Kreuj wizerunek Twojej firmy

Czas czytania
2min.
Przeczytałeś już

Kreuj wizerunek Twojej firmy

sekretariat kreowanie wizerunku asystentka

Jako sekretarka, asystentka odpowiadasz także i za to, jak postrzegana jest firma, której szefa wspierasz w zawodowych działaniach. Jesteś wszak częścią firmy, która winna się prezentować równie atrakcyjnie i profesjonalnie jak jej poszczególni pracownicy.

 
Zamykanie się wyłącznie w czterech ścianach własnego sekretariatu nie jest dobrym rozwiązaniem. Cóż z tego, że w nim będzie panował porządek - kiedy firmowe korytarze, windy, parking – wołać będą o przysłowiową pomstę do nieba? Jesteś profesjonalistką, prawda? A w każdym bądź razie chcesz nią zostać. Kreuj więc także i te obszary, które co prawda nie są Twoją bezpośrednią zawodową przestrzenią, ale które mają realny wpływ na postrzeganie firmy ( a więc i Ciebie) przez Klientów.
 
Zastanów się proszę - nad tym - jaką wiadomość otoczeniu, Klientom przekazuje Twoja firma? By szczerze i rzetelnie odpowiedzieć na to, wcale nie tak proste, jak mogłoby się z pozoru wydawać, pytanie - powinnaś „wyjść” poza pełne pochwał, o-chów i a-chów prospekty, foldery, strony www.
 
Przy najbliższej okazji i sposobności przejdź się trochę po firmie. Zdobądź się na "gram" empatii i pooglądaj wszystko oczami Klienta. Spójrz na ulicę, na budynek, w którym mieści się firma, na jej parking, bezpośrednie otoczenie, wejście, korytarze, hall, recepcję, windy, klatki schodowe. Co rzuca Ci się w oczy? Czy wszystko jest czyste, schludne? Co widzisz wchodząc do firmy? Stare gazety, sterty pudełek, brudne filiżanki po kawie, pełne kosze, stare wykładziny, buczącą jarzeniówkę? Czy rośliny są świeże, zielone czy przypominają ikebanowe kikuty? Jak wyglądają toalety, czy jest w nich papier toaletowy, ręczniki, czy działa muszla? Czy widzisz uśmiechniętych ludzi, gotowych do fajnej reakcji na ewentualne zapytanie Klienta, czy może szaro-smutne osoby chyłkiem przemykające z pokoju do pokoju?
 
Pamiętaj - wizerunek Twojej firmy to nie tylko (i wyłącznie) wirtualny świat strony www czy kolorowy folder. Twoja firma jawi się - jakoś? - w oczach Klientów, kooperantów - także przez pryzmat tego, co oni zobaczą. Ład, porządek, czystość, uśmiech czy bałagan, chaos, smutek i szaroburą rzeczywistość. Tego „jakoś” nie pozostawiaj przypadkowi. Warto zmian, tak aby „jakoś” przekształcić w „jakość”.
 
Zastanów się także i sprawdź, dzwoniąc - ile Klient musi czekać na odebranie połączenia z działem np. sprzedaży czy reklamacji? Co usłyszysz ( a wiec i on, co usłyszy) po nawiązaniu połączenia. Jak wygląda ów "pierwszy" tele kontakt?
 
Czy jesteś fachowo „obsłużona” czy też odesłana jak „gorący kartofel” od działu do działu, marnując minuty a nie rozwiązując żadnego problemu, nie dowiadując się niczego, co Cię interesuje. To wszystko ma znaczenie, w istotny sposób wpływa na to, jak Twoja firma jest postrzegana przez otoczenie.
 
Sprawdź też jak spędza czas Klient, kontrahent oczekujący na spotkanie. Czy w recepcji, w której oczekuje panuje porządek, spokój, cisza. Czy może pomieszczenie to jest graciarnią pełną starych gazet, zużytych kubków a osoby znajdujące się w recepcji żywo, pełni gestykulacji omawiają ostatnie szkolenie, swoimi emocjami, zadowoleniem/niezadowoleniem "częstując" przy okazji czekającego gościa.
 
Zbierz wszystkie wnioski, spostrzeżenia, uwagi - podziel się nimi z szefem.
Zrób to, nie z poziomu pretensji i wyłącznie taniego krytykanctwa innych.
Bądź profesjonalistką - zaproponuj przy okazji dobre rozwiązania, zasugeruj co zmienić, poprawić, ulepszyć, wyeliminować. Wszystko to, co w efekcie Twojej pracy zmieni się na lepsze zaprocentuje - zadowoleniem Klientów, ich lepszym postrzeganiem firmy. Przecież w Twojej pracy także i o to chodzi.

www.marekwojciechowski.com
Autor:
Marek Wojciechowski