MS Access to ważna aplikacja, która umożliwia tworzenie ogromnych (jak na komputery biurkowe) zbiorów danych, przechowywanie ich w spójny i bezpieczny sposób, tworzenie z nich raportów, budowanie formularzy i zapytań.

MS Access to aplikacja, która w ciągu ostatnich lat była podobną lokomotywą dla pakietu Office jak Excel – z tą różnicą, że występuje zwykle w wersjach bardziej rozbudowanych, droższych, określanych jako „professional”. Wygląd zaraz po uruchomieniu przypomina arkusz kalkulacyjny, jednak nic bardziej mylnego. MS Excel ze swoim ogromem formuł, sposobów formatowania, prezentowania czy analizowania jest idealny do pracy przy tzw. płaskich zbiorach, zawierających głównie liczby. Powszechnie używany też do tworzenia tabel czy zestawień, dostaje „zadyszki”, gdy danych robi się naprawdę dużo, gdy nie są one liczbami, oraz (co najważniejsze) gdy ich struktura jest relacyjna. Co to w praktyce oznacza? Wszelkie te sytuacje, gdy jednemu wpisowi odpowiada więcej niż jeden z nim powiązany. Przykładowo, gdy istnieje zbiór dostawców oraz zbiór produktów przez nich dostarczanych, jeden dostawca może mieć w ofercie kilka produktów, każdy produkt może być oferowany przez więcej niż jednego dostawcę. Aby zapisać możliwe powiązania pomiędzy dostawcami a produktami, pojedyncza tabela tworzona zwykle w Excelu robi się zbyt ciasna. W tym momencie rozwiązaniem staje się MS Access.

Stworzenie bazy

W jaki sposób wykorzystać tę maszynę, aby ułatwić sobie i innym codzienną pracę? Przede wszystkim, przed stworzeniem bazy lub importem danych przechowywanych dotąd w innym formacie dobrze jest się zastanowić, jakiego typu informacje mają być tam przechowywane, w jaki sposób najczęściej będą do bazy wprowadzane nowe dane, jakich zestawień, raportów będziemy zwykle potrzebować. Pomocne może być przeanalizowanie doświadczonych wcześniej uciążliwości przy „obrabianiu” danych w programie typu Excel (przykładowo – powtarzające się te same dane w różnych arkuszach czy skoroszytach, trudności ze znalezieniem oraz powiązaniem ich wszystkich). Następnie należy bazę stworzyć. Zanim zaczniemy pracowicie wypełniać danymi kolejne rubryki, warto spojrzeć na oferowane gotowe szablony – w programie, na stronach internetowych producenta programu lub zaawansowanych użytkowników chętnie dzielących się swoją wiedzą z innymi. Czasami gotowy szablon podpowiadający kolejne działania okaże się w zupełności wystarczający, czasem konieczna będzie lekka modyfikacja do własnych celów, niekiedy zyskiem będzie doświadczenie zebrane przy pracy nad podobną do naszej bazą. Po wybraniu nazwy i miejscu zapisania pliku na dysku (pamiętając, aby w przyszłości dbać o kopię zapasową i zabezpieczenie przed uszkodzeniem czy skasowaniem) należy rozpocząć wprowadzanie danych. Nawet zaczynając tworzenie od zera, nie jesteśmy skazani na mozolne wpisywanie każdej rubryki. W przypadku każdej składowej części nowego systemu przechowywania informacji (czyli tabel, kwerend, formularzy, raportów) możemy skorzystać z kreatora, który zadając pytania pomoże stworzyć ten element.

