Precedencja to określenie kolejności, najczęściej osób, czyli sprecyzowanie kto przed kim, a kto za kim; kto jest ważniejszy, a kto mniej ważny. Inaczej mówiąc – jest to ustalenie rangi i pierwszeństwa.

Pierwsza pisana precedencja pochodzi z początku XVI wieku i dotyczyła kolejności państw podczas wspólnych obrad. Sytuacji, w których istotna jest precedencja – zarówno służbowych, jak i pozazawodowych – nadal jest wiele. W jaki sposób określa się precedencję?

W celu ustanowienia kolejności osób potrzebny jest klucz, według którego będziemy ustalać kto jest pierwszy, kto drugi i kolejny. Klucze ustalenia następstwa mogą być różne: klucz alfabetyczny, często stosowany przy wszelkiego rodzaju listach, lub klucz kolejności zgłoszenia na szkolenie.

Przyjrzyjmy się teraz kluczom pierwszeństwa według etykiety.

● Klucz starszeństwa oznacza, że osoba starsza ma pierwszeństwo przed młodszą. O ile starsza – o rok, pięć, dziesięć lat? Starszy oznacza, że różnica wieku wynosi mniej więcej jedno pokolenie, czyli około 20 lat. Wręcz nietaktem jest ustępowanie komuś tylko dlatego, że jest starszy o 5 lat. Ponadto zasada starszeństwa to nie tylko różnica wieku. Można być starszym stażem, czyli ktoś może mieć mniej lat, ale dłużej pracować w firmie czy na danym stanowisku. Można również być starszym doświadczeniem, czyli mieć więcej doświadczenia w danej dziedzinie niezależnie od wieku czy stażu.

● Klucz płci oznacza, że kobieta ma pierwszeństwo przed mężczyzną. Klucz ten, podobnie jak klucz wieku, związany jest z dobrym wychowaniem, czyli etykietą towarzyską. Jednak w życiu zawodowym, zgodnie z etykietą biznesu, płeć nie ma znaczenia.

● Znaczenie ma natomiast klucz podległości zawodowej. A więc przełożony ma pierwszeństwo przed podwładnym z racji wyższego stanowiska w hierarchii organizacji.

● Podobnie, w etykiecie biznesowej istotny jest klucz stanowiska, odnoszący się do stanowisk, które nie są sobie podległe. Na przykład dyrektor działu administracji będzie miał pierwszeństwo przed analitykiem z działu księgowości.

Precedencja to filar etykiety. Wiele reguł nią rządzących zaczyna się właśnie od ustalenia pierwszeństwa. Prześledźmy kilka sytuacji, w których zastosowanie będą miały klucze precedencji.

Powitanie, pozdrawianie

Generalna zasada etykiety stanowi, że pierwsza kłania się osoba niższa rangą, czyli mężczyzna kobiecie, podwładny przełożonemu, młodszy starszemu. Zauważenie osoby ważniejszej wyrażone słownym powitaniem jest wyrazem okazania jej szacunku. Do tej ważniejszej osoby należy decyzja czy poda rękę, czy zatrzyma się na chwilę aby zamienić kilka słów, czy tylko odwzajemni pozdrowienie.

Wchodząc do pomieszczenia, w którym znajdują się już inne osoby, bez względu na wiek, płeć, zajmowane stanowisko, zawsze pierwszy wita się wchodzący. Kolejny wyjątek może mieć miejsce na korytarzu w biurze, kiedy osoba idąca pozdrowi osobę lub osoby tam stojące, niezależnie od ich statusu.

Podawanie ręki

O formie powitania, czyli o podaniu ręki, decyduje osoba ważniejsza, mająca wyższy status według danego klucza precedencji. Zachowanie przeciwne uznawane jest za wymuszenie i chęć spoufalenia się. Tak więc pierwszy rękę wyciągnie przełożony do podwładnego, a kobieta do mężczyzny. Warto przypomnieć paniom, że powinny pierwsze podawać rękę mężczyznom. Panowie mają zwyczaj witania się przez uścisk dłoni z innymi mężczyznami może dlatego, że nie powinni pierwsi wyciągać ręki do kobiet. Od tej zasady są jednak wyjątki. Jeżeli jesteśmy gospodarzem spotkania, bez względu na status gości, my jako pierwsi witamy przychodzących gości oraz pierwsi podajemy im rękę.

Przedstawianie

Przedstawiając sobie osoby powinniśmy kierować się zasadą, że osobie o wyższej randze przedstawiamy osobę o niższej randze, czyli starszemu – młodszego, kobiecie – mężczyznę. Istotne jest, aby osoba ważniejsza czuła się komfortowo, wiedząc komu za chwilę będzie przedstawiana, dlatego najpierw wymieniamy nazwisko osoby lub osób o niższym statusie, a na końcu o najwyższym. Podczas przedstawiania pamiętajmy też, że osobę pojedynczą, niezależnie czy jest to kobieta czy mężczyzna, zawsze przedstawiamy małżeństwu, a nowo przybyłego gościa, już obecnym. Czasami zdarza się, że po przedstawieniu pierwszej osoby, ta druga – ważniejsza – sama się wita i podaje nazwisko. Ma do tego prawo, jest wyższa rangą i taki jest jej wybór. Nasza rola jako przedstawiającego może się tutaj zakończyć lub możemy dodać kilka słów na temat tej osoby. Z kolei, jeśli jesteśmy w gronie osób o równym statusie, możemy, ale nie musimy osobiście ich przedstawiać, równie poprawne jest powiedzenie „poznajcie się” i pozwolenie im na wymienienie swoich imion i nazwisk.

