Jak sobie poradzić, gdy spada na nas natłok zajęć?

Czas czytania
1 minute
Przeczytałeś już

Jak sobie poradzić, gdy spada na nas natłok zajęć?

Wszystkie stojące przed nami zadania możemy sklasyfikować na dwóch wymiarach: pilności i ważności. Zadania pilne to takie, które musimy wykonać natychmiast, o zadaniach ważnych mówimy zaś wtedy, gdy przyczyniają się one do realizacji naszych celów i są zgodne z naszymi wartościami.

Tzw. matryca Eisenhowera pozwoli nam na pogrupowanie zadań zgodnie z ich ważnością i pilnością.

 
A. ZADANIA PILNE I WAŻNE

Zadaniem ważnym i pilnym jest wszystko to, co pozwoli nam zachować realizację długoterminowych planów „bez poślizgu”. Pojawienie się takiego zadania powoduje, że wszystko inne schodzi na dalszy plan.
Do grupy A należą sprawy naglące, których termin właśnie upływa i które musimy załatwić już teraz lub „na wczoraj”. Grupa A obejmuje ponadto zażegnywanie sytuacji kryzysowych
i „gaszenie pożarów”.

Przykłady zadań pilnych i ważnych:

  • polecenia od przełożonych i/lub kluczowych klientów;
  • spotkania, wizyty, na których nasza obecność jest niezbędna;
  • zadania o określonym terminie zakończenia;
  • naprawa zepsutego urządzenia, bez którego nie możemy się obejść na co dzień.

Pamiętaj! Zadania pilne i ważne mogą przerodzić się w zadania o priorytecie kryzysowym!

B. ZADANIA MAŁO PILNE, LECZ WAŻNE
Grupa B obejmuje wszystkie zadania podnoszące jakość naszej pracy w przyszłości. Dbałość o tę kategorię zadań to cecha, która wyróżnia jednostki wyjątkowo efektywne. Obejmuje ona takie zadania, jak doskonalenie się, dokształcanie, szukanie nowych możliwości i rozwiązań.

Przykłady zadań mało pilnych, lecz ważnych:

  • układanie planów działania;
  • uczestnictwo w szkoleniach;
  • przygotowywanie się do ważnych spotkań;
  • nawiązywanie kontaktów biznesowych;
  • budowanie strategii działania.


C. ZADANIA MAŁO WAŻNE, LECZ PILNE
Zadania z grupy C to nasi najwięksi wrogowie w efektywnym zarządzaniu czasem. Są to tzw. „wrzutki”, zadania pojawiające się nagle i spontanicznie, za których realizację zabieramy się bez zastanowienia. Realizujemy je kosztem spraw kategorii B, które spychamy na dalszy plan.

Przykład zadań mało ważnych, lecz pilnych:

  • odpisywanie na e-maile, gdy tylko nadejdą;
  • powracanie do już skończonych zadań (pracoholizm);
  • nagłe nieuzasadnione żądania szefa/współpracownika/klienta.


D. ZADANIA MAŁO WAŻNE I MAŁO PILNE

Zadania z grupy D to typowe „pożeracze czasu”, bezproduktywne, często też demotywujące czynności. Są to zadania uboczne, które nie są ani pilne, ani zbyt istotne. Pozwalają nam one jednak uciec od wysiłku i dyscypliny. Mają tendencje do „rozprzestrzeniania się” na cały dział lub firmę. Źródeł tych czynności należy doszukiwać się w nadmiernym obciążeniu pracą i stresie. Walkę z nimi należy zatem rozpocząć od przyjrzenia się źródłom stresu w naszym życiu zawodowym i osobistym.

Przykłady zadań mało ważnych i mało pilnych:

  • bezmyślne przeglądanie stron internetowych;
  • przedłużające się przerwy na papierosa/na kawę;
  • plotkowanie, luźne rozmowy z współpracownikami.
  •  
Autor:
Sabina Sadecka