Wszystkie stojące przed nami zadania możemy sklasyfikować na dwóch wymiarach: pilności i ważności. Zadania pilne to takie, które musimy wykonać natychmiast, o zadaniach ważnych mówimy zaś wtedy, gdy przyczyniają się one do realizacji naszych celów i są zgodne z naszymi wartościami.

Tzw. matryca Eisenhowera pozwoli nam na pogrupowanie zadań zgodnie z ich ważnością i pilnością.

Zadaniem ważnym i pilnym jest wszystko to, co pozwoli nam zachować realizację długoterminowych planów „bez poślizgu”. Pojawienie się takiego zadania powoduje, że wszystko inne schodzi na dalszy plan.
Do grupy A należą sprawy naglące, których termin właśnie upływa i które musimy załatwić już teraz lub „na wczoraj”. Grupa A obejmuje ponadto zażegnywanie sytuacji kryzysowych
i „gaszenie pożarów”.

Przykłady zadań pilnych i ważnych:

• polecenia od przełożonych i/lub kluczowych klientów;
• spotkania, wizyty, na których nasza obecność jest niezbędna;
• zadania o określonym terminie zakończenia;
• naprawa zepsutego urządzenia, bez którego nie możemy się obejść na co dzień.

Pamiętaj! Zadania pilne i ważne mogą przerodzić się w zadania o priorytecie kryzysowym!

B. ZADANIA MAŁO PILNE, LECZ WAŻNE
Grupa B obejmuje wszystkie zadania podnoszące jakość naszej pracy w przyszłości. Dbałość o tę kategorię zadań to cecha, która wyróżnia jednostki wyjątkowo efektywne. Obejmuje ona takie zadania, jak doskonalenie się, dokształcanie, szukanie nowych możliwości i rozwiązań.

Przykłady zadań mało pilnych, lecz ważnych:

• układanie planów działania;
• uczestnictwo w szkoleniach;
• przygotowywanie się do ważnych spotkań;
• nawiązywanie kontaktów biznesowych;
• budowanie strategii działania.

C. ZADANIA MAŁO WAŻNE, LECZ PILNE
Zadania z grupy C to nasi najwięksi wrogowie w efektywnym zarządzaniu czasem. Są to tzw. „wrzutki”, zadania pojawiające się nagle i spontanicznie, za których realizację zabieramy się bez zastanowienia. Realizujemy je kosztem spraw kategorii B, które spychamy na dalszy plan.

Przykład zadań mało ważnych, lecz pilnych:

• odpisywanie na e-maile, gdy tylko nadejdą;
• powracanie do już skończonych zadań (pracoholizm);
• nagłe nieuzasadnione żądania szefa/współpracownika/klienta.

D. ZADANIA MAŁO WAŻNE I MAŁO PILNE

Zadania z grupy D to typowe „pożeracze czasu”, bezproduktywne, często też demotywujące czynności. Są to zadania uboczne, które nie są ani pilne, ani zbyt istotne. Pozwalają nam one jednak uciec od wysiłku i dyscypliny. Mają tendencje do „rozprzestrzeniania się” na cały dział lub firmę. Źródeł tych czynności należy doszukiwać się w nadmiernym obciążeniu pracą i stresie. Walkę z nimi należy zatem rozpocząć od przyjrzenia się źródłom stresu w naszym życiu zawodowym i osobistym.

Przykłady zadań mało ważnych i mało pilnych:

• bezmyślne przeglądanie stron internetowych;
• przedłużające się przerwy na papierosa/na kawę;
• plotkowanie, luźne rozmowy z współpracownikami.
•