Mity dot. zarządzania czasem

Czas czytania
4min.
Przeczytałeś już

Mity dot. zarządzania czasem

„Jadę pociągiem, przed którym sam układam tory”, „Czas mnie goni”, „Już pierwsza? Kiedy ten czas mi minął”, „Jak zwykle mam same zadania na wczoraj”, „Przydałby się ósmy dzień tygodnia” - mówienie o tym, że brakuje nam czasu jest najprawdopodobniej jednym z najprzyjemniejszych, a na pewno najpowszechniejszym sposobem na tegoż czasu marnotrawienie.

W związku z szaleńczym tempem życia i pracy, termin „zarządzanie czasem” jest dziś na ustach wszystkich. Mówi się o nim równie często jak o braku czasu. „Gdybym tylko potrafił/a lepiej zarządzać czasem” – zdarza mi się słyszeć na każdym kroku. Czym jednak tak naprawdę jest „zarządzanie czasem”? Czy nie próbujemy w to pojęcie wcisnąć zbyt wielu definicji? „Los modnych słów jest bardzo zbliżony – pisze Bauman w swej książce „Globalizacja - im więcej doświadczeń zyskuje dzięki nim przejrzyste wyjaśnienie, tym bardziej same stają się mętne i niejasne”. Podobny los spotkał opisywane przez nas zagadnienie. Pod hasłem „zarządzanie czasem” kryje się bowiem obecnie tak wiele sprzecznych ze sobą definicji, że – dla jasności - swój cykl artykułów zamierzam rozpocząć demaskacją wszystkich błędnych użyć tego terminu.

Poniżej zamieszczam inwentarz najbardziej powszechnych mitów związanych z zarządzaniem czasem. Być może odnajdziecie w nich, któreś ze swoich przekonań, a być może dopiszecie do tej listy swoje własne mity...

MIT nr 1.: Zarządzanie czasem to umiejętność wrodzona, w nikłym stopniu wyuczalna

Różnimy się między sobą temperamentem. Posługując się najprostszą typologią Hipokratesa-Galena możemy stwierdzić, że każdy z czterech typów ma swoiste predyspozycje do zarządzania czasem. Choleryk i sangwinik są najmniej to typy najmniej „zorganizowane”, flegmatyk ciut lepiej, melancholik zaś jest ze swej natury perfekcjonistą i mógłby uchodzić za wzór dla osób ze swojego otoczenia (o temperamentach i zarządzaniu czasem napiszę więcej w kolejnym artykule z cyklu).
Temperament nie wyjaśnia jednak w 100% naszego zachowania. Wpływ na nasze życie ma również nasz poziom IQ, status materialny, a zwłaszcza doświadczenie, jakie nabywamy w toku życia. Zarządzanie czasem to zatem nic innego, jak zbiór technik, których nauczenie się jednym przychodzi łatwiej, innym trudniej. O sukcesie w tej dziedzinie przesądza zatem nie wrodzony talent, czy predyspozycje, ale systematyczna, konsekwentna praca.
Zbigniew Ryżak opisał taki mozolny proces następującymi słowami - „Chodzi o działanie z pełną energią – umiejętne, celowe ćwiczenie, w którym obserwujemy swoje postępy i przekraczamy dotychczasowe osiągnięcia”.

MIT nr 2: Zarządzanie czasem zabija spontaniczną twórczość

To mit rozpowszechniany najczęściej wśród najzagorzalszych przeciwników zarządzania czasem. Powszechnie twierdzą oni, że uporządkowanie ich życia doprowadziłoby do zaniku wszelkiej inwencji i odebrałoby im jakąkolwiek radość z pracy.
Badania psychologów pokazują jednak coś zupełnie przeciwnego - uporządkowane życie pozwala nam przede wszystkim na znalezienie czasu na relaks, odpoczynek, regularne przerwy od pracy. A to właśnie te momenty wyzwalają w nas twórczą energię. Wiele „burz mózgów”, twórczych rozmów, sesji generowania nowych pomysłów poprzedza się wprowadzeniem ich uczestników w stan relaksacji. Zwiększa to kreatywność i zapewnia dostęp do niebanalnych idei ukrytych w naszych mózgach i niedostępnych w codziennym – pełnym pośpiechu – funkcjonowaniu zawodowym.
Fontana – ekspert zarządzania czasem i autor wielu książek na ten temat – zwraca również uwagę na inny aspekt zarządzania czasem: „Organizacja pozwala na przystosowanie się do sytuacji, jeśli zajdzie taka potrzeba. Takie zorganizowane życie wyzwala twórcze idee”. Paradoksalnie zatem – dzięki uporządkowaniu uzyskujemy elastyczność i możemy oderwać się od sztywnych wzorców funkcjonowania.

