Elektroniczny obieg dokumentów to nowe narzędzie na rynku systemów informatycznych. Coraz więcej firm i instytucji rozważa możliwość wprowadzenia takiego właśnie narzędzia do swoich procedur administracyjnych. Temat jest nowy więc wzbudza sporo pytań i wątpliwości, szczególnie wśród pracowników, którzy za skuteczny obieg dokumentów w firmach są odpowiedzialni.
Poprosiliśmy zatem ekspertów o odpowiedzi na kilka podstawowych pytań związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów oraz korzyściami jakie daje jego wprowadzenie.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
„Elektroniczny obieg dokumentów to system informatyczny umożliwiający rejestrację dokumentów, które dotychczas miały postać tradycyjną "papierową" lub tworzenie dokumentów elektronicznych w systemie, a następnie ich przekazywanie pomiędzy pracownikami zgodnie z obowiązującymi procesami w organizacji” – mówi Pan Marcin Kandefer Manager ds. Kluczowych Klientów Ideo Sp. z o.o. /www.ideo.pl/.
Jak zgodnie podkreślają nasi eksperci opracowanie takiego systemu to praca podzielona na etapy, poprzedzona analizami i dokładną diagnozą procesów organizacyjnych. Niezbędne jest również powołanie specjalnego zespołu wdrożeniowego oraz przygotowanie pracowników do zmiany sposobu i organizacji pracy.
Jak to działa?
Przed przystapieniem do pracy nad elektornicznym obiegiem dokumentów należy na początku odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: do czego taki system ma nam służyć?
Zdaniem
Pana Jacka Kowalaka Dyrektora ds. Sprzedaży Exact Software Poland Sp. z o.o. /www.exact.pl/ taki system możemy wykorzystać do elektronicznej rejestracji (archiwowanie) dokumentów /katalogowanie, porządkowanie dokumentów/ lub do elektronicznego obiegu dokumentów /zarządzanie obiegiem dokumentów - zawiera w sobie funkcje archiwowania i dodatkowo ma za zadanie wspomaganie procesów/"
Jak mówi Pan Jacek Kowalak przykładem zaawansowanego systemu zarządzania obiegiem dokumentów może być np. proces zakupu. „Otrzymujemy ofertę przesłaną faksem na zakup towaru X. Oferta ta zarejestrowana zostaje w systemie (w sekretariacie) i dalej przesłana do działu zakupów w formie zlecenia elektronicznego (z załączonym dokumentem). Dział zakupów po zebraniu konkurencyjnych ofert (zestawienie ofert dotyczących towaru X) przesyła najlepszą do akceptacji do osoby odpowiedzialnej. Cały czas istnieje możliwość wglądu i modyfikacji zapisanych dokumentów. Po akceptacji następuje realizacja zamówienia i połączone zostają następne dokumenty (faktura, umowa gwarancja, instrukcja etc.)”
Jakie są wady i zalety elektronicznego obiegu dokumentów? Na czym polega jego przewaga nad modelem tradycyjnym /papierowym/.
Zdaniem Pana Marcina Kandefera „Podstawowymi zaletą elektronicznego obiegu dokumentów są: szybszy oraz sprawniejszy obieg dokumentów, szybszy dostęp do informacji oraz ich efektywne wykorzystanie, łatwy monitoring dokumentów krążących w organizacji. Korzyści związane są również z obniżeniem wydatków organizacji na bieżącą obsługę administracyjną (papier, tusz do drukarki).” Jednak są i wady. Jak mówi Pan Jacek Kowalak „Wadą, jeżeli jest to wada, jest konieczność poprawnego archiwowania i katalogowania. Druga sprawa to tendencja do drukowania przechowywanych dokumentów w celu ich przeczytania. Jest to coraz rzadsze, ale nadal występuje.”
Czy można całkowicie wyeliminować model tradycyjny?
Dzięki dokładnie i rzetelnie przygotowanemu i wdrożonemu systemowi można w dużym stopniu ograniczyć model tradycyjny oparty na „papierowym obiegu dokumentów”. Zdaniem Pana Marcina Kandefera „zależy to tylko od samej decyzji organizacji oraz jej kultury organizacyjnej. W przypadku firm działających na przykład w branży informatycznej z pewnością nie będzie z tym problemów. Można pokusić się o stwierdzenie, że to nawet człowiek jest jednym z kluczowych ogniwem decydującym o powodzeniu wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Gdy wdrożenie obejmuje urzędy administracji publicznej sprawa się komplikuje. Tutaj w grę wchodzi wiele ustaw regulujących funkcjonowanie urzędów oraz sposób dostarczania dokumentów. Obecnie nie jest możliwe, aby urząd funkcjonał jedynie w oparciu o elektroniczny obieg dokumentów.”
Trudno jest wprowadzać taki system w bardzo zbiurokratyzowanych strukturach gdzie pracownicy przyzwyczajeni są do „papierowego” obiegu dokumentów. O ile sam system informatyczny nie jest trudny do opracowania o tyle przekonanie ludzi do nowego podejścia do dokumentów i ich obiegu jest dość trudne. Ale jak mówią eksperci i użytkownicy takich rozwiązań warto je wprowadzić mimo pewnych trudności, bo korzyści dla firmy czy instytucji są rzeczywiście duże.
