Spróbujmy zastanowić się nad programami, które umożliwią, ułatwią lub pomogą w prowadzeniu biura czy sekretariatu.

Oto mały przegląd programów – tych, które można znaleźć na dysku firmowego komputera, tych kuszących reklamami w prasie i Internecie, obiecujących rozwiązanie wszelkich problemów (gdyby nie cena i brak zrozumienia u szefostwa), a także mniej znanych, niekiedy darmowych, chociaż wcale nie gorszych. Nie będzie to jednak przegląd oferty rynkowej, porównanie czy analiza produktów, ponieważ każdy użytkownik służbowego komputera najczęściej zmuszony jest do poruszania się w przestrzeni wyznaczonej przez obowiązujący w firmie standard, politykę licencyjną, koszty oraz konieczność wymiany elektronicznych dokumentów z klientami lub współpracownikami.

Portable dokument format

Na początek kilka słów o prawie niewidocznym na co dzień oprogramowaniu oraz tworzonych przez niego dokumentach. PDF, czyli portable dokument format – skutecznie wylansowany przez firmę Adobe standard elektronicznych dokumentów. Pomimo kilku wad, pozycja tego standardu wydaje się być niezagrożona. Ogromnym plusem jest łatwość przeczytania dokumentu na niemal każdym komputerze oraz zgodność tego, co widzimy na ekranie, z gotowym wydrukiem. Stąd mnogość instrukcji, ulotek, pism, formularzy występujących w tym formacie. Firma Adobe udostępnia darmowe programy do odczytu tych dokumentów – Adobe Reader (konkurencyjne czytniki praktycznie nie liczą się na rynku), obecne niemal w każdym komputerze; brak tego programu może być chyba tylko przypadkowym wynikiem roztargnienia informatyka. PDF jest moim zdaniem bardzo dobrym rozwiązaniem gdy trzeba stworzyć dokument łatwy do odczytania, o ściśle sprecyzowanym wyglądzie, układzie strony, w miarę odporny na ewentualne próby edycji przez adresatów. Aby to zrobić, należy zaopatrzyć się w program umożliwiający projektowanie takich dokumentów czy tzw. sterownik, czyli mały program tworzący wirtualny wydruk do pliku PDF. Tu, w odróżnieniu od czytników, jest spory wybór – od prostych sterowników dostarczanych razem ze skanerem (umożliwia zapisanie skanowanego dokumentu jako PDF) poprzez całą kategorię nierzadko darmowych programów (również do wykorzystania komercyjnego, chociaż polecam dokładne przetestowanie przed zastosowaniem w pracy), które można znaleźć w kategorii „free PDF” czy „PDF converter”, aż do poważnych pakietów firmy Adobe. Ten ostatni oczywiście dość dużo kosztuje (jest co najmniej kilka wersji różniących się zaawansowaniem), pozwala jednak sprawnie tworzyć i zarządzać dokumentacją w plikach PDF.

Microsoft Office

Skoro biuro i dokumenty, to... Microsoft Office? Sztandarowy produkt wielkiego koncernu, próbującego chwilami zupełnie zdominować rynek swoimi rozwiązaniami. Słowo „Office” przylgnęło do pakietu w latach 90., gdy zaczęto sprzedawać te programy w zestawach. Ogromna mnogość wersji i zawartości – w najprostszym przypadku jest to edytor Word, arkusz kalkulacyjny Excel oraz program do tworzenia prezentacji PowerPoint. W wersjach zaawansowanych i droższych pojawia się też Access do pracy z bazami danych oraz program-kombajn pocztowy Outlook. Dokładne różnice w wersjach i zawartościach polecam sprawdzić na stronie WWW producenta. O każdym z tych programów napisano mnóstwo książek i różnego rodzaju prac, stały się niemal synonimem formatu dokumentów biurowych (*.doc dla tekstów, *.xls dla arkuszy kalkulacyjnych, *.ppt czy też *.pps dla prezentacji, *.mdb dla baz danych) – co można więc jeszcze na ich temat dodać? Od lat 90. XX wieku stały się one niekwestionowanym liderem w tej gałęzi produktów, a konkurencja z różnych powodów niemal przestała istnieć. Szczególnie Excel, który wprawnemu, przeszkolonemu, znającemu dobrze możliwości programu użytkownikowi jest w stanie zastąpić niemal wszystkie inne programy z tej rodziny. Edytor Word z kolei to chyba najczęściej u nas używany niepotrzebnie program – naszpikowany mnóstwem często kontrowersyjnych funkcji, powszechnie wykorzystywany do tworzenia dokumentów bardzo prostych, które z powodzeniem można napisać pod kontrolą znacznie skromniejszego (i tańszego) edytora. Wymienione powyżej programy składające się na pakiet Microsoft Office w ciągu ostatnich kilkunastu lat przeżyły wiele zmian, poprawek i wersji. Na szczęście dla swoich klientów oraz wszystkich posługujących się tym produktem, wersje oznaczane jako 97-2000-XP-2003 używają w większości wymienionych powyżej formatów plików i nie sprawiają kłopotów przy przesyłaniu dokumentów do osób korzystających z ciut innej wersji programów. Najnowsza edycja – Office 2007, coraz wyraźniej skłania się do nowych formatów zapisu dokumentów, miejmy nadzieję, że zmiana ta nie będzie tak bolesna dla użytkowników jak „przesiadka” z wersji 95 do 97, gdy wiele osób miało problemy z poprawnym odczytaniem swoich zapisanych poprzednią wersją pakietu plików.

