Wszędobylski internet i zestawy programów projektowane tak, aby mogły pracować na każdej maszynie z zainstalowaną przeglądarką internetową najprawdopodobniej staną się normą w niedalekiej przyszłości. Tak samo jak nie zastanawiamy się, w jaki sposób użyć długopisu, papieru czy koperty – w taki sam sposób będziemy podchodzić do komputera, aby napisać tekst czy przygotować prezentację.

Wbrew powszechnemu skojarzeniu komputeryzacji z typową pracą biurową, zarządzaniem finansami, marketingiem, w skrócie mówiąc prowadzeniem biznesu, wszystkie te ludzkie działania mają o wiele dłuższą historię niż obecne dziś na każdym biurku szumiące szare urządzenia. Coraz trudniej jest wyobrazić sobie, jak te czynności były wykonywane dawniej. Łatwość edycji wszelkich dokumentów, które kiedyś miały formę jedynie papierową, oraz możliwość błyskawicznej komunikacji, przesyłania tych informacji innym, niezwykle przyspieszyły twórczą pracę zespołów składających się z kilku lub kilkunastu osób. Tekst na papierze, rysunek lub fotografia – praca nad kolejnymi poprawkami dokumentu, rozsyłanie wersji roboczych do współpracowników czy kontrahentów wydaje się koszmarem, gdybyśmy mieli wykonywać je metodami sprzed trzydziestu lat. Niestety, często zdarza nam się używać sposobu, określanego żartobliwie jako „sneakernet” lub „floppynet”. Czyli? Przenoszenia pomiędzy poszczególnymi komputerami plików za pomocą zewnętrznych nośników (dawniej dyskietki, później płyty CD i DVD, obecnie najczęściej pamięć USB). Sposób nieco podobny do niegdysiejszego chodzenia z dokumentem do współpracowników czy wysyłania tradycyjną pocztą roboczej wersji. W pojedynczych przypadkach, gdy trzeba przenieść plik pomiędzy komputerami, ewentualnie chcąc skopiować dużą ilość danych (szczególnie zbiorów multimediów) – to dobry wybór. W codziennej praktyce jest to jednak metoda przestarzała i mało skuteczna.

Przypadkowe błędy

Założeniem Departamentu Obrony Stanów Zjednoczonych przy projektowaniu prototypu internetu była niezniszczalność, odporność na atak uszkadzający część zasobów sieci. Jaki to ma związek z dzisiejszym biurem? Bardzo duży, ponieważ obecnie nasze połączone komputery spełniają te założenia sprzed kilkudziesięciu lat – zachowana w systemie komputerowym informacja ma wielkie szanse, aby stać się nieśmiertelną, odporną na przypadkowe błędy odczytu i omyłkowe skasowanie, ponieważ istnieje w wielu (czasem nawet w synchronizujących się) kopiach. Aby stało się to możliwe, potrzeba ze strony użytkowników znacznie mniej niż się w pierwszej chwili wydaje. Jeśli biurowe komputery są połączone w sieć komputerową (a jest to prawdopodobne, gdy na każdym z nich jest dostępny internet), warto spojrzeć na dostępne dyski. Gdy takowe istnieją (zazwyczaj oznaczone dość daleką literą alfabetu) lub udało się je za pomocą firmowego informatyka na każdym komputerze skonfigurować – należy koniecznie i bezwzględnie umieścić na nich kopie najważniejszych dokumentów. Każdy kolejny egzemplarz dokumentu zwiększa bowiem szanse na przetrwanie informacji, a także, co jest niezwykle cenne dla grup pracujących nad wspólnym projektem – z lokalnego systemu sieciowego, z większym lub mniejszym wsparciem administratora można odzyskać kolejne, starsze wersje pliku (gdy ktoś przypadkowo zapisał dokument wypełniony niewłaściwymi danymi – odzyskujemy go w wersji sprzed feralnego zdarzenia). Im częstszym więc zmianom podlegają dokumenty, tym bardziej powinny zostać zapisane na dysku sieciowym (dobrym przykładem jest plik zawierający raport produkcyjny wypełniany przez kolejne zmiany pracowników – system sieciowy pozwoli wówczas odzyskać „ostatni dobry” zapis, a także pomoże wskazać przyczynę błędu: kto i kiedy miał problemy z zapisem lub zapisał złą wersję).

