Na front, sekretariat, na front!

Czas czytania
1 minute
Przeczytałeś już

Na front, sekretariat, na front!

W kontaktach interpersonalnych bardzo duże znaczenie mają mechanizmy pierwszego wrażenia. Dlatego ważne jest jakie osoby dobieramy na stanowisko sekretarki. Pierwszy kontakt wpływa na rodzaj etykiety jakie są  naklejane na osobę pierwszego kontaktu. Konieczne jest, aby zdać sobie sprawę, że każdy z każdej strony nas ocenia i w każdej sytuacji sprzedajemy własną osobę.
Sekretariat jest jak Twoja scena i Ty decydujesz jakiej rangi aktorem chcesz zostać. Albo zagrasz osobę kontrolującą swoje reakcje w sposób naturalny, świadomą współtworzenia wizerunku firmy w jakiej pracujesz, albo odbębnisz jeden ze swoich obowiązków jako marna aktorzyna. Wszystko zależy od sterowania swoim wizerunkiem.
Jeden z niebywale często powtarzających się błędów jakie można zauważyć, jest brak kontaktu wzrokowego z klientem, co czasami jest połączone z brakiem jakichkolwiek reakcji w stosunku do niego. Przecież każdy z nas chce być jak najszybciej obsłużony bądź poinformowany.  A co jeśli pojawiają się trzy obce osoby w sekretariacie? Jaka wtedy powinna być reakcja ze strony asystentki?
Pamiętaj, że jesteś stale obserwowana w momencie kiedy klient zajął już miejsce w pobliżu Twojego stanowiska i czeka na umówione spotkanie. Rozmowy telefoniczne, Twoje reakcje, stosunek do innych pracowników - wszystko jest wchłaniane przez naszego obserwatora. Nie rzadko zdarza się, że osoba z zewnątrz jest świadkiem konfliktów. Tymczasem jest to niedopuszczalne. Klient nie może obserwować nawet najmniej znaczących utarczek. Zdecydowanie wpływa to negatywnie na odbiór przedsiębiorstwa i jakość zarządzania personelem. Sekretariat jest sceną, gdzie powinna mieć miejsce wyreżyserowana gra aktorska, a nie reality show z zaplecza. Panuj nad grą.  
Podczas rozmów telefonicznych ze swoimi kolegami z pracy unikaj żargonu. Bardzo irytujące jest kiedy osoby oczekujące w sekretariacie muszą wysłuchiwać dziwnych rozmów połączonych z dziwnym śmiechem.
Osoba na stanowisku w sekretariacie,  która traktuje osobę z zewnątrz jak gościa, w pełnym tego słowa znaczeniu, w odpowiedni sposób wita się z nim,  ale przede wszystkim towarzyszy mu.  Daje odczuć ważność osoby czekającej, wyraża zainteresowanie. Pamiętaj,  że w tych chwilach to klient jest najważniejszy - dla jego korzyści między innymi zajmujesz swoje stanowisko.
Autor:
Anna Olear