MIT nr 3: Zarządzanie czasem ma doprowadzić do pracy w nieskazitelnym porządku

Wspomniałam wcześniej, że różnimy się temperamentami. Różnimy się też oczywiście sposobem, w jaki rozumiemy porządek i zorganizowanie. Dla niewielu z nas środowisko, w którym możemy najefektywniej pracować to otoczenie sterylnej czystości. Jeszcze mniej z nas odnalazłoby się w planie dnia, w którym mamy zaplanowaną każdą minutę.
Organizacja pracy nie jest na szczęście zbiorem sztywnych reguł i zasad, każdy z nas powinien odnaleźć te techniki i zalecenia, które współgrają z naszą osobowością i osobistą wizją porządku i zorganizowania. W innym wypadku skazujemy się na organizacyjną porażkę.

Julie Morgenstern w książce „Jak być doskonale zorganizowanym” zauważa, że większość ludzkich prób zarządzania czasem i organizacją pracy kończy się fiaskiem – „Od lat starasz się być człowiekiem zorganizowanym. Kupiłeś tony książek, zebrałeś stosy wycinków prasowych, zdarzyło ci się nawet wziąć udział w warsztatach. [...] Wydałeś majątek na setki koszy, pudeł, stelaży, sortowników, wieszaków, segregatorów i pojemników w przegródkami. [...] Odczuwałeś chwilową ulgę, dostrzegałeś światełko w tunelu, ale utrzymanie wymarzonego porządku okazywało się niemożliwe. Nie mijało wiele czasu, a bałagan wracał. Chaos znów brał nad wszystkim górę”.

Morgenstern nazywa to „syndromem organizacyjnego jo-jo”, czyli wracaniem zawsze do punktu wyjścia, niezależnie od tego, ile czasu poświęcimy i jakich technik użyliśmy, by wprowadzić do naszego życia ład. Główną przyczyną „syndromu organizacyjnego jo-jo” jest brak dopasowania stosowanych przez nas technik organizacji pracy do własnych upodobań, doświadczeń i temperamentu.

MIT nr 4: Zarządzanie czasem to dążenie do całkowitej samowystarczalności i niezależności

Zarządzanie czasem powszechnie kojarzy się z robieniem wszystkiego „własnymi rękoma” oraz byciem osobą niezastąpioną. Psychologowie apelują jednak, by nie ulec tej właśnie pułapce „zarządzania” czasem. Pojmowanie gospodarowania czasem jako absolutnej samowystarczalności prowadzić może bowiem do przepracowania i zachwiania tzw. work-life balance (równowagi między życiem osobistym i zawodowym). Tymczasem cel zarządzania czasem jest całkowicie przeciwstawny. Według Fontany „dobre gospodarowanie czasem pozwala na efektywne funkcjonowanie przez całe życie oraz uchronienie się przed największym wrogiem w naszej pracy, tzn. przed wypaleniem się naszych wewnętrznych zasobów”.
Dobre wykorzystanie czasu bazuje zatem na odpowiednim podziale obowiązków, umiejętnym delegowaniu zadań i asertywnej odmowie, gdy szef lub współpracownicy wrzucają nam zbyt wiele zadań na głowę.

MIT nr 5: Zarządzanie czasem to inna nazwa dla perfekcjonizmu

Źródła perfekcjonizmu są przez psychologów opisywane różnorako. Jedni widzą przyczynę perfekcjonizmu w lęku przed porażką („obawiam się krytyki, więc dbam o najdrobniejsze szczegóły, które mogłyby przysporzyć mi kłopotów), inni zaś w lęku przed sukcesem („moje dzieło nigdy nie jest dostatecznie dobre, by zaprezentować je innym, w efekcie nie chwalę się nigdy tym, co osiągnąłem”). Jedno jest pewne – perfekcjonizm nie jest synonimem zarządzania czasem i organizacją pracy. Jednym z haseł, które przyświecają zarządzaniu czasem jest bowiem zasada good enough, wykonywanie zadań na wystarczająco dobrym poziomie, bez nieustannego powracania do nich i poprawiania już zamkniętych projektów.
Perfekcjonizm jest zatem przeciwieństwem efektywnego zarządzania czasem, jest raczej jednym ze sposobów na jego efektywne zmarnotrawienie.

Już w momencie zamykania artykułu przyszło mi do głowy kilka nowych mitów, które można by w tym artykule opisać („mit o zarządzaniu czasem jako o typie zachowań A”, „zarządzanie czasem jako egoizm” etc.). By jednak uszanować czas swój i czytelnika oraz zastosować się do czołowej zasady zarządzania czasem „określ ramy czasowe zadania i trzymaj się ich”, zakończę swoje rozważania w tym momencie. Obiecuję jednak, że w dalszej części cyklu temat ten zostanie wyczerpany...

vagla.pl

Autor:
Sabina Sadecka