Pomóż adresatowi przeczytać swój mail

Czas czytania
3min.
Przeczytałeś już

Pomóż adresatowi przeczytać swój mail

Pozornie tylko, tytuł tego artykułu jest zaskakujący. Skoro bowiem piszę do kogoś maila, to oczywistym jest, że chcę aby ten, go przeczytał. To prawda. Na poziomie naszego widzenia sprawy wszystko i owszem może wydawać się proste. Czy jednak już tak jest w postrzeganiu sprawy przez adresata naszej wiadomości? Obawiam się, że niekoniecznie. Jak mamy mu więc pomóc przeczytać nasz list. Stojąc nad nim? To przecież niemożliwe. Czytając mu go przez telefon? To absurd:) Więc jak?
 
Okazuje się, że jest kilka prostych sposobów, dzięki zastosowaniu których nasza wysyłka mailowa z dużą dozą prawdopodobieństwa (graniczącego z pewnością) zostanie przez adresata otwarta i przynajmniej pobieżnie przeczytana. Czasami to już jest sukces. Wystarczy to bowiem do tego aby czytającego nasz list zaintrygować, pobudzić go do działania, udzielić mu potrzebnych i oczekiwanych informacji, wyjaśnić, rozwiązać jego problem. Utrzymać kontakt.
 
Wyobraźmy sobie o to taką sytuację. Nasz Klient otrzymuje dziennie kilkanasćie, kilkadziesiąt a może kilkaset maili. Co wówczas dzieje się z naszą korespondencją? Po prostu ginie, niknie w powodzi elektronicznych listów, które wręcz zalewają skrzynkę odbiorcy. Oczywiście programy pocztowe umożliwiają wyróżnienie w osobnej rubryce nazwy nadawcy. Teoretycznie więc nasz adresat ma możliwość odczytania, zidentyfikowania kto do niego napisał. Ilu jednak tak naprawdę Klientów przegląda swoje skrzynki pocztowe z aż taką przenikliwością, skrupulatnością i dokładnością? A ilu z nas ma tak ustawioną pocztę aby jednoznacznie i w sposób czytelnie identyfikujący definiowała nas jako nadawców. Czyż nie jest tak, że bardzo często pozostawiamy to tzw. automatycznym ustawieniom naszej poczty?
 
Efekt. Badania dowodzą, że ponad połowa maili jest przez adresatów kierowana jako spam lub śmieci wprost do kosza. W przygotowanie maila wkładamy sporo wysiłku, wiedzy a efekt jest taki, że tak naprawdę nikt go nie przeczyta i ląduje on na stosie innych wirtualnych odpadków.
 
Co wiec zrobić aby mieć maksymalnie dużą pewność, iż adresat nasz mail otworzy
i przeczyta, że wzbudzimy jego zainteresowanie?
Zastanówmy się przez chwilę...czy nasz mail posiada taką możliwość, szybkiego, na tzw. "pierwszy rzut oka", raczej wizualnego a nie merytorycznego (swoją zawartością) intrygowania, zaciekawiania, wzbudzania zainteresowania? Skoro sporo kosztuje nas przygotowanie i opracowanie jego treści, jak go przed zagładą w koszu uratować? Jak sprawić, aby "rentowność" naszego mailowego przedsięwzięcia znacznie wzrośnie?
 
Jest kilka sposobów. Jednym ze skuteczniejszych jest zapewne ten - dobry, intrygujący, przyciągający uwagę tytuł. Nie zawsze i niekoniecznie musi mieć on związek z zawartością. Z własnego doświadczenia wiem, że wręcz nie powinien. Nie oznacza to jednak, że tytuł ma szokować, wprowadzać w błąd. Nie. On po prostu powinien przyciągać uwagę, sprawić, że spośród całego szeregu innych maili ten nasz się wyróżni. Mail z ofertą naszej firmy, wcale nie musi nazywać się sucho -"oferta", można go zatytułować na sto innych sposobów, np. "codziennie 5 tysięcy osób korzysta z naszych usług". List zawierający pismo reklamacyjne, nie musi nazywać się "reklamacja" – nadać mu tytuł "rozwiązanie Pani problemu". Wszystko bardziej osobowo, bardziej wyraziście, bardziej bezpośrednio - tak aby adresat poczuł się wyróżniony, dostrzeżony, doceniony - aby uznał, że nasz mail jest właśnie dla niego i do niego, nie do wszystkich.
 
Na jednym ze szkoleń przeprowadziliśmy takie doświadczenie. Jego uczestnicy założyli sobie konta mailowe (w ramach bezpłatnej usługi pocztowej) To stało się pierwszego dnia. Następnie po 24 godzinach, a więc w połowie drugiego dnia szkolenia poprosiłem uczestników aby sprawdzili co "przyszło" im na owe założone skrzynki. Dodatkowo ustaliliśmy, iż każdy z uczestników otworzy tylko trzy maila spośród wszystkich, które przyjdą. Ja, w międzyczasie, tzn. w okresie od utworzenia skrzynek do ich sprawdzenia, na każdy z nowo utworzonych adresów wysłałem po trzy maila, specyficznie zatytułowane. Tak aby sprawdzić, czy problem, o którym dzisiaj piszę występuje i jak mu przeciwdziałać.
 
Co się okazało?
 
U wszystkich uczestników szkolenia (a byli oni absolutnie nieświadomi szczegółów ćwiczenia) wystąpiło to samo zjawisko. Spośród trzech otwartych maili, dwa były moimi listami. A więc osiągnąłem 100 % skuteczność jako nadawca. Mój mail został bowiem otwarty i przynajmniej po tzw. "łebkach" przeczytane. Mój przekaz, komunikat dotarł do adresata i został przez niego aktywnie odebrany.
 
Nie bójmy się wychodzić poza stereotyp, także w tytułach naszych maili. Jeśli chcemy aby docierały one do adresatów i były przez nich czytane, wkładajmy nieco wysiłku, nie tylko w ich treść (to bardzo ważne) ale i w tytuł. Dzięki temu, to co w naszych mailach cenne, zostanie w ogóle dostrzeżone, przeczytane. A o to przecież nam chodzi.
 
Autor:
Marek Wojciechowski