Pracuj efektywniej

Czas czytania
2min.
Przeczytałeś już

Pracuj efektywniej

Każdy z nas chciałaby pracować lepiej, efektywniej i wydajniej. W osiągnięciu tego celu pomoże nam kilka prostych zasad PEP (Personal Efficiency Program) - Programu Osobistej Efektywności. Stosując się do jego zaleceń możemy zaoszczędzić nawet sześć tygodni w roku.


Zrób porządek na biurku

Organizacja miejsca pracy jest bardzo ważna w całym procesie efektywnego działania, gdyż odpowiedni system archiwizacji dokumentów pozwoli nam pracować wydajniej. Nic tak nie pogarsza naszej efektywności jak ciągłe poszukiwanie zagubionych kartek na biurku. Oto kilka kroków, które umożliwią nam sprawniejszą pracę. Stąd też od stanowiska pracy powinniśmy zacząć naszą organizację.

  • rozstajemy się ze starymi lub niepotrzebnymi dokumentami
  • pozostałe materiały dzielimy na trzy kategorie: bieżące, sprawy w toku oraz archiwum. Następnie dokumenty bieżące ustawiamy w miejscu, które znajduje się w zasięgu naszych rąk, natomiast archiwum jak najdalej nas. Nawet poza biurem

Zrób porządek w komputerze

W ten sam sposób, stosując powyższą strukturę, porządkujemy dokumenty elektroniczne. Gdy dokumenty papierowe i elektroniczne będą zarządzane według podobnych zasad - o wiele łatwiej będzie nam wszystko znaleźć. Nazwijmy katalogi w naszym komputerze podobnie, jak dokumenty: bieżące, sprawy w toku i archiwum.

Uporządkuj pocztę elektroniczną

Obecnie poczta elektroniczna stała się podstawowym sposobem komunikowania się wielu ludzi na całym świecie. Jednak bardzo często można zauważyć, że w skrzynce odbiorczej znajdują się setki, w ekstremalnych przypadkach nawet tysiące maili. Również z tym trzeba zrobić porządek, gdyż stare nieużywane e-maile nie są nam do niczego potrzebne, a na dodatek zabierają pamięć naszych komputerów. Wiadomości, które chcemy zachować powinny zostać przyporządkowane do odpowiednich folderów, według powyższej zasady: bieżące, sprawy w toku oraz archiwum. Od razu po otrzymaniu powinniśmy przenosić e-mail do właściwego folderu, kasować go lub odpisywać na niego. Nie zapominajmy też o takich narzędziach elektronicznych jak kalendarz, lista zadań i inne.

Nie odkładaj zadań na później - zrób to od razu!

Każdy powinien wyrobić w sobie nawyk porządkowania dokumentów zaraz po ich otrzymaniu i szybkiego podejmowania decyzji. - Decydując się zrobić coś od razu, sprawiamy, że czas staje się naszym sprzymierzeńcem, a nie wrogiem. Cóż więc zrobić

z bałaganem na biurku? Zabrać się do niego do razu! Zajmowanie się sprawami od ręki pozwala być lepiej zorganizowanym, lepiej panować nad tym, kiedy, gdzie, jak i co robimy - mówi Beata Uytenbogaardt, country manager i dyrektor zarządzający Instytutu Technologii Biznesu w Polsce.

Naucz się planowania

Wielu z nas ma problemy z rozsądnym planowaniem pracy. Zamiast zajmować się ważniejszymi sprawami, realizujemy jednocześnie kilka zadań i w efekcie nic nie robimy dobrze. Warto przez około dziesięć dni przyglądać się swojej pracy i notować wszelkie nasze aktywności. Po dokładnej analizie podzielmy swoje zadania na główne i pomocnicze. Gdy ustalimy najważniejsze priorytety - nasza praca będzie o wiele efektywniejsza. Zastanówmy się też nad tzw. „przeszkadzaczami” - kawą, pogaduszkami ze znajomymi. Nie musimy ich całkowicie eliminować z planu naszego dnia, ale znajdźmy dla nich odpowiednią porę np. przerwę na lunch.

Delegowanie obowiązków kluczem do Twojego sukcesu

Jednym z najbrudniejszych elementów efektywnej pracy jest umiejętność delegowania obowiązków. Każdy z nas powinien pamiętać, że nie jest niezastąpiony i zlecać mniej ważne zadania podwładnym. Dzięki temu oszczędzimy czas, który możemy poświęcić na realizację priorytetowych obowiązków. Powyższe zasady dotyczą nie tylko naszego życia zawodowego, ale także prywatnego. Porządek w domu, skupianie się na tym, co istotne, nie odkładanie na później nieprzyjemnych obowiązków, rozsądne planowanie i dzielenie się obowiązkami z pozostałymi domownikami - to klucz do sukcesu!

Autor:
GazetaPraca.pl