Któż z nas nie doświadczył sytuacji ogromnego zdenerwowania, kiedy musieliśmy czekać „w nieskończoność” na odebranie telefonu? Pamiętajmy, że to jak odbierana jest firma w dużej mierze zależy od Nas. Dlatego postarajcie się odbierać telefon maksymalnie po czterech sygnałach. Najlepiej jednak między pierwszym a trzecim sygnałem.

Zarówno, kiedy dzwonisz do kogoś, jak i kiedy Ty odbierasz telefon należy pamiętać o przedstawieniu się – Najpierw podajemy imię i nazwisko, potem nazwę firmy. Szczerze mówiąc jeszcze nigdy nie udało mi się zapamiętać nazwiska osoby, która dzwoni z ofertą nowych taryf telefonicznych. To dzieje się w zbyt szybkim tempie. Dlatego pamiętajmy o tym, aby mówić powoli i wyraźnie, aby nasze nazwisko mogło być zapamiętane (dobrze zapamiętane!)

Upewnij się czy osoba, do której dzwonisz może z Tobą rozmawiać. Nigdy nie wiesz, w jakiej sytuacji zastaniemy naszego rozmówcę. Możesz to zrobić zadając pytanie- Czy może Pan/ Pani w tej chwili rozmawiać? Czy mogę zająć Panu/ Pani (tu podaj czas, który planujesz poświęcić na rozmowę)?

Drogie Panie (i Panowie). Kiedy dzwoni telefon – kanapka, kawa, ciasta, jabłko nie obrażą się, kiedy je odstawimy na bok. O tym, jak bardzo słychać wszystkie odgłosy towarzyszące połykaniu, gryzieniu, popijaniu nie będę Was przekonywać, bo pewnie same się o tym przekonałyście.

Podobnie jest z rozmowami „w tle”, ciągle brzmiącym śmiechem kolegi czy koleżanki po właśnie usłyszanym, doskonałym dowcipie. Uważajcie - inni go nie słyszeli i kiedy słyszą Wasz śmiech może ich to tylko zdenerwować a nie rozbawić.

Pamiętam, (kiedy pracowałam na stanowisku asystentki), że w takich sytuacjach zazwyczaj zadawałam pytanie, które wydawało się pytaniem jak najbardziej „na miejscu”- Z kim mam przyjemność? Nie widziałam w tym niczego niestosownego, a wręcz koniecznego. Co jednak kryje się w tym pozornie grzecznym pytaniu? Otóż zwracamy w nim uwagę osobie, która z nami rozmawia, że zapomniał (a) o przedstawieniu się. Możemy to zrobić w inny sposób. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie przekazanie informacji- Przykro mi, ale w tym momencie Pan…. jest zajęty, czy mogę przekazać wiadomość? To zmusi naszego rozmówcę nie tylko do zostawienia informacji, ale również do podania swojego nazwiska. Co robić, gdy sytuacja powtarza się? Odpowiedź jest prosta – stosować ten sam zabieg… Do skutku.

Czy w takich sytuacjach należy brać pod uwagę rangę i status osoby, z którą rozmawiamy i oddzwaniać wtedy, kiedy uznamy, że jest to osoba „ważna”? Nie. O ponownej próbie połączenia decyduje fakt, kto takie połączenie zainicjował. Ta osoba ponawia próbę połączenia. Bez względu na jego rangę i status. Znajomość tej zasady zaoszczędzi nam dodatkowych kłopotów, które w takim momencie powstają, kiedy jedna i druga strona bezskutecznie próbują się do siebie dodzwonić.

Zazwyczaj w takich sytuacjach pojawia się zakłopotanie. Jak wybrnąć z takiej sytuacji? Błyskawicznie zakończyć rozmowę, aby przywitać się z gośćmi? Kontynuować rozmowę? Pierwszą, ważną informacją jest ta, z kim prowadzimy rozmowę? Jeśli są to „prywatne pogaduchy”( O zgrozo! Nie w pracy!) należy je zakończyć jak najszybciej. Kiedy jednak rozmowa dotyczy spraw służbowych zawsze pierwszeństwo ma osoba, z którą w danym momencie rozmawiamy. I tak – przepraszamy ją i informujemy, że właśnie dzwoni drugi telefon (lub pojawił się gość) i chcemy odebrać połączenie (przywitać się z gościem). Prosimy o chwilę cierpliwości i nie rozłączanie się. Odbieramy drugi telefon(witamy się z gościem), informujemy, że chciałybyśmy dokończyć rozmowę, którą w tej chwili prowadzimy i informujemy rozmówcę, w jakim czasie do niego oddzwonimy lub tez witamy się z gościem i wracamy do naszej niedokończonej rozmowy. W obu wypadkach pamiętajmy o przeproszeniu naszego rozmówcy za to, że musiał czekać, a gościa, że nie mogłaś się nim zająć). Proste, prawda?

 Jak zakończyć rozmowę?

Aby nie doszło do nieporozumień, zawsze dokonuj podsumowań (zwłaszcza, kiedy pojawiają się w nich pewne ważne ustalenia). Powtórz jeszcze raz własnymi słowami to, co usłyszałaś. Jeśli Twój rozmówca zgodzi się z nimi możesz… spać spokojnie.

Jeśli Ty byłaś inicjatorem rozmowy - podziękuj za nią, w przeciwnym wypadku podziękuj za telefon.