Lojalność a zakaz konkurencji
Lojalny pracownik to taki, który postępuje uczciwie i rzetelnie w relacjach z innymi /szefem, współpracownikami, klientami/, przestrzega przepisów prawa i kodeksu etycznego wykonywanego przez siebie zawodu. Lojalność na stanowisku asystentki i sekretarki jest wpisana w ten zawód i nierozerwalnie wiąże się z dochowaniem tajemnicy.
Wielu szefów przykłada do tej cechy ogromną wagę i nie bez powodu. Asystentki/sekretarki mają bowiem dostęp do wielu informacji objętych tajemnicą firmową, ale nie tylko. Asystentka/sekretarka często również dużo wie o sprawach, które dotyczą życia prywatnego szefa czy współpracowników.
Jako dowód na wagę zachowania tajemnicy/lojalności w sekretariacie dodam, że to nie kto inny a asystentki/sekretarki często nieświadomie padają ofiarą osób, które szpiegują na rzecz konkurencji.
Czym jest tajemnica firmowa?
Tajemnica firmowa dotyczy tych informacji, które zostały przez firmę objęte specjalnym działaniem w celu ich zabezpieczenia przed upublicznieniem /lub przedwczesnym upublicznieniem/. Do takich informacji zaliczają się m.in. dane osobowe pracowników /ustawa o ochronie danych osobowych/, sprawozdania finansowe, listy płac, umowy z pracownikami, umowy z klientami i kontrahentami, informacje dot. nowych usług/produktów itp.
Jak firmy chronią swoje dane?
Wiele firm podpisując z pracownikiem umowę o pracę zabezpiecza się i zawiera w niej dodatkowy zapis dot. obowiązku dochowania tajemnicy służbowej i zakazu konkurencji przez pracownika. To pracodawca decyduje o tym z kim, w jakim obszarze i na jakich zasadach taką umowę podpisuje. Obowiązki pracodawcy i pracownika w tym zakresie reguluje szczegółowo Kodeks Pracy. Wiele asystentek/sekretarek taką klauzulę w swojej umowie ma. Te, które nie mają nie są jednak zwolnione z obowiązku przestrzegania tajemnicy i lojalności wobec firmy.
Lojalność wobec firmy, szefa czy współpracowników?
Każdy pracownik powinien być lojalny przede wszystkim wobec firmy, w której pracuje. Dobro jej interesów powinno stać ponad interesem szefa czy poszczególnych pracowników. Jednak jest granica tej lojalności w miejscu, w którym łamane jest prawo. O tym zawsze warto pamiętać podejmując decyzję dot. działania na rzecz firmy/szefa/współpracowników naruszających wewnętrzne procedury czy przepisy prawne.
Autentyczne przykłady nieumyślnego ujawnienia informacji przez pracowników sekretariatów
1. Sekretarka odebrała ważne i poufne dokumenty dot. planów strategicznych firmy klienta. Wracała z nimi do firmy komunikacją miejską, po drodze weszła do sklepu kupić sobie coś do picia. Dokumenty zostawiła w sklepie….
W tej konkretnej firmie sekretarka została zwolniona z pracy. A wystarczyło wziąć taksówkę i nigdzie po drodze nie wstępować…
2. Sekretarka otrzymała od swojego szefa jego kontrakt menedżerski do skserowania. Poszła do ksero gdzie spotkała koleżankę z innego działu. Zaczęły rozmawiać, a że temat ją wciągnął z roztargnienia zapomniała wziąć z maszyny kserującej kopię kontraktu…
Na szczęście koleżanka, z którą rozmawiała zauważyła to i zaniosła jej kopię. Szczegóły kontraktu nie ujrzały światła dziennego. Co jednak by się stało z zapisami kontraktu i nieostrożną sekretarką, gdyby nie lojalna koleżanka = lojalny pracownik firmy?
3. Dzwoni telefon w sekretariacie prezesa pewnej dużej firmy. Sekretarka odbiera, wita się, przedstawia firmę i pyta w czym może pomóc. Osoba dzwoniąca przedstawia się, mówi z jakiej firmy dzwoni i w jakiej sprawie /była umówiona na telefon z prezesem/. Sekretarka rozmawia z tą osobą po raz pierwszy, nie znają się. Sekretarka zaczyna się tłumaczyć. Mówi, że szefa nie ma, że szef zazwyczaj już o tej porze jest i ona nie wie co się z nim dzieje. Dodaje, że może pojechał na basen, bo rano często pływa lub odwozi dzieci do szkoły…….
Ta sekretarka nie powinna być sekretarką – gadatliwość jest cechą, która eliminuje pracę tym zawodzie. W takiej sytuacji wystarczyłoby poinformować, że szefa nie ma i przyjąć dla niego wiadomość…
Konsekwencje ujawnienia tajemnicy
Osoba, która ujawni informacje objęte tajemnicą, może wyrządzić dużo szkód firmie lub/i jej pracownikom.
Nadużycie lojalności przejawia się w „drobnych” sprawach, np. udzielanie osobie dzwoniącej bezpośredniego nr telefonu do któregoś z pracowników /mimo, że to informacja chroniona w firmie/ jak i w sprawach bardzo poważnych, np. udzielanie informacji o nowych usługach/produktach firmy osobom z zewnątrz, zanim zostały one upublicznione i włączone do oferty firmy.
Pracownikowi, który okaże się nielojalny, rozpowszechni tajemnice firmy, złamie umowę o zakazie konkurencji grożą sankcje karne i odszkodowawcze.
Jak pracownik sekretariatu może uchronić się przed nieumyślnym ujawnieniem informacji? Oto kilka wskazówek:
- nie udzielaj informacji o pracownikach firmy: imienia i nazwiska/stanowiska/telefonu/adresu e-mail osobom z zewnątrz jeżeli nie zostałaś do tego upoważniona (w wielu firmach obowiązuje polityka prywatności, która bardzo dokładnie reguluje które dane są jawne, a które nie. Chroni to interesy firmy m.in. przed konkurencją, „head hunterami”, telefonicznymi akwizytorami itp.)
- nie potwierdzaj osobom z zewnątrz zatrudnienia danego pracownika. To może zrobić tylko dział kadr/personalny lub szef firmy
- nie opowiadaj znajomym o szczegółach swojej pracy, swoim szefie i współpracownikach – nigdy nie wiesz jak anegdota firmowa opowiedziana na imprezie u znajomych zostanie wykorzystana
- nie daj się „podpuścić” – nie wdawaj się w dyskusje ze współpracownikami na temat firmy i szefa
- nie zostawiaj ważnych dokumentów na biurku, albo w miejscu gdzie każdy ma do nich dostęp. Przed wyjściem do domu zamknij je na klucz w szafce/szufladzie
- nie przekazuj informacji, co do których nie masz pewności, że są jawne
- nie zostawiaj kalendarza szefa z zapisanymi spotkaniami w miejscach, do których mogą mieć dostęp osoby niepowołane
- ważne dokumenty niszcz w niszczarce, nigdy nie wrzucaj ich do kosza i nie przeznaczaj na brudnopisy
Źródło: "Sekretariat" 12/2008
Agnieszka Korach