Nie wnikając za bardzo w szczegóły – jeśli na twoim służbowym komputerze jest zainstalowany Microsoft Office (lub szef postanowił nabyć ten produkt) – to... bardzo dobrze! Zostawiając na boku powszechne sympatie lub antypatie do jego producenta (Microsoftu), a skupiwszy się na wykorzystaniu potencjału programów – można za jego pomocą bardzo ułatwić sobie pracę w biurze.

OpenOffice

Na początku poprzedniego akapitu napisałem „Microsoft Office” ze znakiem zapytania. Celowo. Od ponad ośmiu już lat ten biurowy kombajn ma bowiem silną konkurencję. W roku 2000 na rynku, z którego jak już wspomniałem, Microsoft wcześniej wyeliminował innych graczy, pojawił się nowy. Firma Sun udostępniła wówczas bezpłatnie wszystkim chętnym pakiet StarOffice, tworząc początki produktu nazywanego dziś OpenOffice. W ciągu kilku lat tuż obok wydawałoby się wszechpanującego MS Office wyrósł i umocnił się pakiet, który zmusił firmę Microsoft do podjęcia kroków w celu obrony swoich produktów. Wszystko to z zyskiem dla nas – klientów, użytkowników, bo w sytuacji walki konkurencyjnej zyskują odbiorcy.

Wspomniałem nieco wyżej o innych, nowych formatach zapisu plików (pojawiających się również w programach Microsoftu) – to właśnie skutek coraz większej popularności programów OpenOffice. Początkowe problemy z wymianą dokumentów, ich konwertowaniem powoli przechodzą do historii, ponieważ trwają prace nad wspólnym, otwartym (nie zastrzeżonym patentami) formatem przyjętym jako obowiązujący dla wszystkich nowych aplikacji biurowych. Nad przestrzeganiem formatu już teraz czuwa specjalna organizacja, dbając o to, aby producenci oprogramowania przestrzegali tej normy tak samo jak innych, ujętych w specyfikacjach ISO. Z tego właśnie powodu, szczęśliwie dla nas, możemy w poszukiwaniu dobrego oprogramowania do biura skupić się na oferowanych funkcjach, wygodzie użytkowania czy cenie – powoli zapominając o kłopotach z wymianą plików.

Podobnie jak w przypadku pakietu firmy Microsoft, w świecie Open Office mamy cały kalejdoskop programów do wyboru. Dodatkowo jeszcze, mogą pochodzić one od wielu producentów. Firma Sun rozwija bowiem nadal wykupiony w 1999 roku pakiet StarOffice i sprzedaje jako oprogramowanie komercyjne, natomiast tzw. OpenOffice.org istnieje jako otwarty, darmowy projekt dla wszystkich (również do zastosowania w biznesie). Własne wersje rozwijają też Lotus (obecnie oddział IBMa) – darmowy pakiet Lotus Symphony, Corel jako komercyjny Wordpect Office czy Apple ze swoim produktem iWorks. Istnieje też cała plejada produktów firm mniejszych, trudno tu nawet podać kompletną listę. Mając tak duży wybór, radzę dobrze przyjrzeć się przed dokonaniem wyboru, nie zawsze jest to kwestia kosztu, bowiem przyzwyczajenia personelu do jednego produktu (sposobu jego obsługi czy innych charakterystycznych cech) może mieć większe znaczenie, a co za tym idzie – wartość. Dobrym wyborem może być zakup jednej z wielu wersji OpenOffice, firmowanej przez dużego, znanego producenta. Nieprzypadkowo napisałem „zakup” odnośnie pakietu chwilę wcześniej opisywanego jako darmowy. Wersja OpenOffice w pudełku z logo firmy oznacza w tym przypadku, że płacimy za dobór programów w pakiecie, dokumentację, czasem specjalnie stworzony interfejs dla wszystkich aplikacji, a także (co moim zdaniem najważniejsze) pomoc techniczną producenta.