Tabele – miejsce przechowywania informacji

Pierwsza, najważniejsza składowa pliku z bazą danych to tabele. Ten element najbardziej przypomina arkusz kalkulacyjny, w odróżnieniu od Excela zwraca uwagę mniejsza elastyczność „kratek”. Należy je zapełniać wszystkie, od górnego lewego rogu, stopniowo zapełniając wszystkie przylegające wiersze i kolumny, nie próbując ich w żaden sposób formatować jak w arkuszu kalkulacyjnym. Dane są tutaj jedynie przechowywane, a ich strona wizualna nie ma znaczenia – te efekty osiągniemy za pomocą raportów i formularzy. Oczywiście, nie trzeba tego wszystkiego wpisywać ręcznie. Dobrym sposobem jest wklejanie przygotowanych wcześniej całych kolumn z Excela. Sprawdzi się on zarówno przy przenoszeniu danych z dotychczas używanego arkusza, jak też z plików tekstowych czy innych via Excel. Podobną opcją jest import danych z zewnętrznych plików, oprócz xls jest tu dużo innych rozpoznawanych rozszerzeń. W porównaniu z ręcznym wklejaniem metoda ta jest szybsza, ale ewentualne pliki, z których Access będzie pobierał dane, muszą być lepiej „poukładane” dla potrzeb bazy danych – w innym wypadku konieczna będzie kosmetyka tabeli. Niewątpliwym plusem powyższych rozwiązań jest fakt, że dla bardzo wielu osób przygotowanie danych w dużo lepiej znanym na co dzień Excelu będzie znacznie łatwiejsze i pozwoli niejako oswoić się z nowością Accessa. Niezależnie od sposobu, w jaki wprowadza się informacje do tabel, ich zaprojektowanie, ilość kolumn i danych w nich zawartych ma ogromne znaczenie dla jakości przyszłej bazy. Tabele są miejscem przechowywania wszystkich informacji. Zarówno przy przenoszeniu całych kolumn z Excela (który przestał nam odpowiadać jako metoda przechowywania danych), jak i wpisywaniu należy się zastanowić, ile informacji ma zawierać każda tabela. W obrębie jednej – najlepiej gdy zapisane są informacje dotyczące jednego „tematu”, zagadnienia, aby te same dane nie powtarzały się. Dzięki temu przechowywanie jest bardziej efektywne, a także eliminuje błędy mogące powstać przy wprowadzaniu danych. Dobrze też, gdy każda kolumna ma ten sam typ danych (data, liczba czy tekst) – zaprocentuje to przy tworzeniu kwerend, formularzy czy raportów. Jeśli trudno jest się zdecydować, na jakie grupy podzielić wprowadzane dane lub nie wynika to z dotychczasowych plików excelowych, radzę „podpatrzeć” jak zorganizowano tabele w plikach dostarczanych jako próbki wraz z programem.

Kwerenda, czyli zapytanie

Kolejną pozycją w widoku obiektów każdej bazy są kwerendy. To pierwsze z serii elementów, które w pewien sposób „oddają” funkcjonalności, jakie w porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi zniknęły w tabelach. Zamiast bowiem formatować dane, sortować je w zadany sposób – kwerenda, czyli zapytanie, wyciąga z bazy tylko te informacje, które nas w tej chwili interesują. Nie trzeba usuwać czy ukrywać niepotrzebnych chwilowo kolumn danych, po prostu z bardzo obszernego zbioru informacji, jaką jest baza danych programu Access, wyciągamy tylko istotne. Początkowo najlepszym sposobem z oswojeniem się z „odpytywania” jest utworzenie prostych kwerend wybierających, czyli takich, które pobierają dane z tabel, nie zmieniając ich zawartości. Każda stworzona kwerenda może zostać zapisana, a w miarę przybywania doświadczenia można ją modyfikować, uruchamiać wielokrotnie, wydobywając z bazy dane uzupełnione o najnowsze wpisy. Program bowiem nie zapisuje wyniku działania zapytania, a jedynie sposób jego sformułowania.

Po zdobyciu umiejętności tworzenia kwerend wybierających można spróbować kolejnego typu – parametrycznych. Tu pytający ma możliwość określenia interesującego przedziału, zakresu czy innego parametru – funkcja ta jest bardzo przydatna do wydobywania danych dla części przedsiębiorstwa, wyników z jednego kwartału czy też przykładowo sprzedaży na jednym z wielu rynków. Kolejne typy kwerend to początek terenu dla bardziej doświadczonych użytkowników programu: kwerenda krzyżowa, funkcjonalna oraz SQL to zapytania, które tworzą nowe tabele, dopisują rekordy – ogólnie mówiąc dokonują zmian w bazie danych. Z tego powodu zalecam wcześniejsze kopiowanie pliku z bazą danych, aby w razie gdyby nowa kwerenda na skutek niedopracowania pozmieniała zawartość bazy, móc powrócić za pomocą kopii zapasowej do stanu sprzed zmian. W ten sposób można będzie stopniowo budować coraz bardziej zaawansowane zapytania, bowiem w przypadku bardziej rozbudowanych kwerend, dane zebrane za ich pomocą mogą być łączone, używane wielokrotnie, być źródłem dla kolejnych funkcji programu, takich jak raporty, formularze czy strony www umożliwiające dostęp do danych.
 

