Pracownik sekretariatu - struktura zawodu

Czas czytania
1 minute
Przeczytałeś już

Pracownik sekretariatu - struktura zawodu

Zakres obowiązków wykonywany przez pracowników sekretariatów mówi nam o tym, czy mamy do czynienia z pracownikiem kancelarii, recepcjonistką, sekretarką, asystentką, kierownikiem sekretariatu czy też kierownikiem biura.

Poniżej przedstawiam charakterystykę poszczególnych stanowisk:

  • pracownik kancelarii – zajmuje się korespondencją przychodzącą i wychodzącą;
  • recepcjonistka wykonuje proste prace związane głównie z przyjmowaniem gości i odbieraniem telefonów;
  • sekretarka wykonuje zaawansowane prace administracyjno-biurowe np. przygotowywanie dokumentów, zaopatrzenie biura, łączenie rozmów itp.;
  • asystentka kadry zarządzającej – osoba wspierająca przełożonego w pracach administracyjno-biurowych, prowadzi kalendarz przełożonego, zajmuje się tłumaczeniami itp.;
  • asystentka zespołu – osoba wspierająca zespół pracowników np. handlowców w bieżących pracach administracyjno-biurowych, zajmuje się m.in. przygotowywaniem raportów, rozliczaniem delegacji, organizacją podróży służbowych itp.;
  • asystentka d/s…. – osoba wspierająca pracowników w zakresie merytorycznym, np. asystentka ds. personalnych wspiera dział HR np. w prowadzeniu dokumentacji personalnej, organizacji szkoleń dla pracowników itp.kierownik sekretariatu – organizuje i nadzoruje pracę w recepcji/sekretariacie;
  • kierownik biura – organizuje i nadzoruje pracę działu administracyjnego.

W zależności jednak od wielkości firmy i struktury organizacyjnej zakres obowiązków na w/w stanowiskach może się różnić od tego, który został przeze mnie przedstawiony. Jeżeli firma jest mała musimy liczyć się z tym, że jeden pracownik sekretariatu będzie łączył wszystkie w/w stanowiska, a także zajmował się np. kadrami/księgowością/obsługą klientów. Jeżeli firma jest duża, z rozbudowaną strukturą organizacyjną, spotkamy się tam z większością w/w wyspecjalizowanych stanowisk.

Autor:
Agnieszka Korach