Próbując w ogromnym skrócie opisać, czym różnią się wspomniane pakiety od swojego wielkiego konkurenta ze stajni Microsoft, należy wspomnieć o trochę innej idei interfejsu programu – tu bowiem zwykle mamy jedną aplikację potrafiącą otworzyć czy zaimportować dokumenty różnego rodzaju (tekst, arkusz kalkulacyjny czy prezentację). Trzeba się do tego przyzwyczaić (to uwaga dla tych, którzy na taki pakiet trafili siadając przy służbowym komputerze), trzeba o tym pamiętać wybierając standard programów dla naszej firmy. Istotną cechą aplikacji typu OpenOffice jest też fakt, że w znacznie większym stopniu potrafią one pracować w środowiskach niewindowsowych.

MS Works

Kilka słów o mniejszym, młodszym „bracie” Microsoft Office. MS Works to zestaw programów zaprojektowanych z myślą o biurze domowym czy małej firmie. W ofercie od wielu lat, od zawsze jednak w cieniu. Ogromne upowszechnienie Worda, Excela i PowerPointa spowodowało, że szczególnie w naszym kraju jest on produktem niszowym i marginalnym. Częściowo słusznie, ponieważ problemy z wymianą dokumentów z „dużym” Office-m oraz niewielkie możliwości (szczególnie modułu arkusza kalkulacyjnego) skutecznie zniechęciły wiele osób. Od niedawna Works powraca z nowymi propozycjami licencjonowania – oprócz wersji płatnej można też używać darmowej wersji z wyświetlającymi się reklamami (gdy mamy ich dosyć – zawsze można dokonać płatnej migracji do wersji bez reklam). W zamian otrzymujemy skromny edytor tekstu, bardzo skromny (w porównaniu do Excela) arkusz kalkulacyjny, prosty program do tworzenia baz danych oraz podgląd prezentacji typu Powerpoint.

Osobom potrzebującym silnego narzędzia do pracy przy arkuszach należałoby ten produkt odradzić, gdyż z dokumentami Excela jest on raczej symbolicznie tylko „zgodny”. Wspominam o nim dlatego, ponieważ oprócz faktu, że na samym starcie działalności małej firmy może się okazać wystarczający, ważniejszy powód to polityka licencyjna Microsoftu – otóż MS Works bywa traktowany jako pierwszy krok do MS Office. Co to oznacza? Możliwe jest czasem „upolowanie” bardzo korzystnej oferty upgrade-u za stosunkowo niedużą opłatą do Microsoft Office. Warto czasem o to zapytać przedstawiciela handlowego.

Google Documents

Oprócz opisanych dużych zestawów aplikacji do prac biurowych, coraz wyraźniej zaznacza się trend by programy i dane niejako podążały za coraz ruchliwszymi pracownikami. Dostęp do danych i programów z każdego miejsca gdzie jest Internet to filozofia środowisk typu Google Documents. Mając do dyspozycji przeglądarkę internetową możemy niemal wszędzie pracować nad projektami. Jak na razie, oprócz entuzjastycznie nastawionej młodzieży oraz niektórych wyjątkowo mobilnych szefów zaopatrzonych w zestaw przenośnych gadżetów (laptop, palmtop, blackberry) – pomysł ten nie spotyka się z hurraoptymizmem. Powodem jest chyba trochę egzotyczny sposób obsługi, co i raz znajdowane błędy w aplikacjach oraz zwyczajna niechęć czy obawa przed powierzaniem wszelkich dokumentów, arkuszy, prezentacji, zapisków kalendarzowych i maili jednej wielkiej firmie – w tym przypadku Google.

