Jak wybrać szkolenie dla sekretarki?
Wbrew pozorom i stereotypom funkcjonującym jeszcze na temat pracy w sekretariacie wymaga ona ciągłego kształcenia i rozwijania różnego rodzaju umiejętności.
Można je, ogólnie rzecz ujmując, podzielić na tzw.:
- umiejętności „miękkie” (np. umiejętności komunikacji, porozumiewania się, asertywności, radzenia sobie w sytuacjach zmiany, konfliktu, stresu itp.);
- umiejętności „twarde” (zarządzanie korespondencją, prowadzenie kalendarza, organizowanie spotkań, wyjazdów itp.)
Główne cele, dla których wybieramy udział w szkoleniu to:
- ugruntowanie swojej dotychczasowej wiedzy i umiejętności;
- nabycie nowej wiedzy, nowych umiejętności.
Podczas szkoleń otwartych poznajemy nowych ludzi, mamy okazję do wymiany doświadczeń i poznania innych sposobów rozwiązywania problemów. Często też szkolenie staje się oderwaniem od codziennej rutyny, nabyciem nowego spojrzenia na sprawy dot. naszej pracy, nawyki działania i myślenia. Szczególnie ważne jest to w pracy sekretarki, która narażona jest bardzo często na wypalenie zawodowe.
Na rynku szkoleń jest dużo firm, które proponują szkolenia dla sekretarek. Od kilku lat rynek szkoleń dla sekretarek się zmienia, chodź oczywiście daleko nam jeszcze to takiego wyboru i różnorodności ofert jaką mają chociażby sekretarki i asystentki w Wielkiej Brytanii.
W tym artykule opowiem Państwu o tym, na co powinna zwracać uwagę sekretarka, która widzi potrzebę odbycia szkolenia otwartego.
I ZASADA: Zastanów się jaki jest Twój cel?
Przed przystąpieniem do przeszukiwania ofert szkoleniowych należy się najpierw zastanowić:
- jaki jest mój zakres obowiązków – określ główne obszary (np. rozmowy telefoniczne, prowadzenie kalendarza, prowadzenie korespondencji itp.);
- z którymi z zadań mogę poradzić sobie lepiej jeżeli pójdę na szkolenie – porozmawiaj ze swoim szefem, być może będzie miał swoje sugestie na temat szkoleń dla Ciebie. Jeżeli w firmie, w której pracujesz jest ktoś odpowiedzialny za ścieżki karier pracowników (najczęściej dział personalny/HR/dział szkoleń) to skontaktuj się z tą osobą. Być może pomoże Ci w wyborze odpowiedniego cyklu szkoleń, może już są jakieś plany szkoleniowe dla sekretarek/asystentek w Twojej firmie, o których nie wiesz;
- czy w najbliższym czasie pojawią się w mojej pracy nowe obowiązki, do których muszę się przygotować poprzez odpowiednie szkolenie?
-
Ile szkoleń i z jakich tematów mam odbyć, aby moja praca była efektywniejsza?
-
jaki mam budżet w tym roku na szkolenia?
II ZASADA: Wybierz konkretny temat szkolenia – najbardziej odpowiadający Twoim oczekiwaniom
Przeglądając oferty szkoleniowe można dojść do wniosku, że trudnej i wymagającej specyficznych umiejętności pracy sekretarki/asystentki można się nauczyć w ciągu 1 lub 2 dni. Np. niektóre szkolenia dwudniowe, oferowane przez firmy szkoleniowe, zawierają w swoim programie tematy począwszy od wizerunku, poprzez komunikację, zarządzanie czasem, radzenie sobie ze stresem, obsługę klienta, zarządzanie korespondencją, a skończywszy na prawie pracy. Nic bardziej mylnego.
Najbardziej skuteczne są szkolenia, które skupiają się na gruntownym studiowaniu/ćwiczeniu kilku umiejętności, a nie „dotykają” wszystkiego po trochu w ciągu np. 1 dnia szkoleniowego. Iluzją jest założenie, że wszystkich zagadnień związanych z pracą w sekretariacie można nauczyć w ciągu jednego czy dwóch dni. Im więcej tematów podczas szkolenia będzie poruszanych tylko na poziomie ogólnym, tym trudniej będzie je przyswoić na poziomie umiejętności.
