Jak przygotować się do okresowej rozmowy oceniającej?

Czas czytania
4min.
Przeczytałeś już

Jak przygotować się do okresowej rozmowy oceniającej?

 

Rozmowa oceniająca w ocenie okresowej jest często mniej lub bardziej przykrą rutyną, może mieć jednak aspekty naprawdę twórcze i rozwojowe. Zawsze natomiast niesie ze sobą bardzo określone skutki - "ślad" w dokumentacji osobowej pracownika, który może mieć duże znaczenie przy podejmowaniu różnych decyzji z nim związanych, w tym także finansowych. W każdym wypadku taka rozmowa wymaga od pracownika pewnego przygotowania. W przypadku pracy na stanowisku asystenckim przygotowanie to może być dosyć trudne ze względu na złożoność i niewymierność zadań do niego przypisanych.

 
Pierwszą sprawą przed rozmową jest zazwyczaj przypomnienie sobie celów i zadań postawionych podczas ostatniej rozmowy oceniającej. To rodzaj "rachunku sumienia", na ile wykonaliśmy założony wówczas plan. Warto przygotować sobie dokładne dane na ten temat, mieć przykłady konkretnych zachowań, własnych rozwiązań i osiągnięć, którymi często mogą być "akcje ratunkowe", czyli zapobieganie niepowodzeniom firmy, "ratowanie sytuacji" i wykonywanie zadań "na wczoraj". Jeśli mieliśmy "wpadki", to także należy je przemyśleć, zanalizować ich przyczyny i sposoby ich naprawienia.

Jeśli system ocen działa w firmie od dawna, często zapominamy jakie są cele stawiane rozmowom oceniającym, rozmowy te stają się pewnego rodzaju rytuałem. Dlatego warto przypomnieć sobie te cele, przemyśleć je, nawet jeśli osoba oceniająca miałaby tego nie robić. Przed rozmową warto sobie również dokładnie przypomnieć wszystkie kryteria oceny, czyli co będzie ocenianie i pod jakim kątem - czy będę to kryteria kompetencyjne, efektywnościowe, behawioralne, kwalifikacyjne czy osobowościowe. W przypadku kryteriów kompetencyjnych i behawioralnych trzeba się przygotować na rozmowę o konkretnych zachowaniach, w przypadku kryteriów efektywnościowych należy mieć na uwadze wskaźniki wykonania, najlepiej liczby określające nasze wyniki pracy. Kryteria kwalifikacyjne rzadziej stosuje się w ocenach pracowniczych, bardziej przydatne są w rekrutacji i selekcji, ponieważ dotyczą formalnych aspektów, takich jak wykształcenie, doświadczenie, wiedza i umiejętności zawodowe, poparte odpowiednimi dokumentami lub testami wykonania. Kryteria osobowościowe nie powinny być stosowane w ocenach, ponieważ dotyczą one cech osobowości pracownika, która jest jego sferą prywatną. Jeśli są jednak stosowane, warto mieć tego świadomość, że nie musimy się zgadzać z oceną formułowaną w sposób: "bo ty jesteś taka i taka". Przełożonego nie powinno obchodzić "jaki jest" jego podwładny, ale tylko to, jak zachowuje się w pracy, co robi (albo czego nie robi). Nie zawsze nasz sprzeciw wobec takiej oceny warto wyrażać, ale zawsze trzeba mieć świadomość, że ocena dokonywana przez przełożonego nie ma prawa dotykać nas osobiście - trzeba mieć do niej dystans, pamiętać, że zawsze jest to ocena funkcjonowania w pracy, a nie funkcjonowania w ogóle. Oczywiście przełożeni przeważnie nie nazywają kryteriów, które stosują "kwalifikacyjnymi", "behawioralnymi" czy "osobowościowymi", ale warto mieć świadomość co to za kryteria, żeby się dobrze przygotować do rozmowy o nich, co nie oznacza, że należy się popisywać wiedzą większą niż posiada nasz przełożony. W każdym razie, dokładny przegląd, przypomnienie sobie wszystkich kryteriów oceny, wraz z ich definicjami, ewentualnie wskaźnikami i poziomami, jest bardzo wskazane przed rozmową oceniającą.

