fbpx Outlook – dyrektor do spraw komunikacji | Pierwszy w Polsce kobiecy portal dla asystentek i sekretarek

Outlook – dyrektor do spraw komunikacji

Czas czytania
6min.
Przeczytałeś już

Outlook – dyrektor do spraw komunikacji

W jakim miejscu koncentruje się najwięcej wątków działania firmy czy instytucji? Gdzie mieści się sztab, dyspozytornia, centrala? Wyobraźnia podsuwa obrazy pomieszczeń, zapracowanych osób, podczas gdy w dzisiejszym biznesie można tak nazwać po prostu biurko, komputer i uruchomiony na nim program. Jaki?

MS Outlook! Uruchamiany jako pierwszy, wyłączany jako ostatni, czasem nawet pracujący razem z komputerem „na okrągło”. Od wielu lat dołączany do pakietu Office, różnie przez lata oceniany przez użytkowników, z czasem jednak udało mu się zająć pozycję „dyrektora ds. komunikacji” w niemal każdym biurowym komputerze. Złożyło się na to kilka powodów: konsekwentne umieszczanie kolejnych wersji programu w pakiecie MS Office (porównywałem kiedyś ten zestaw programów do pociągu napędzanego przez lokomotywę-Excela), rezygnacja z rozwijania Outlook Express, skromniejszego i darmowego programu, któremu nie udało się sprostać ambitnym założeniom programistów (przy okazji powodując zamieszanie w nazewnictwie) oraz chyba najważniejsze – udoskonalanie programu pod kątem współpracy z pozostałymi składnikami Office. Jakiś czas temu, gdy zobaczyłem nową wówczas wersję 2003 (po kilku latach nieużywania Outlooka) – zrobiła na mnie wrażenie jego niezła ergonomia. I to pomimo panującego w branży komputerowej niedobrego nastawienia do programów Microsoftu, na które też jestem podatny.

Zanim spróbuję opisać część z wielu użytecznych funkcji Outlooka – jedno zastrzeżenie. Podobnie jak w przypadku telefonów komórkowych, trzeba pamiętać, że na pełną funkcjonalność składają się zarówno cechy produktu, jak i usług mu towarzyszących. Nie każda opcja programu będzie aktywna w każdym środowisku – na jej działanie, lepszą lub gorszą jakość będzie mieć wpływ istnienie i konfiguracja firmowych serwerów pocztowych, serwerów i oprogramowania zajmującego się utrzymywaniem baz z książkami adresowymi czy umożliwiającego na przykład komunikację instant messaging.

Siła Outlooka wynika z połączenia funkcji dawniej występujących w kilku programach. W największym skrócie jest to klient poczty wzbogacony o typowe opcje PIM (Personal Information Manager). Podstawowe sekcje aplikacji to poczta, kalendarz, kontakty, zadania, notatki.

Opcje pocztowe

Opcje „pocztowe” programu trudno uznać za nowatorskie i odkrywcze, ale w korporacyjnych środowiskach takie cechy nie są najważniejsze. Możliwość wysyłania, przeglądania, segregowania maili według wielu kryteriów, odbieranie całych wiadomości lub (w przypadku słabego połączenia sieciowego) tylko nagłówków to standard dla tego rodzaju aplikacji. Z ciekawych rozwiązań, moim zdaniem należy wyróżnić możliwość tworzenia folderów wyszukiwania w okienku folderów, czyli filtrów pokazujących tylko wiadomości spełniające zadane kryteria, oraz tzw. flagowanie wiadomości – obie te opcje pomagają zorientować się w ogromnych czasem ilościach wiadomości przechowywanych w komputerze. Kolorowe flagi można też ustawiać dla wiadomości od różnych nadawców, używając menu „organizuj”. Odtąd już jeden rzut oka na skrzynkę odbiorczą pozwoli na szybką ocenę, ile ważnych maili czeka na przeczytanie, a ile z nich to tylko kopie do wiadomości. Dla tych najbardziej oczekiwanych program przewiduje alarm w postaci automatycznej flagi, okienka wyskakującego, komunikatu dźwiękowego lub informacji przesłanej na urządzenie przenośne – tuż po pojawieniu się wiadomości w skrzynce odbiorczej. Oczywiście, tak jak w całym Outlooku możliwe jest bezpośrednie przechodzenie do innych funkcji programu – poprzez kliknięcie prawym klawiszem. Wyszukiwanie osób, sprawdzanie ich dostępności on-line, wysyłanie zaproszeń na spotkanie, sprawdzanie czy planowane spotkanie nie koliduje z czyimś terminem, dopisywanie nowych osób do listy kontaktów – to wszystko można zrobić poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na nazwisku w mailu, który do nas przysłano.