Każda nauka jest procesem ciągłym i długotrwałym, dlatego aby szkolenie odniosło oczekiwany skutek nie wystarczy, że ktoś nam wytłumaczy co należy robić, musi nam także pokazać jak to zrobić, a my pod okiem trenera powinniśmy to przećwiczyć. A na to potrzeba sporo czasu podczas szkolenia. Szkolenie dla sekretarek powinno więc być praktyczne, prowadzone w formie warsztatu zawierającego ćwiczenia, symulacje i zadania ściśle związane z realnymi sytuacjami w pracy sekretarki czy asystentki. Dla przykładu: na jednym ze szkoleń, które prowadziłam uczestnicy opowiadali mi o szkoleniu z zakresu obsługi klientów w sekretariacie (w którym brali udział) podczas którego ćwiczone były sytuacje dot. obsługi klientów w jednej z restauracji barów fast-food. Pozostawię to bez komentarza.
Dlatego też zanim wybierzemy szkolenie należy dokładnie przyjrzeć się programowi szkolenia, skontaktować się z firmą szkoleniową, zadać kilka pytań dot. programu, formy jego realizacji, stopnia zgłębiania poszczególnych modułów tematycznych. Z pewnością podczas takiej rozmowy zorientujecie się, czy to szkolenie to jest to.
Jeżeli jesteś osobą zaczynającą dopiero pracę lub masz krótki staż w pracy w sekretariacie wybieraj szkolenia podstawowe, które poruszają kilka tematów na poziomie ogólnym. Osobom z dłuższym stażem ( które już odbyły szkolenia ogólne) polecam szkolenia skoncentrowane na zaawansowanym ćwiczeniu konkretnych umiejętności.
III ZASADA: Wybieraj kompetentnego trenera
Skuteczne szkolenie to takie, które prowadzone jest przez trenera posiadającego odpowiednie kwalifikacje do prowadzenia szkoleń dla sekretarek. Należy unikać szkoleń, które prowadzone są przez trenerów dobranych przez tzw. „przypadek”, a nie wg rzeczywistych kwalifikacji.
Dobrze jest kiedy trener ma odpowiednie wykształcenie i doświadczenie trenerskie, a także doświadczenie zawodowe, które m.in. poświadcza, że osoba ta doskonale orientuje się w specyfice pracy w sekretariacie (np. sama pełniła rolę sekretarki/asystentki/office managera lub zarządzała takimi pracownikami). Wówczas jest szansa, że tematy poruszane przez trenera, zadania warsztatowe, przykłady, którymi się posługuje dotyczą codziennych problemów z jakimi stykają się pracownicy sekretariatów. Trener nie jest jednak omnibusem, nie możemy oczekiwać, że rozwiąże wszystkie nasze problemy i odpowie na wszystkie pytania. Musi jednak doskonale posługiwać się przykładami odzwierciedlającymi codzienną pracę w sekretariacie. Pamiętać należy, że kompetencje trenera są ważniejsze niż marka firmy, która je organizuje.
IV ZASADA: Korzystaj z firm specjalizujących się w szkoleniach dla sekretarek
Większość firm szkoleniowych nie specjalizuje się w kształceniu sekretarek, a jedynie ma do zaoferowania 1 lub 2 szkolenia dla tej grupy. Warto więc zwrócić uwagę na to, czy firma ma jakąś konkretną wizję dot. kształtowania kompetencji sekretarek/asystentek, czy możliwe jest odbycie w takiej firmie cyklu wzajemnie się uzupełniających szkoleń, które obejmują wszystkie obszary pracy w sekretariacie.
Ponadto należy zwrócić uwagę na następujące aspekty szkolenia:
- czy szkolenie odbywa się w małej (do 10 osób) czy dużej grupie (powyżej 10) – efektywniejsze szkolenia odbywają się w małej grupie;
- jaka jest cena szkolenia, co jest wliczone w tę cenę – nie łudźmy się, za cenę malucha nie dostaniemy mercedesa;
- zapoznaj się z opiniami o szkoleniach realizowanych przez wybraną firmę, poproś o referencje lub o kontakt do osób, które odbyły szkolenia, na które Ty chcesz pójść (jeżeli już wcześniej firma je zrealizowała) – zapytaj o ich opinię.
Podsumowując: przy wyborze szkolenia należy wziąć pod uwagę następujące elementy:
1. Specyfika stanowiska:
- zakres obowiązków
- wymagania przełożonego dot. prowadzenia sekretariatu
- specyfikę firmy, w której pracujemy
- plany rozwojowe dot. pracy w sekretariacie
2. Specyfika szkolenia:
- program szkolenia
- metoda, którą szkolenie będzie prowadzone
- liczba osób w grupie szkoleniowej
- czy firma szkoleniowa specjalizuje się w szkoleniach dla sekretarek
- czy trener/trenerzy prowadzący szkolenie mają odpowiednie kwalifikacje (wykształcenie, doświadczenie – trenerskie i zawodowe)
- referencje
Artykuł został opublikowany w czasopiśmie "Sekretariat" 9/2007
Agnieszka Korach