Nurt ten jednak jest widoczny, tuż za Google Documents podąża Microsoft ze swoimi narzędziami w postaci Microsoft Office Live – zestaw programów opartych o konto pocztowe i obsługiwanych również poprzez przeglądarkę internetową. Obecnie w fazie raczej testowej i kierowane bardziej w stronę prywatnych użytkowników, ale bardzo możliwe, że przyszłość należy do takich pomysłów.

Strategiczne aplikacje

Oprócz programów do obsługi poczty elektronicznej (które z powodu ich obszerności należy poruszyć oddzielnie), istnieje kilka nieco mniej znanych, ale często strategicznych aplikacji. W zestawie Microsoft Office, w zależności od wersji, możemy znaleźć wiele programów-efemeryd do tworzenia stron internetowych, robienia notatek czy katalogowania fotografii. Żaden z nich nie dołączył do żelaznego zestawu niezbędnych aplikacji pakietu, natomiast dwa inne, najczęściej sprzedawane zupełnie oddzielnie – stanowią często podstawę do pracy dla wielu środowisk projektowych.

Pierwszy z nich to Visio – edytor schematów i grafów. Do roku 2000 rozwijany przez firmę o tej samej nazwie, później wchłonięty przez Microsoft. Po zainstalowaniu integruje się z pakietem Office. Dbałość producenta o aktualizacje oraz ilość dostępnych bibliotek symboli do tworzenia schematów z najróżniejszych dziedzin powoduje, że program bardzo umacnia się w swej pozycji lidera w tej grupie. Ponieważ wymaga oddzielnej i dość drogiej licencji, nie występuje tak powszechnie jak inne składniki Microsoft Office. Na szczęście producent przewidział darmowy program Visio Viewer, umożliwiający podgląd i drukowanie plików programu. Dzięki temu w mailowej dyskusji nad ostatecznym kształtem rysowanego schematu mogą brać udział nie tylko szczęśliwcy mający zainstalowaną pełną wersję.

Drugi przedstawiciel biurowej „arystokracji” to Microsoft Project. Aplikacja mająca pomagać w koordynacji spraw związanych z prowadzeniem projektów (zarządzanie zasobami, personelem, harmonogramy, budżet, wykresy), z upodobaniem używana przez wyższą kadrę menedżerską. W tym przypadku Microsoft nie zdecydował się na udostępnienie darmowego, a nawet płatnego programu do podglądu plików, więc zdarzają się przypadki paniki personelu gdy szef prześle harmonogram prac w formie tajemniczego pliku *.mpp. Z pomocą wówczas mogą przyjść programy-przeglądarki producentów niezależnych, chociaż trudno tu wskazać lidera. Może ewentualnie Steelray Project Viewer wyróżnia się na tle innych, niestety nie jest to program darmowy.

Na koniec wspomnę o dwóch programach, często działających w naszych komputerach niemal transparentnie, niezauważalnie dla użytkownika, których użycie bywa niezbędne, a co najmniej jest w „dobrym tonie”.

Programy do kompresji, archiwizery. Z całej plejady programów i sposobów kompresji, do dziś przetrwały tylko dwa. WinZIP i WinRAR – przedrostki „win” w ich nazwach świadczą o długiej ewolucji jaką przeszły. Są to obecnie wygodne programy pozwalające jednym kliknięciem skompresować lub zdekompresować plik lub cały zestaw plików. Przy dzisiejszych ogromnych dyskach naszych komputerów problem braku miejsca i konieczność kompresowania danych spadła na dalsze miejsce, istotniejsze obecnie jest aby przesyłając załącznik lub wiele załączników w mailu – móc dołączyć jeden zwarty plik i usprawnić przesyłanie dokumentów. Wspomniane dwa formaty *.zip i *.rar są najpopularniejsze, warto pamiętać, że obydwa formaty obsługuje tylko WinRAR.

Obserwując dzisiejszy rynek oprogramowania, można pokusić się o stwierdzenie, że nie było lepszej sytuacji dla klienta. Wiele firm zabiega o względy użytkowników, kusząc ich coraz lepszymi produktami, i nawet te najbardziej wyspecjalizowane są dostępne w polskiej wersji językowej, a silny nacisk ze strony twórców wolnego oprogramowania powoduje obniżkę cen przy zachowaniu jakości i funkcjonalności.

Paweł Chojnacki- doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT; arkconsulting.com.pl, portaldlasekretarek.pl

Źródło: Sekretariat 09/2009