Kolejną przydatną rzeczą może być sporządzenie listy swoich mocnych i słabych stron (z pamięci), a następnie porównanie jej z taką listą sprzed poprzedniej rozmowy. Zawsze warto mieć świadomość swojego potencjału, tym bardziej przed rozmową oceniającą.

Jeśli oczekujemy czegoś od firmy (np. dofinansowania studiów, wysłania na pewne szkolenia), to należałoby umieć powiązać nasze osobiste cele zawodowe z celami oraz interesami firmy. Jeśli dobrze uzasadnimy nasze pomysły, łatwiej je zrealizujemy, a tym łatwiej będzie je uzasadnić, im lepiej "wczujemy się" w firmę, w jej potrzeby.

Niektórzy przełożeni pytają pracowników o ich cele na kolejny okres pracy, warto więc o nich pomyśleć. Czy miałoby to być "zwiększenie skuteczności załatwiania spraw działu X" czy "redukcja błędów w dokumentach wychodzących o 50%", czy cokolwiek innego, lepiej się zastanowić, na ile taki cel jest realny do osiągnięcia i na ile jest mierzalny, czyli możliwy do przedstawienia na jakiejś skali, która umożliwiłaby porównania. Czasami jedynym rozsądnym celem jest utrzymanie aktualnego poziomu funkcjonowania.

Jeśli w naszej firmie stosowana jest samoocena, nie pozostaje nam nic innego, jak wypełnienie formularza samooceny, zgodnie z naszymi przemyśleniami. W niektórych firmach ocena końcowa jest uśrednieniem samooceny z oceną przez przełożonego. Nie jest to najmądrzejsze rozwiązanie, znacznie rozsądniejszym jest możliwość dyskusji o ocenie podczas rozmowy. Ocena końcowa powinna być najczęściej oceną dokonaną przez szefa - o ile szef potrafi oceniać w miarę trafnie, rzetelnie i sprawiedliwie. W skrajnych wypadkach możliwa powinna być zmiana oceny pod wpływem argumentów podwładnego, ale zależy to oczywiście od przełożonego. W ostateczności można skorzystać z trybu odwoławczego, który powinien być obecny w każdym systemie ocen.

Niezależnie od wszystkiego wobec każdej oceny (i negatywnej i pozytywnej) warto mieć dystans, nie popadać w przygnębienie, ani w euforię. Niezależnie od tego, czy dokonujemy formalnej samooceny czy nie, zawsze sami siebie oceniamy i zawsze rozmowa oceniająca jest konfrontacją samooceny z oceną przez szefa, choć nie zawsze jest to konfrontacja wypowiadana na głos. Dlatego zawsze warto pamiętać, że nasz przełożony też jest człowiekiem, że może być omylny, że na pewno nie jest obiektywny, a często po prostu brakuje mu danych lub czasu do sformułowania prawidłowej oceny. W trakcie rozmowy oceniającej często już jest za późno na zmianę zdania szefa, czas na to był wcześniej, pomiędzy ostatnią rozmową oceniającą a obecną. To co możemy zrobić podczas rozmowy, to dobrze użyć własnej pamięci oraz umiejętności planowania i przewidywania, żeby kolejne cele były bardziej realne. Pomocnym pytaniem do szefa może być: "Jak ma się przejawić wykonanie tego celu?" lub "Po czym poznamy, że cel został osiągnięty?".

Dobrze jest, jeśli oprócz okresowych rozmów oceniających przełożeni prowadzą krótkie rozmowy oceniające na bieżąco, i nie tylko wtedy, gdy trzeba komuś udzielić reprymendy czy nagany. Niestety takie rozmowy zazwyczaj zanikają w organizacjach, które wprowadziły system ocen okresowych. W organizacjach, w których nie ma takiego systemu, rozmowy dokonywane na bieżąco, nieformalne, są jedynym momentem przekazywania pracownikowi informacji zwrotnej na temat jego funkcjonowania w pracy. Przygotowanie się do rozmowy tego typu będzie tematem kolejnego artykułu.

Autor:
Romuald Korach