Podobnie przydatne funkcje występują w innych „rejonach” programu, warto więc zawsze sprawdzić co dla danego elementu kryje się pod prawym klawiszem, oszczędzi to czas.

Rola firmowego kalendarza

Drugą, bardzo ważną sekcją programu jest kalendarz. Skrupulatnie prowadzony, razem z powyżej opisanymi funkcjami programu pocztowego – porządkuje mnóstwo codziennych spraw. Ciekawą opcją tego firmowego kalendarza jest... pokazywanie kiedy nie trzeba przychodzić do pracy. No, może nie dosłownie, ale bardzo łatwo można w kalendarzu ustawić wyświetlanie państwowych świąt dla wskazanego regionu świata. Dzięki temu wygodniej zaplanować ewentualne wyjazdy czy spotkania ze współpracownikami z innych krajów, tak aby proponowany termin nie kolidował z ich dniem wolnym od pracy. Idąc dalej, swoje zaplanowane poza biurem dni można wpisać do kalendarzy współpracowników, a także śledzić ich wolne i zaplanowane terminy. Wystarczy dodać informacje do kalendarza, wybrać odbiorców i gotowe. Podobnie jak w przypadku święta państwowego, informacja ta pokaże się jako nagłówek dnia w kalendarzu, nie zabierając miejsca na inne wpisy. W firmowym środowisku, gdzie pracownicy mają swoje konta na specjalnym serwerze, kalendarz bardzo wygodnie pokazuje kto kiedy ma wolne okno, w które można wcisnąć termin spotkania. Jeszcze zanim wyślemy każdemu uczestnikowi zaproszenie – wstępnie można ocenić, czy termin ten jest realny. Redukuje to ilość przesyłanych zapytań i potwierdzeń co do umawianych spotkań. Wspominane tu wielokrotnie zintegrowanie poczty i programów do komunikacji w firmie pomaga nie tylko w spotkaniach twarzą w twarz. Jednym kliknięciem (jeżeli funkcjonują niezbędne składniki, jak Communications Server czy LiveMeeting) można uruchomić czat z wybraną osobą czy zestawić zdalną prezentację dla współpracowników rozsianych po biurach w różnych stronach świata. Oczywistą zaletą tego jest eliminacja podróży (nie każdy projekt i dyskusja nad nim wymaga osobistych spotkań), ale także szybki i dyskretny sposób przekazania czasem ważnej wiadomości wprost na ekran współpracownika i możliwość udzielenia odpowiedzi, gdy tylko będzie miał wolną chwilę.

Funkcje kalendarza w programie Outlook można długo opisywać, moim zdaniem odpowiednio połączone z innymi opcjami czy programami są największym atutem aplikacji.

Kartoteka adresów

Kolejna część to Kontakty, czyli kartoteka adresów, telefonów, którą Outlook pozwala nam prowadzić. Według mnie nie jest to najważniejsza część programu, bo z powodzeniem można sobie radzić używając innych narzędzi, nawet tych, które pojawiły się na naszym komputerze wraz z innymi programami. Skoro jednak jest – można tę bazę uaktualniać, dołączając do niej każdego z korespondentów, wówczas baza adresów urośnie właściwie sama, po jakimś czasie budząc zdumienie, jak wiele rekordów liczy. A kiedy pojawi się konieczność rozesłania wiadomości do wielu adresatów, być może w kilku wariantach dla różnych grup osób – wtedy przyda się bardzo możliwość tworzenia za pomocą Outlooka list dystrybucyjnych. Istotny w tym przypadku jest fakt, że lista zawiera jedynie skróty, odniesienia do faktycznych wpisów książki adresowej, możliwe jest zatem utworzenie wielu różnych list, a każdy kontakt może należeć do wielu z nich – nie ma to wpływu na ich „posegregowanie” w bazie.