Formularze – projekt „okienka” do wpisywania danych

Wspominałem kilkakrotnie o tym, że MS Access to program umożliwiający zarządzanie dużą ilością informacji. Projektując bazę, wpisując czy importując do niej dane można zwykle zaobserwować, jak wiele. Nie każdy jednak jest, czy nawet powinien, być „masterem” tej aplikacji, czasem również sam autor bazy po jakimś czasie nie pamięta dokładnie jej struktury i szczegółów. Przy uzupełnianiu, dopisywaniu czy nawet przeglądaniu kolejnych rekordów pojawia się niepokój, że pracując na ogromnej tabeli łatwo niechcący coś w niej niewłaściwie pozmieniać, pomylić wiersze i kolumny, coś skasować. Jak aplikacja pomaga w tej dziedzinie? Tu na pomoc przychodzą formularze. Ten moduł aplikacji pozwala zaprojektować „okienko”, w które będziemy wpisywać bądź przeglądać dane. Jakie są jego plusy? Otóż osoba wprowadzająca dane (może to być ktoś przyjmujący zgłoszenia czy zatrudniony jedynie w celu aktualizowania lub sprawdzania wpisów) będzie wówczas na ekranie mieć proste okno zawierające jedynie te pola, które należy uzupełnić. Dobry formularz nie pozwoli wpisać danych w innym formacie niż wymagany, pozostawić pustych miejsc, zadba również o to, aby wypełnione przez nas pola znalazły się we właściwych miejscach (czasem ogromnej) bazy. Te cechy oraz właściwość plików baz danych (osoba, która ma otwarty plik do edycji, nie blokuje całego pliku, a jedynie rekord, który w danej chwili wpisuje) stały się podstawą do tworzenia zintegrowanych sieciowych systemów obsługi firmy. Mówiąc obrazowo i w wielkim skrócie – w tej samej niemal chwili, gdy w magazynie każdy przyjmowany towar jest dopisywany do bazy, druga i kolejne osoby mogą ją przeglądać, orientować się w aktualnych stanach magazynowych czy nawet prowadzić sprzedaż, czyli de facto „odejmować” ilość towarów. Nie muszą oni wszyscy co jakiś czas aktualizować pliku, informować się nawzajem ile pozycji przybyło czy ubyło – wszyscy bowiem pracują na tych samych danych, widząc aktualny stan. W przypadku tworzenia formularzy (przynajmniej w początkowej fazie) chyba najbardziej pomocny będzie kreator, ponieważ z założenia w formularzu ważny jest jego wygląd. Czytelne rozmieszczenie pól ma kapitalne znaczenie dla łatwości obsługi przez osobę, która nie ma czasu czy potrzeby wnikać w szczegóły rekordów całej bazy.

Raporty – prezentacja danych

Skupiłem się głównie na aspektach gromadzenia i przetwarzania danych, pokazując surową skrupulatność tej aplikacji, nie wspominając niemal słowem o prezentacji. Na koniec opiszę więc grupę obiektów, które w bezpośredni sposób umożliwiają zobaczenie korzyści z użytkowania Accessa. Są to raporty. Pozwalają one przedstawić interesujący zakres, wycinek danych, zestawienie na podstawie zadanych parametrów. Szybko i elegancko. Idealnie sprawdzają się w sytuacji, gdy w krótkim czasie należy pokazać dokument mający kogoś przekonać do swojej racji – czytelnie podane informacje na konkretny temat są zawsze przekonujące.

Tu również najbardziej przydatne będą automaty podpowiadające jak skonstruować raport. W przypadku, gdy nagle potrzebne jest przejrzyste zestawienie danych, najlepiej sprawdzi się autoraport. Pozwala szybko zbudować raport, nie daje jednak zbyt dużej kontroli nad jego wyglądem. Jeśli tworzymy go cyklicznie i jest więcej czasu na zaprojektowanie, za pomocą funkcji kreatora oraz widoku projektu możemy dopracować dokładnie wygląd. Aby wyniki były nie tylko przejrzyste graficznie, ale także zawsze aktualne (po każdym uruchomieniu) oraz zawierały najpotrzebniejsze dane należy skorzystać z uprzednio zbudowanych kwerend. Szybkie stworzenie raportu jest więc swoistą nagrodą za czasem mozolne budowanie tabel, formularzy i kwerend.

Wśród programów Microsoftu, zaliczanych do szeroko pojętego Office-a, Access wydaje się być najbardziej skomplikowanym, ale również najwszechstronniejszym programem. Z odrobiną wiedzy i poświęconego mu czasu umożliwi zbudowanie systemu, który odciąży ludzi od mrówczej pracy przy gromadzeniu i przetwarzaniu informacji i pozwoli skoncentrować się na twórczym ich wykorzystaniu. Być może warto więc zainteresować się programem z „kluczykiem”, drzemiącym gdzieś na dysku firmowego komputera.

Paweł Chojnacki - doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT, ARK Consulting, portaldlasekretarek.pl