Wspólna praca nad dokumentem

Wymieniony powyżej sposób przechowywania cennych dokumentów bywa niewygodny, gdy ten sam plik chcą jednocześnie edytować dwie (i kolejne) osoby. Standardowy mechanizm sieci pozwala zwykle wybrać pomiędzy trybem tylko do odczytu lub powiadomieniem, że inny użytkownik już nie „trzyma” interesującego pisma. W kolejnych wersjach pakietu MS Office od wersji 2003 pojawiają się opcje wspólnej pracy nad dokumentem, w Office 2007 można określić prawa różnych użytkowników do poszczególnych części pliku (przypomina to nieco pracę w systemie opartym na bazie danych) – jednak w praktyce opcje te działają dość kapryśnie i zniechęcają do ich używania. Format biurowych plików Microsoftu bardzo się u nas rozpowszechnił, ale niestety w użyciu jest kilka wersji pakietu Office, co psuje wprowadzany od jakiegoś czasu pomysł wspólnej pracy nad jednym dokumentem.

Potrzeba pracy wielu osób nad dokumentami, które w swoim pierwotnym założeniu nie były projektowane jako „wielodostępowe” (pliki tworzone przez edytory tekstów i arkusze kalkulacyjne) spowodowała rozwinięcie systemów biorących na siebie ciężar synchronizowania zmian wprowadzanych przez kilku użytkowników w niemal tym samym czasie oraz powiadamiania całej grupy o każdej aktualizacji pliku. Platformy takie używane są w dużych firmach, których pracownicy rozsiani lub podróżujący po miastach czy krajach zobowiązani są do wspólnej edycji dokumentów biurowych. Microsoft proponuje zestaw produktów pod nazwą SharePoint – jest to środowisko, w którym można zbudować niemal całą wewnętrzną firmową sieć www. Z pomocą przeglądarki internetowej oraz programów Office (z którymi SharePoint się integruje) publikujemy dokumenty, tworzymy grupy ich użytkowników wraz z uprawnieniami, coś w rodzaju bloga (czy raczej stron z newsami dla współpracowników), listy kontaktów. Taka platforma przechowuje najświeższe wersje dokumentów (oczywiście są opcje śledzenia zmian, pokazywania historii wpisów – tak, że może być to nawet dokumentacją dla audytu), natomiast w momencie wejścia w tryb edycji, kopia pliku pobierana jest na nasz komputer, aby po zakończeniu pracy zaktualizować wersję widoczną dla wszystkich. Jeżeli więcej niż jedna osoba dokonuje takich zmian – system czuwa nad kolejkowaniem tych działań, aby nie powodowało to konfliktów. Podobnym systemem jest produkt firmy Lotus/IBM – QuickPlace wchodzący w skład pakietu Lotus Domino Workflow. Aplikacja najczęściej używana w środowisku gdzie występują już inne produkty Lotusa (np. poczta elektroniczna) – ponieważ oprócz integracji z MS Office, którego format dokumentów jest niemal standardem, do pełnego „rozwinięcia skrzydeł” potrzebuje innych produktów czy usług systemu Lotus Domino. Nie bez powodu wspomniałem, że systemy takie są używane w dużych firmach – ponieważ do działania nie wystarczą im tylko nasze „biurkowe” komputery klienckie. Najważniejszy mechanizm, pilnujący niejako wspólnych dokumentów, uruchomiony jest na serwerze. Dlatego jeśli mamy już w firmie jakąś infrastrukturę z systemami Microsoftu lub Lotusa, a nie ma systemu zarządzania procesami czy pracy grupowej, istnieje szansa na dokupienie i dołożenie kolejnego klocka do układanki. Jeśli zaś biuro firmy składa się tylko z kilku komputerów... to też nic straconego. Microsoft w ramach walki z konkurencją coraz więcej programów i usług przenosi do globalnej sieci – internetu. Do nazw jego największych produktów powoli dołączone są słowa on line i zgodnie z nowym trendem aplikacja przestaje być ogromnym drogim pudłem pełnym płyt instalacyjnych i książek-instrukcji, którą fachowiec w tajemniczy sposób instaluje na skomplikowanym i niezwykle drogim serwerze. Dziś, gdy internet jest wszędzie tam, gdzie ludzie prowadzą interesy, coraz więcej firm umożliwia korzystanie z programów za pomocą sieci. Trochę jak płatna telewizja pay per view – płacisz tylko wtedy gdy korzystasz.

