fbpx Jak porozumieć się z własnym szefem? | Pierwszy w Polsce kobiecy portal dla asystentek i sekretarek

Jak porozumieć się z własnym szefem?

Czas czytania
3min.
Przeczytałeś już

Jak porozumieć się z własnym szefem?

 
Zasady efektywnej współpracy między asystentką a szefem podlegają ogólnym zasadom komunikacji, porozumiewania się i pracy w zespole - bo przecież asystentka i szef to zespół – tandem. Jeżeli współpraca w zespole szwankuje to zazwyczaj wynika to właśnie z nieumiejętnego komunikowania się.

Wszyscy ludzie mają skłonność do postrzegania innych przede wszystkim przez swój pryzmat, np.: „ja to wiem, ja to umiem, to inna osoba też to wie, umie”. Dlatego tak trudno czasami jest nam się porozumiewać z innymi, spojrzeć na sprawę nie tylko ze swojego punktu widzenia, ale również z punktu widzenia współrozmówcy. Każdy człowiek ma swój własny niepowtarzalny sposób postrzegania świata i komunikowania się z nim. Wynika to z uwarunkowań biologicznych, wychowania i wykształcenia jakie otrzymał, doświadczeń życiowych itp. Zanim więc ludzie zaczną ze sobą efektywnie pracować muszą się „dotrzeć”, ale czasami różnice między nimi są tak duże, że nie da się ich pogodzić. I nie ma tutaj złej woli żadnej ze stron.
 
Osobowość szefa
Praca asystentki polega, ogólnie rzecz ujmując, na wspieraniu szefa w pełnieniu funkcji zarządczej. Praca z osobą zarządzająca, ze względu na jego zadania i odpowiedzialność, to najczęściej praca w stresie i pod presją czasu. Każda asystentka musi sobie zdawać sprawę z tego, że szef to osoba, którą cechuje zazwyczaj silna potrzeba osiągnięć, władzy i niska potrzeba bycia lubianym przez innych. Trudno jest więc osobie o wysokiej potrzebie bycia lubianym zrozumieć postępowanie osoby, która taką potrzebę ma bardzo niską. Osobie z dużą potrzebą posiadania władzy trudno zrozumieć osobę, która takowej potrzeby nie ma, lub ma w ograniczonym stopniu.

Szef to zazwyczaj osoba, która:
  • działa szybko
  • podejmuje odważne decyzje i nie ma dla niego rzeczy niemożliwych
  • oczekuje natychmiastowej realizacji jego poleceń
  • oczekuje „czytania w myślach”
  • nie lubi bierności u swoich pracowników i określeń typu „nie wiem”, „nigdy tego nie robiłem”, „ nie wiem czy sobie poradzę”, „może zrobi to ktoś inny” itp
  • lubi, kiedy jego pracownicy „w lot” rozumieją o co mu chodzi, nie zadają zbędnych jego zdaniem pytań oraz wykazują się aktywnością, inicjatywą i odpowiedzialnością.
Dla przykładu: asystentka drobiazgowa, działająca powoli nie będzie odpowiednia dla szefa, który myśli i działa szybko. Ciągle będzie dochodziło do sytuacji konfliktowych między nimi, jeżeli te „szybkości” nie zostaną do siebie dopasowane – a czasami, chociażby ze względu na różnice w temperamencie, nie będzie to możliwe.
 
W tandemie Szef - Asystentka jest miejsce tylko dla jednego szefa. Dlatego asystentka nie moze mieć dużej potrzeby władzy. 
 
Co zrobić, aby efektywnie porozumiewać się ze swoim szefem?

Przede wszystkim należy sobie uświadomić:
  • kim jest mój szef i jaki jest
  • jaka jest moja rola jako jego asystentki, czego on ode mnie oczekuje
Pierwszy punkt możemy zrealizować poprzez obserwację naszego szefa: jak się zachowuje,  jak się komunikuje z nami i innymi pracownikami, jakie ma zwyczaje w pracy itp., np. niektóre asystentki, po pewnym czasie współpracy, już po samych krokach szefa wiedzą, w jakim jest dzisiaj humorze i czego za chwilę mogą się spodziewać.
 
Żeby zrealizować drugi punkt należy po prostu z szefem porozmawiać, najlepiej na początku wspólnej pracy. Łatwiej wówczas określić co możemy robić, czego nie, czy możemy zostawać po godzinach czy nie itp. Czasami oczekiwania szefa będą zwyczajne, związane z pracą w firmie, a czasami będą bardzo zaskakujące, np. związane z załatwianiem spraw prywatnych. Asystentka może też często mieć wrażenie, że szef prosi o takie rzeczy, które mógłby szybciej zrobić sam. Takie zachowanie dużo nam mówi o naszym szefie - może świadczyć np. o dużej potrzebie władzy, czyli zlecania, delegowania, zarządzania itp. Jeżeli asystentka zrozumie z czego takie zachowania wynikają, łatwiej jej będzie realizować polecenia szefa. Oczywiście to czy nam się to podoba czy nie to już inna kwestia. Nie oczekujmy jednak, że szef zawsze będzie się zachowywał racjonalnie, produktywnie i oszczędnie – szef to też człowiek, ma swoje słabości.

Jeżeli już ustalimy wzajemne zasady współpracy warto potem na bieżąco wyjaśniać wszelkie nieścisłości, zasady postępowania w nowych sytuacjach. Jeżeli tak będziemy robić unikniemy wielu konfliktów i trudnych sytuacji. 
 
Co warto i czego nie warto robić podczas rozmowy z szefem:
  • Pomyśl co i jak chcesz powiedzieć, dopiero potem powiedz
  • Spójrz na sprawę z punktu widzenia szefa
  • Jeżeli czegoś nie zrozumiałaś, coś jest dla Ciebie niejasne lub zbyt ogólne – pytaj. Jeżeli nie jesteś wróżką - nie udawaj przed szefem i sama przed sobą, że czytasz w myślach. Pytając, prosząc o uszczegółowienie - działasz w interesie firmy i szefa. Ale pamiętaj, szef nie lubi, gdy się go zasypuje pytaniami, bo to dla niego oznaka niesamodzielności pracownika. Zalecamy więc umiar.
  • Rób notatki z wzajemnych ustaleń z szefem, notuj na bieżąco jego polecenia i prośby.
  • Nie mów do szefa: „nie wiem”, „nie potrafię” – to działa na niego jak „czerwony kolor na byka”

 

 

Autor:
Agnieszka Korach