Zarządzanie projektami

Zadania – duży moduł, który w najnowszych wersjach Outlooka stał się pokaźną aplikacją służącą do zarządzania projektami. Wzorem dla niego prawdopodobnie był inny program tego samego producenta – MS Project. Funkcje tego stricte menedżerskiego programu są dostępne dla wszystkich, których firma zaopatrzyła w pakiet Office. Z powodu swego skomplikowania moduł ten najbardziej przyda się przy planowaniu, a następnie realizowaniu dużych przedsięwzięć. Pozwala on na skrupulatne rozliczanie czasu, zużytych środków, przydzielanie części zadań poszczególnym osobom – sama ilość dostępnych w nim opcji skłania więc do użycia go w przypadku długich i skomplikowanych zadań. Tak samo jak w innych sekcjach możliwe jest przesyłanie zadań lub ich części do osób z listy kontaktów, zestawianie spotkań i rozmieszczanie ich w kalendarzu – słowem pracując nad lub nadzorując projekt za pomocą „zadań” Outlooka, korzystamy w pełni z jego zintegrowanych możliwości.

Elektroniczne „fiszki”

Ostatni spośród dużych modułów Outlooka to skrajne przeciwieństwo powyżej opisanego. Notatki – to sympatyczna aplikacja pozwalająca tworzyć elektroniczne żółte „fiszki”, a następnie rozmieszczać je na ekranie. Bardzo praktyczne, szczególnie w przypadku często występujących dziś w biurach dużych monitorów. Wiele lat temu spotkałem podobny program innej firmy, kiedy znalazłem więc tę funkcję w Outlooku pomyślałem, że spodobała się też komuś z zespołu projektantów Microsoftu. Aby mogła ona pobić znane od lat żółte karteczki, brakuje jej (przynajmniej w wersji z Office 2003) możliwości przytwierdzenia wirtualnej karteczki tak, aby żaden program jej nie mógł zasłonić, ewentualnie ustawić stopień jej przeźroczystości.

Czynności konserwacyjne

Do niemal wszystkich funkcji spośród powyżej opisanych należy dodać ważną uwagę, o której wspomniałem na początku. Nasz program, jak każdy używany do pracy, umożliwia przechowywanie części naszych danych (zarówno maili, jak i książek adresowych, terminarza, zadań) na firmowym serwerze. Tak zwana replika, czyli kopia przechowywana z dala od nas, umożliwia pracę niektórych usług bezpośrednio na serwerze (przykład – gdy w serwerowej kopii skrzynki odbiorczej pojawi się mail, specjalnie ustawiony „agent” wyśle automatyczną odpowiedź do nadawcy), pozwala też zajrzeć do skrzynki czy terminarza z innego komputera mającego dostęp do sieci.

Z kolei druga kopia danych – na dysku lokalnym komputera – umożliwia swobodne czytanie, przeglądanie, segregowanie wiadomości, nawet w podróży, bez aktywnego połączenia z serwerem. Po podłączeniu się do sieci Outlook synchronizuje obie bazy, wprowadzając do tej drugiej kopii nasze najświeższe poprawki. Wielkość obu replik – lokalnej i serwerowej – wynika z przyjętych w firmie założeń, czasem jednak możliwe jest ich negocjowanie. Należy wówczas wraz z osobą obytą w technicznych zagadnieniach aplikacji ustalić właściwe proporcje. Duża kopia pozostawiona na serwerze daje bezpieczeństwo informacji w razie utraty, zniszczenia czy awarii komputera użytkownika, pozwala na pracę z programem z wielu stacji roboczych, ale minusem tego jest spowolniona synchronizacja, zmuszanie komputera do ciągłego porównywania zawartości ogromnych plików. Przeszukiwanie dużych archiwów lepiej też działa na dyskach lokalnych.

Niezbędne czynności konserwacyjne programu Outlook – przydzielanie plików dla baz programu, ich archiwizowanie, kompaktowanie, czyli usuwanie niepotrzebnego wolnego miejsca najlepiej jest zlecić osobie dobrze znającej program. A jeśli zamierzamy to robić sami, to koniecznie po gruntownym przeszkoleniu przez taką osobę, aby mieć pełną świadomość działań w programie.

Polecenia niezbędne we właściwym utrzymaniu plików danych są moim zdaniem dziwnie rozstrzelone pomiędzy różne menu programu, a ich pochopne używanie może bardzo łatwo pozbawić nas masy zgromadzonych w nim informacji. Być może to celowe działanie producenta? Konfiguracja bardzo przyjaznych dla użytkownika programów to jeden z ostatnich obszarów zarezerwowanych dla „IT­-stuff-only”.

Paweł Chojnacki - doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT; arkconsulting.com.pl; portaldlasekretarek.pl

Źródło: "Sekretariat" 05/2010

 

Autor:
Paweł Chojnacki