Platforma do pracy grupowej dla małych biur

Oprócz tych profesjonalnych, stricte biznesowych produktów, istnieją też zakrojone na mniejszą skalę projekty przeznaczone dla niedużych firm czy nawet gospodarstw domowych. Jeżeli jesteśmy w stanie zaakceptować ich z założenia mniejszą funkcjonalność – możemy mieć gratis lub za symboliczną cenę całkiem przydatną platformę do pracy grupowej. Depcząca po piętach Microsoftowi firma Google w ramach ekspansji swoich produktów udostępnia oparty na przeglądarce internetowej system Dokumenty (Google Docs). Z dowolnego komputera będącego w zasięgu internetu możemy tworzyć, edytować i udostępniać teksty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje czy rysunki. Firma konsekwentnie promuje swoje formaty dokumentów, ale z powodu ogromnego rozpowszechnienia Worda, Excela, Powerpointa, istnieje możliwość zapisu (a raczej pobrania na swój komputer) plików zgodnych z MS Office.

Aby nie być w tyle za internetowym gigantem – Microsoft oferuje użytkownikom swojego portalu Live (nazwa ta ewoluuje, można spotkać jako MSN, Hotmail czy kombinacje tych słów) bardzo podobny zestaw usług. Zarejestrowany użytkownik, oprócz skrzynki pocztowej, sporego miejsca do przechowywania plików, możliwości tworzenia bloga, albumów zdjęć, czatowania, otrzymuje uproszczoną wersję on-line najpopularniejszego pakietu biurowego – MS Office. Uproszczoną, bo podobnie jak w Google Docs czy innej tego typu darmowej sieciowej platformie pracy grupowej, tworzone i udostępniane dokumenty ustępują tym tworzonym za pomocą stacjonarnego oprogramowania. Do pracy nad prostymi arkuszami czy tekstami powinny jednak wystarczyć. W przypadku gdy pakiet programów on-line nie spełnia naszych wymagań, zawsze pozostaje funkcja przechowywania plików i udostępniania innym użytkownikom (upoważniona osoba pobiera plik i wrzuca z powrotem wersję poprawioną).

Skoro wspomniałem o formatach plików i ciągle powracam do doców, xls-ów i podobnych – warto wspomnieć o dominacji MS Office. Po ogromnym rozpowszechnieniu w latach 90. zeszłego wieku kolejnych wersji MS Office, obecnie sytuacja dla nas – klientów znacznie się poprawiła. Konkurencyjny, darmowy Open Office w swoich najlepszych odmianach z powodzeniem pracuje na plikach typowo office-owych, coraz częściej w firmach tworzących wiele stanowisk komputerowych (centra szkoleniowe czy call-center) można spotkać maszyny z Linuxem jako systemem operacyjnym oraz Open Office jako podstawową aplikacją biurową. W bardzo wielu zastosowaniach pakiet ten (pracując z plikami komercyjnego MS Office) w zupełności wystarcza.

Nieco gorzej jest gdy szukamy alternatywy dla innego programu wykorzystywanego w biznesie – MS Project. Niestety, nie ma opensourcowego (darmowego lub niedrogiego) rozwiązania, które pozwoli pracować na plikach mpp wygenerowanych przez MS Project. Najlepszym spośród dostępnych jest OpenProj rozwijany przez firmę Serena. Do pełni szczęścia trochę mu brakuje, można załadować do niego pliki mpp nawet w wersji 2007, dość skomplikowane pliki są wyświetlane prawidłowo (chociaż nie jest to stuprocentowa zgodność). Gorzej z zapisem – do formatu mpp „wrócić” się nie da, aplikacja więc jak na razie pozostanie rozbudowaną przeglądarką do plików MS Project – ścisła współpraca z osobami używającymi produktu Microsoftu nie będzie możliwa. Tak więc sieciowe udostępnianie plików, aby każdy współpracujący mógł je sobie pobrać i przerabiać za pomocą zainstalowanego na swoim komputerze programu, w przypadku, gdy nie wszyscy kooperanci posługują się w pełni funkcjonalną wersją Projecta – może być czasem jedynym wyjściem. Z biegiem czasu nasza firma być może urośnie na tyle, że dość droga aplikacja, jaką jest MS Project, będzie standardem na każdym biurku lub też konkurencyjne (tańsze lub darmowe) oprogramowanie stanie się normą wśród managementu – myślę, że obydwa (niewykluczające się) scenariusze są dobrym życzeniem dla wielu firm.

Czasy żmudnego instalowania najnowszych wersji oprogramowania, sprawdzania jaki program będzie działał w tej konfiguracji sprzętowej oraz jakie pliki możemy nim obrabiać – powoli odchodzą.

Źródło: Sekretariat 05/2011