Wiele osób do lepszego planowania spraw postanawia używać komputerów, telefonów, palmtopów i innych elektronicznych urządzeń. Programy mające nam pomóc w gospodarowaniu czasem przeszły zmiany w swojej historii. Od początkowego naśladownictwa widoku papierowych kalendarzy (jak słynny Lotus Organizer), poprzez oprogramowanie przesyłające za pomocą błysków ekranu monitora dane do zegarka Timex Datalink (nowatorskie jak na połowę lat 90. rozwiązanie), aż do obecnej integracji z programami pocztowymi czy całymi pakietami biurowymi.

Obecnie niemal każdy z liczących się na rynku programów do planowania czasu jest częścią uniwersalnego „kombajnu” biurowego. Z tego powodu wybór elektronicznego organizera jest już często dokonany: przez pracodawcę, standard panujący w firmie czy licencję zakupioną przez poprzedniego szefa. Nie należy tej sytuacji traktować jako wady – po dokładnym poznaniu funkcji i przyzwyczajeniu się jest szansa na zaprzyjaźnienie z komputerowym plannerem.

Program pocztowy

Wśród programów zainstalowanych i współpracujących ze sobą w każdym komputerze biurowym szczególne miejsce zajmuje program pocztowy. Właśnie on stał się w epoce internetu swego rodzaju „centrum dowodzenia”, czasem nawet dla całej firmy. Maile, zaproszenia na spotkania, potwierdzenia obecności, informacje rozsyłane dla grup współpracowników według określonego klucza i w nieprzekraczalnym terminie – wszystko to spowodowało, że klient poczty elektronicznej, jak popularny w firmach Microsoft Outlook, jest obecnie silnie powiązany z książką adresową, listą zadań do wykonania, kalendarzem, programem do robienia notatek. Zalety tej integracji są bezsporne: w odpowiedzi na wiadomość elektroniczną można natychmiast zaplanować spotkanie, dołączyć inne niezbędne do dyskusji osoby z książki adresowej, sprawdzić w kalendarzu czy termin nie koliduje nam ani żadnej zaproszonej osobie. Gotowe zaproszenie może od razu powędrować do zainteresowanych, chwilę później mogą oni odesłać potwierdzenie, odrzucić czy zaproponować zmianę terminu. Odwołanie lub przesunięcie również nie stanowi problemu – każda zaproszona osoba otrzymuje kolejną wiadomość, która przesuwa termin w kalendarzu lub wymazuje z niego anulowany event. Oczywiście, wpis w rozkładzie dnia nie musi być zaproszeniem – w ten sam sposób można zaprogramować przypominanie o ważnej czynności, terminie lub zablokować swój kalendarz dla całodniowego wydarzenia. Wszystkie czynności można wykonać bardzo sprawnie, ponieważ nie trzeba w tym celu „skakać” między programami czy oknami jednego programu – wystarczy na interesującym nas temacie, dacie czy osobie... kliknąć prawym klawiszem. Opisane powyżej funkcje zwykle występują w menu kontekstowym.

Ustalanie terminów

MS Outlook „rozwija skrzydła” szczególnie w firmowym środowisku, gdy wszyscy korzystają z tego samego programu, wspólnej książki adresowej oraz serwera pocztowego, gdyż zanim wyślemy współpracownikowi – widzimy czy termin jest dla niego dogodny.

Dla dużych firm, mających oddziały i współpracowników rozsianych po Europie i świecie, przydatna jest umiejętność rozróżniania przez Outlook stref czasowych. Jeśli proponujemy telefoniczną konferencję osobie zza oceanu, nie trzeba głowić się nad sprawdzeniem i przeliczeniem godziny rozpoczęcia według lokalnego czasu naszego rozmówcy. W wysłanym zaproszeniu zobaczy on proponowany czas rozpoczęcia w swojej strefie czasowej. Jeśli nasz program nie umożliwia nam tego, proponuję sprawdzić dodatkowym narzędziem, która godzina jest obecnie u naszego rozmówcy. Na stronie www.timeanddate.com można znaleźć wiele przydatnych dodatków, również pozwalających precyzyjnie określić czas w różnych miejscach na świecie.

W układzie szef – asystent bardzo dobrą cechą Outlooka jest możliwość delegowania, udostępniania kalendarza (nie tylko, bo również innych okien programu). W zależności od ustawień asystent/asystentka może mieć podgląd kalendarza szefa, aby zawsze być na bieżąco z jego rozkładem dnia lub nawet ten kalendarz prowadzić. Nie musi to jednak oznaczać totalnej ingerencji w czyjś rozkład dnia – zaznaczenie w opcjach kategorii „prywatne” pozostawi zawartość znaną jedynie właścicielowi.

Wspólny terminarz

Pisząc o możliwości udostępniania kalendarza czy innego modułu należy wspomnieć również o wspólnym terminarzu. W tym celu należy założyć oddzielne, specjalne wspólne konto, do którego dostęp będą miały wszystkie osoby działające w ramach jednego projektu. Uprawnienia nadane w zależności od funkcji osoby (niektórzy jedynie wgląd, inni dodawanie terminów, ktoś jeszcze inny możliwość kasowania i modyfikacji w ramach koordynowania prac) pozwolą stworzyć platformę, gdzie każdy zainteresowany będzie mógł szybko i jednoznacznie zorientować się w fazie prac, odnaleźć gdzie, kiedy, w jakim składzie i na jaki temat odbywa się najbliższe spotkanie zespołu.

