Organizacja szkolenia od A do Z

Czas czytania
2min.
Przeczytałeś już

Organizacja szkolenia od A do Z

Szkolenie to wydarzenie, którego organizacja ma przynieść firmie bardzo wymierne skutki i korzyści. Zapraszani są na nie pracownicy firmy, aby mogli rozwijać swoje umiejętności i podnosić kompetencje w wielu przydatnych organizacji dziedzinach. Na szkolenie zaprosić możemy również np. partnerów biznesowych firmy. Takie warsztaty dotykają zazwyczaj tematu produktów i usług dostarczanych przez firmę oraz rozwijania umiejętności handlowych.
 
Zakładam, że organizujemy szkolenie jednodniowe i takiego użyję jako przykładu. Takie treningi i warsztaty są jednymi z najczęściej organizowanych wydarzeń firmowych. Poniżej przedstawię podstawowe etapy przygotowania szkolenia.
 
1. Przygotowanie, temat szkolenia, dobór prowadzących
Gdy rozpoczynamy pracę nad organizacją szkolenia, zwykle mamy już odpowiedź jaki jest cel jego organizacji. Po ustaleniu zakresu tematyki i grupy docelowej, do której kierujemy szkolenie, cała jego organizacja powinna przebiec bez kłopotu. Zacznijmy od decyzji odnośnie szkoleniowca. Szkolenie może poprowadzić pracownik firmy lub trener z zewnątrz. Wybierając kogoś z zewnątrz możemy zwrócić się do firmy szkoleniowej, firma taka zwykle może się też zająć organizacją całości szkolenia, lub poszukać osoby, która działa na rynku samodzielnie. Sprawdźmy doświadczenie i referencje wybranego szkoleniowca, poszukajmy opinii o nim u innych.
 
2. Dobór miejsca, zaplecze sprzętowe
Jednodniowe szkolenia organizować możemy w siedzibie firmy lub na zewnątrz. Poza firmą szkolenia zazwyczaj organizowane są w centrach konferencyjnych hoteli, które oferują niezbędne zaplecze – odpowiednie sale, możliwość wynajęcia sprzętu czy zamówienia kawy i ciasteczek oraz obiadu dla uczestników. Alternatywą może być organizacja szkolenia w restauracji. Mamy wtedy szansę zaprosić gości do nietypowych, modnych wnętrz. Musimy jednak pamiętać, że nie są to obiekty przystosowane do celów szkoleniowych. Pomieszczenia restauracji mogą okazać się problematyczne pod względem m.in. odpowiedniego ustawienia miejsc siedzących, braku odpowiedniego oświetlenia, braku wyposażenia w sprzęt konferencyjny, który będziemy zmuszeni wynająć od innej firmy. Zastanówmy się dobrze jaki sprzęt będzie nam potrzebny. Standardem jest rzutnik multimedialny, ekran i flipchart. Czasem jednak potrzebne jest np. nagłośnienie, dostęp do Internetu lub inne, czasem nietypowe urządzenie. Przemyślmy dobrze tę kwestię i zadbajmy o odpowiednie wyposażenie sali.
 
Niezależnie od tego czy decydujemy się na organizację szkolenia w siedzibie firmy, hotelu, restauracji czy innym wnętrzu pamiętajmy o odpowiednich wymiarach wybranego pomieszczenia. Zastanówmy się czy goście mają siedzieć w układzie teatralnym (taki układ wymaga najmniejszej powierzchni), szkolnym (wygodny, szczególnie, gdy w planach jest notowanie), a może chcemy usadzić gości nieco inaczej. Zawsze dobrze jest wybrać większą salę, ponieważ całodniowe szkolenie przyjemniej minie w przestronnym, dobrze klimatyzowanym pomieszczeniu. Poza tym, gdy pojawią się niespodziewani goście zawsze możemy dostawić dla nich kilka dodatkowych miejsc.
 
3. Obsługa na miejscu, catering
Pamiętajmy, że przed wejściem na salę szkoleniową dobrze jest przygotować recepcję. Tu goście zarejestrują się i otrzymają identyfikatory, które często okazują się bardzo przydatne. Na recepcji warto udostępnić gościom agendę spotkania. Tu uczestnicy uzyskają wszelkie dodatkowe informacje – gdzie odbędzie się lunch? gdzie jest szatnia? Tutaj możemy rozdawać upominki czy certyfikaty po zakończeniu szkolenia.
 
I ostatni element – napoje i posiłki. Dobrym zwyczajem jest powitać gości kawą i drobnymi ciasteczkami. Ponadto zaplanujmy przerwy w trakcie których uczestnicy będą mieli szansę zregenerować siły, napić się kawy, herbaty lub czegoś zimnego. Przerwy zaplanujmy maksymalnie co około 1,5 godziny. Nie zapomnijmy o dłuższej przerwie na obiad. Menu kompletujmy biorąc pod uwagę grupę docelową. Nie proponujmy sałatek i ryb mężczyznom, którzy zazwyczaj wolą się najeść porządnym kawałkiem mięsa. Spróbujmy jednak umówić się tak, aby goście mogli wybrać z dwóch różnych propozycji posiłku. Ewentualnie zdecydujmy się na zaserwowanie obiadu w formie bufetu szwedzkiego, który wydaje się być opcją najbezpieczniejszą (choć mniej elegancką niż forma serwowana). Tu każdy znajdzie coś dla siebie.
 
Podsumowując – szkolenie to proste i przyjemne w organizacji wydarzenie. Niewiele elementów może być tu dla nas zaskoczeniem i mało jest możliwości, że „coś nie zagra”. Dobre zaplanowanie spotkania zagwarantuje łatwość jego realizacji. Pamiętajmy, że celem organizacji szkolenia jest podnoszenie kompetencji i wiedzy jego uczestników. Najważniejszym elementem jest więc osoba (lub osoby), która przeprowadzi trening, warsztaty. Od niej zależy najwięcej, a reszta elementów pomoże w budowie pozytywnej atmosfery spotkania.
Autor:
Małgorzata Idzikowska