Pośpiesz się, zrób to teraz!
„To jest pilne!”, „To trzeba załatwić od razu!”, „To mi potrzebne na wczoraj!”. Chyba te wszystkie określenia brzmią dla Was znajomo.
Prawie każdego dnia asystentki słyszą powyższe stwierdzenia. Od szefów, od współpracowników, od klientów.
Dryńń – dzwoni telefon- musisz odebrać, każdy telefon musisz odebrać, nikt nie może czekać.
Plum – dostałaś e-mail- jesteś pochłonięta inną pracę, ale czytasz, bo a nuż to coś pilnego.
Puk, puk – ktoś wchodzi, rzucasz wszystko i zajmujesz się gościem. I tak w koło.
Dryńń – dzwoni telefon- musisz odebrać, każdy telefon musisz odebrać, nikt nie może czekać.
Plum – dostałaś e-mail- jesteś pochłonięta inną pracę, ale czytasz, bo a nuż to coś pilnego.
Puk, puk – ktoś wchodzi, rzucasz wszystko i zajmujesz się gościem. I tak w koło.
Jak sobie z tym wszystkim poradzić?
Określ co jest pilne a co ważne, nie zawsze ważne jest pilne i odwrotnie. Chyba, że „się pali” – to zupełnie inna sprawa, rzucamy wszystko i biegniemy gasić J
Klucz jest następujący:
- zadania pilne i ważne są priorytetowe – wykonuj je od razu
- zadania pilne, ale nie ważne – wykonuj w drugiej kolejności
- zadania nie pilne, ale ważne – wykonuj bez zbędnej zwłoki, ale dopiero po załatwieniu wszystkich pilnych
- zadania nie pilne i nie ważne – wykonuj je w tak zwanym między czasie /jeżeli zdecydujesz, że jednak wykonać je musisz, bo głębszym zastanowieniu może się okazać, że nie warto sobie nimi zaprzątać głowy.
Planuj - zapisuj wszystkie zadania do wykonaniu w kalendarzu /tradycyjnym lub elektronicznym/, zaznacz przy każdym priorytet i wykonuj je po kolei - zgodnie z przyjętymi priorytetami. Jeżeli nie zapiszesz – masz 75% szans na to, że zapomnisz je wykonać, lub wykonasz je za późno.
Nie rezygnuj z przerwy w pracy – przerwa w pracy w ciągu dnia jest dla naszego umysłu jak urlop w ciągu roku. Je też zaplanuj /choć w Twoim przypadku może to być trudne, ale nie niemożliwe/.
Redakcja