Takie współdzielone terminarze pozwala stworzyć nie tylko Outlook. Zapewnia to również mniej popularny i nieco zapomniany pakiet Lotus Notes firmy IBM. O ile w dziedzinie ergonomii i łatwości użycia program ten zwykle ustępował produktom Microsoftu, w przypadku pracy grupowej, w środowisku z własnym serwerem Lotus Domino wykazuje on duże zalety. Silne strony Lotusa to możliwość tworzenia grup użytkowników, precyzyjne dodawanie uprawnień do edycji lub administrowania modułami (również terminarza). Jeśli zdarzy się tak, że w naszym biurze jako środowisko pracy grupowej króluje Lotus Notes, polecam przezwyciężyć odruch niechęci do niego, spowodowany głównie jego mniej przyjaznym sposobem obsługi, a następnie (przy pomocy działu IT) założyć współdzielony terminarz, do którego wszyscy zainteresowani będą mieli wgląd. Pozwoli to zredukować ilość telefonów w stylu: „a czy w tę środę szefa nie ma jak zwykle?”

Synchronizacja poczty i terminarza

Skoro mowa o szefie i jego nieobecności – jeśli dotąd jeszcze nie korzysta on z możliwości synchronizacji poczty oraz terminarza z urządzeniami typu blackberry, telefon komórkowy czy PDA, a jego roztargnienie jest dokuczliwe dla współpracowników – można pokusić się o próbę namówienia go do uruchomienia tych funkcji. Większość nowoczesnych gadżetów umożliwia łatwą synchronizację wbudowanych terminarzy z najpopularniejszymi pakietami biurowymi. W porównaniu do wspomnianego na wstępie zegarka Timex Datalink, nastąpił w tej dziedzinie znaczny postęp. Nie trzeba już odczytywać sensorem urządzenia serii błysków z ekranu. Dzisiejsze telefony czy palmtopy łatwiej i szybciej wymieniają dane z komputerem za pomocą złącza USB, podczerwieni, fal radiowych w standardzie Bluetooth czy wręcz bezpośrednio z „powietrza”, za pomocą bezprzewodowego łącza internetowego. Specjalistyczne „zestrojenie” przez fachowca potrzebne będzie tylko na początku, później urządzenia będą dogadywać się same.

Kalendarz w sieci

Przy organizacji dnia można skorzystać z nowych sposobów pamiętania o terminach. Przoduje w tym firma Google. W skład aplikacji jakie udostępnia każdemu do użytku w internecie, oprócz całego pakietu biurowego istnieje produkt zwany Google Calendar. Podobnie jak w przypadku innych dokumentów – również swoje wpisy kalendarzowe powierzamy tej firmie, a w zamian mamy do nich dostęp z każdego komputera podłączonego do internetu. Oprócz wygody, zaletą jest uniezależnienie się od kradzieży czy uszkodzenia komputera przechowującego dane. Wśród wad można wymienić obawę przed przechowywaniem ważnych danych „gdzieś w internecie”, formalną niemożliwość takiego przechowywania przez niektóre firmy oraz mniejszą dojrzałość tego rozwiązania w porównaniu do tradycyjnych pakietów do pracy w biurze. Najbardziej zapominalscy mogą jednak spróbować wykorzystywać narzędzia Google. Uzupełnione o drobne dodatki (najbardziej kompletny jest zestaw o zabawnej nazwie Remember The Milk) – potrafi on wysłać nam „przypominajkę” na niemal każdy komunikator, telefon, serwis społecznościowy, e­mail. Innymi produktami w tej kategorii są mało znany u nas zestaw aplikacji on-line firmy Zoho oraz serwis Windows Live. Ten ostatni ustępuje zaawansowaniem produktom Google, ale moment kiedy programy Microsoft Office będą działały całkowicie w sposób on-line (testowo jest to już możliwe) jest coraz bliższy.

Opisałem kilka komputerowych sposobów na ułatwienie planowania czasu, w każdym z nich przewija się temat synchronizacji, zdalnego dostępu do informacji lub ich udostępniania innym osobom. Czy w tej sytuacji mają jeszcze rację bytu programy będące zwykłymi elektronicznymi kalendarzykami bądź umożliwiające stworzenie i wydrukowanie kalendarza? Myślę, że tak. Nieduży, „kameralny” programik może być przydatny do zapisywania informacji stricte osobistych, których nie zamierzamy dzielić z większym gronem osób. Natomiast tworzenie papierowych kalendarzy za pomocą specjalnych programów (można je bez problemu znaleźć w internecie) czy nawet excelowego arkusza – może być przydatne w pracy całego biura. Wystarczy zebrać w nim stałe terminy jakie istnieją w naszej pracy, zaznaczyć dni urlopów, delegacji pracowników czy szefów, typowe comiesięczne „deadline’y” i stworzyć niepowtarzalny kalendarz pracy własnej firmy.

Paweł Chojnacki - doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT; arkconsulting.com.pl; portaldlasekretarek.pl

Źródło: "Sekretariat" 01/2010