, przetwarzać oraz przesyłać za pomocą komputerów i innych tego typu urządzeń. Wszystko co wpiszemy, zeskanujemy na dysk, dopiszemy do książki adresowej czy zbioru zakładek do stron www, staje się danymi, które możemy odtąd wykorzystywać. Jednak to, jak wiele korzyści otrzymamy, w dużym stopniu zależy od nas. Aby skutecznie używać komputera do wyszukiwania i składowania wielkich ilości danych, należy zdać sobie sprawę ze specyficznych cech – zarówno tych ludzkich, jak i nazwijmy to „komputerowych”.

Urządzenia cyfrowe to wspaniali „pracownicy”. Są odporni na stres, zmęczenie, znużenie, humory i przejściowe dolegliwości. Wykorzystajmy to. Nikt lepiej za nas nie zrobi żmudnego porównania wielkich kolumn liczb, nie znajdzie różnicy na piętnastym miejscu po przecinku, nie wydrukuje zestawienia czy korespondencji seryjnej, nie będzie cierpliwie poszukiwał spełniających nasze kryteria danych w największym nawet morzu informacji. Grupa ludzi przeglądająca w skupieniu gigantyczne wydruki w poszukiwaniu błędów to jawny zamach na wydajność i reputację firmy. Aby maszyny mogły być w tym użyteczne, należy im pomóc. Najlepiej już na etapie wprowadzania danych. Jeśli są to formularze – ich pola powinny być jednoznaczne. Jeżeli pewne informacje można podzielić na osobne rekordy, należy to rozważyć – zwiększamy wtedy możliwości przeszukiwania czy sortowania zbioru danych. Szaloną popularność zdobyło słowo „tag”. Cóż to takiego? To słowa dołączane jako opis danych, kategorie, do których należy nasza informacja. Im będzie ich więcej, tym maszyna, przeszukujący dane robot, będzie sprawniej wykonywała swoje zadanie. Większość dzisiejszych portali internetowych wykorzystuje te mechanizmy aby pomóc dotrzeć nam do poszukiwanych artykułów. Wspominając o tym jak pomóc precyzyjnym maszynom, muszę napisać też o cechach typowo ludzkich. To właśnie my, wprowadzając, przepisując dane popełniamy dużo błędów. Nigdy nie wyeliminujemy ich całkowicie, ale należy zdawać sobie z tego sprawę. Tam gdzie jest konieczność wpisywania wielu danych – zastanówmy się nad zautomatyzowaniem procesu. Skanery kodów kreskowych, skanowanie całych dokumentów, rozpoznawanie treści, pisma (nawet odręcznego), korygowanie błędnych wyników, słowem dążenie do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów – w przypadku dużej ilości przetwarzanych informacji bardzo szybko zwróci poniesione koszty i zacznie procentować. Zaoszczędzony w ten sposób czas z pewnością można „zainwestować” w to, co komputerom jak na razie wychodzi o wiele gorzej niż ludziom – kreatywne myślenie.

Istotną cechą elektronicznego przetwarzania informacji jest fakt, że w dobrze przemyślanym systemie raz wprowadzona do niego informacja teoretycznie staje się nieśmiertelna. Co oznacza to w praktyce? Napisałem wcześniej, że z punktu widzenia bezdusznego komputera to właśnie wprowadzanie danych jest procesem obciążonym ludzkimi wadami, czyli podatnym na błędy, przekłamania, czasochłonnym. Jeśli informacje istnieją już w formie elektronicznej – konieczne jest, aby mieć możliwość ich zapisu w różnych formatach. Nawet pozornie nieduży i mało znaczący program przechowujący swoje dane na dysku komputera może się okazać kłopotem. Wystarczy sytuacja gdy z trudnych do przewidzenia powodów będziemy zmuszeni do migracji tych danych do innego systemu. Wówczas możliwość zapisu czy eksportu danych do innego, bardziej popularnego formatu będzie wybawieniem przed groźbą ponownego żmudnego wpisywania wszystkiego. Wybierając nowy program do zaimplementowania w biurze należy więc dowiedzieć się, czy potrafi on swoje dane zapisać w formacie akceptowanym przez inne oprogramowanie. Możliwość wczytania danych do popularnego Excela, Accessa, zapisu w formie pliku tekstowego (najpopularniejszy format csv) czy innych, wyspecjalizowanych programów do analizy danych pozwoli „wycisnąć” więcej niż może nam się wydawać. Nie zawsze jednak warto stosować zbyt duże, skomplikowane i specjalistyczne oprogramowanie do tworzenia w nich stosunkowo niedużych baz danych. Proste funkcje wyszukiwania są obecnie wbudowane w niemal każdy system operacyjny oraz wiele standardowych programów. Coraz częściej możemy przeszukiwać również zawartość plików podając słowo lub frazę. Najstarsza forma zapisu – „czysty” tekst, w nieskomplikowanych zastosowaniach ciągle wydaje się być najskuteczniejsza. Dostarczany razem z dawnymi wersjami Windows programik Cardfile rozczula dziś swą prostotą – wygląda jak plik kartek w notatniku – ale do szybkiego przeszukania wielu luźnych notatek (często wymykających się standardowym rekordom książek adresowych) był idealny.

Opiekując się systemem pracującym w oparciu o nasze firmowe dane (wszelkie bazy klientów, towarów, kontaktów) musimy zadbać o ich „całość”. Poruszana przeze mnie w poprzednich numerach sprawa kopii zapasowej to podstawa. Ważna jest spójność i integralność danych. Jeśli w firmie nie ma wyspecjalizowanego działu IT czy kogoś oddelegowanego do administrowania systemem przechowującym ważne dla firmy dane, należy uważnie obserwować jego działanie. Wszelkie problemy ze znalezieniem przez komputer pewnych danych, wydłużony czas przeszukiwania bazy, nagłe zwiększenie objętości przez pliki przechowujące dane należy wynotować i jeśli takie czynności jak indeksowanie, optymalizacja czy naprawa baz wydają się być zbyt trudne do samodzielnego wykonania – należy bezzwłocznie zawiadomić specjalistów.

Podane tu porady nie wyczerpują nawet ułamka tematyki związanej w ogólnie pojętymi „bazami danych”, mam jednak nadzieję, że zwróciłem uwagę na fakt, że w dzisiejszej skomputeryzowanej codzienności informacja jest najważniejszym, najcenniejszym „towarem”, o który musimy dbać. Czy nam się to podoba czy nie – administrowanie bazami danych powoli staje się częścią życia każdego z nas.

Źródło: "Sekretariat" 11/2009

Autor:
Paweł Chojnacki