Przepuszczanie w drzwiach

W sposób naturalny pierwszą przepuszczamy osobę o wyższym statusie od nas. Są jednak wyjątki. Pierwszy ma miejsce, gdy przy drzwiach spotykają się osoby wchodzące do pomieszczenia i wychodzące. Logika i etykieta nakazują, aby pierwszeństwo miały osoby wychodzące, które zwalniają miejsce dla wchodzących. Inny wyjątek ma miejsce, gdy para – kobieta i mężczyzna – wchodzą do restauracji. W tym wypadku nie kobieta wchodzi pierwsza, mimo wyższego jej statusu, ale mężczyzna. Ponadto, mężczyzna prowadzi do stolika, czyli idzie jako pierwszy, jeżeli nie robi tego kelner; w tym przypadku pierwszy idzie kelner, za nim kobieta i na końcu mężczyzna.

Zajmowanie miejsc w samochodzie

Precedencja odnosi się również do zajmowania foteli w samochodzie. Istnieje jednak podział na samochód prowadzony przez zawodowego kierowcę (limuzyna, taksówka) i samochód prowadzony przez nas lub naszych znajomych, współpracowników. W samochodzie z obcym kierowcą najbardziej uprzywilejowane miejsce jest po przekątnej od kierowcy. Chodzi o wygodę jadącego, któremu łatwiej jest wsiąść z prawej strony (z chodnika), ponadto siedząc po przekątnej można swobodniej prowadzić rozmowę z kierowcą. Korzystając z taksówki najczęściej zajmujemy właśnie to miejsce, nie zdając sobie sprawy, że w sposób naturalny stosujemy zasadę precedencji. Drugie w hierarchii miejsce jest za kierowcą, trzecie na środku tylnej kanapy, a czwarte, czyli najmniej uprzywilejowane, z przodu obok kierowcy. W przypadku gdy z samochodu poza kierowcą korzystają trzy osoby, tylne miejsce środkowe zostaje puste, a trzecie co do ważności staje się miejsce obok kierowcy. W samochodzie kierowanym przez jednego z naszych towarzyszy podróży, pierwsze miejsce, o najwyższej precedencji jest z przodu obok kierowcy, drugie z tyłu po przekątnej od fotela kierowcy, trzecie przy lewych drzwiach, a czwarte na środku. Od tej zasady również są wyjątki – jeśli kierowcą jest mężczyzna, który podwozi dwie kobiety, wówczas obie panie mogą usiąść z tyłu, pozostawiając przedni fotel pusty.

Etykieta podsuwa nam kilka kluczy precedencji. W konkretnej sytuacji zawodowej czy towarzyskiej możemy z nich skorzystać lub ustalić swoje własne klucze. Dla przykładu – dział HR tworzy listę chętnych na szkolenie i ustala klucz pierwszeństwa: kolejność zgłoszenia. W przypadku większej liczby chętnych niż miejsc, nie będzie miało znaczenia czy dany kandydat to kierownik działu, koordynator czy asystentka. Kluczem jest data zgłoszenia i pierwszeństwo będą miały osoby, które pierwsze się zgłosiły. W etykiecie nie ma jednoznacznych zasad dotyczących wyboru klucza precedencji – decyzja należy do nas, jest zależna od kontekstu, sytuacji, zwyczajów panujących w danym środowisku. Jednak gdy już go wybierzemy, konsekwentnie musimy się go trzymać, wówczas nikt nie będzie się czuł niedoceniony, będzie klarowne, kto jest przed kim i dlaczego.

Na zakończenie chcę dodać, że jeżeli ktoś wyższy rangą zechce oddać nam swoje pierwszeństwo – przepuścić w drzwiach, to należy je przyjąć i podziękować. I podobnie, jeśli ktoś jest uprzejmy i mimo że jest w pracy honoruje zasady etykiety towarzyskiej, również podziękujmy i skorzystajmy z tego gestu kurtuazji.

Kto ma pierwszeństwo zgodnie z etykietą

● Starszy przed młodszym

● Kobieta przed mężczyzną

● Przełożony przed podwładnym

● Wyższy stanowiskiem przed niższym stanowiskiem

● Wyższy tytułem (naukowym, zawodowym) przed niższym tytułem

● Obecni przed wchodzącym

● Stojący przed idącym lub jadącym

● Słabszy przed silniejszym

● Osoba publiczna przed osobą niepubliczną

● Gość honorowy przed pozostałymi gośćmi

● Małżeństwo (para) przed osobą pojedynczą

Gdzie usiąść w samochodzie

● Gdy jedziesz taksówką ze swoim gościem, klientem lub szefem, pozwól mu usiąść przy tylnych prawych drzwiach, a sama zajmij miejsce za kierowcą.

● Jeśli szef/klient/kolega/koleżanka chce cię podwieźć, usiądź z przodu, obok tej osoby. Jeśli usiądziesz z tyłu, zachowasz się tak jakbyś traktowała tę osobę wyłącznie jako kierowcę.

Dorota Szcześniak-Kosiorek - www.portaldlasekretarek.pl
Źródło: "Sekretariat" 5/2010