Pierwsze kroki w świecie wydarzeń firmowych
Spotkania i imprezy firmowe to temat, z którym spotykają się różne działy w firmie. Niektóre organizuje marketing, inne np. kadry, a jeszcze inne trafiają w ręce asystentek czy sekretarek. Jak ten temat „ugryźć” nie mając doświadczenia i pomysłu? Sposobów na to jest mnóstwo, ponieważ zakres zagadnienia jest niezwykle szeroki. Konferencje, szkolenia, imprezy integracyjne czy eventy wieczorne to tylko kilka potencjalnych wyzwań, z którymi można się zetknąć.
Warto pamiętać, że o udanej imprezie decyduje dopracowanie wszystkich jej elementów. Jeśli więc staniemy przed zadaniem organizacji wyjątkowo skomplikowanego i dużego wydarzenia, warto zwrócić się o pomoc do doświadczonej agencji eventowej. Nie należy obawiać się przy tym znacznego podwyższenia planowanych kosztów. Atutem agencji jest doświadczenie, które pomaga uniknąć niespodziewanych i niepotrzebnych wydatków, oraz system atrakcyjnych cen u ewentualnych podwykonawców.
Jeśli jednak zapadnie decyzja o samodzielnej organizacji wydarzenia, warto rozpocząć od znalezienia odpowiedzi na kilka podstawowych pytań:
- Dla kogo organizowane będzie planowane wydarzenie? Czy jego uczestnikami będą klienci firmy, jej partnerzy, a może pracownicy? Czy są to np. pracownicy produkcji czy może pracownicy wyższego szczebla?
- Ile osób weźmie udział w imprezie? W jakim wieku są zaproszeni uczestnicy? Czy są to kobiety czy mężczyźni?
- Czy firma organizowała już podobne wydarzenie? Jak ono wyglądało? Kiedy się odbyło? Jakie są o nim opinie?
- Co chcemy osiągnąć organizując planowane wydarzenie?
Zdobycie odpowiedzi na te i podobne pytania, pomoże w doborze miejsca, scenariusza, tematu. Będzie skarbnicą wiedzy pomocną w planowaniu i pilnowaniu drobiazgów. Warto też spisać sobie listę potencjalnie słabych punktów imprezy. Unikniemy dzięki temu przykrych niespodzianek. Jeśli martwimy się, że goście mogą nie trafić na miejsce imprezy, to przygotujmy dobre oznaczenie terenu. Jeśli obawiamy się jakiegoś wypadku, to wykupmy ubezpieczenie. Pogoda jest niepewna? Zadbajmy o alternatywne rozrywki pod dachem.
Pamiętajmy, że odpowiedzialność za zadowolenie uczestników zostało złożone na nasze ręce, więc dbajmy o każdy element i cały czas nadzorujmy przygotowania. Nawet jeśli decydujemy się na współpracę z agencją, to bądźmy obecni na każdym etapie realizacji. Zawsze warto trzymać rękę na pulsie.
A jak zabrać się za organizację konkretnego wydarzenia: konferencji, wyjazdu za granicę, ekstremalnej przygody integracyjnej? Każdy typ imprezy niesie ze sobą zupełnie inny schemat i styl działania. Podstawowe zasady i pomysły postaram się więc przybliżyć w kolejnych artykułach.
Małgorzata Idzikowska
