Sekretariat/recepcja to ważne miejsce w budowaniu „pierwszego wrażenia” wśród gości firmy. Każdego, kto odwiedza firmę, wita recepcjonistka lub sekretarka, a więc wygląd pracowników sekretariatów to jeden z ważniejszych aspektów kreowania wizerunku firmy.

O tym, kim jest profesjonalna sekretarka, jakie powinna posiadać kompetencje merytoryczne i osobowościowe, pisaliśmy na łamach „Sekretariatu” wielokrotnie.

Profesjonalna sekretarka powinna również poznać podstawowe ograniczenia percepcyjne człowieka i umieć z nich korzystać. Jedno z tych ograniczeń dotyczy tego, w jakich sposób oceniamy innych ludzi, których pierwszy raz widzimy. Najpierw zauważamy ich wygląd i - jak pokazały liczne badania, prowadzone również przez ARK Consulting - na tej podstawie wyrabiamy sobie o nich opinię. W tym procesie wyłoniono dwa efekty - anielski (aureoli) oraz diabelski.

l Efekt aureoli - jeżeli nowo poznana przez nas osoba wyda nam się atrakcyjna ze względu na cechy swojego wyglądu (jest zadbana, uśmiechnięta, ubrana stosownie do sytuacji), wówczas jesteśmy skłonni przypisać jej pozytywne i pożądane cechy psychiczne. Osoba taka wydaje się nam miła, uprzejma, inteligentna, godna zaufania, otwarta w kontaktach z innymi.

l Efekt diabelski - jeżeli ktoś nowo poznany wyda nam się nieatrakcyjny (jest zaniedbany, nieodpowiednio ubrany), wówczas przypisujemy mu cechy psychiczne, które przez większość ludzi uważane są za negatywne i niepożądane. Osoba taka wydaje nam się niemiła, nieuprzejma, głupia, niekomunikatywna, zamknięta na relacje z innymi.

W trakcie bliższego poznania i częstszych kontaktów może się oczywiście okazać, że to pierwsze wrażenie tak naprawdę było złudne. Jednak w sekretariacie czy recepcji trudno jest nawiązać bliższe i dłuższe relacje z gośćmi firmy (zazwyczaj są one jednorazowe i kilkuminutowe). Dlatego też bardzo rzadko zdarza się możliwość zatarcia nie najlepszego pierwszego wrażenia, które zrobiliśmy na innych. Warto więc, pracując w sekretariacie lub w recepcji, szczególnie zadbać o profesjonalny wygląd.

Podstawowe zasady dotyczące profesjonalnego wyglądu w biurze

Zasada 1: Podkreślamy wyglądem swój profesjonalizm, fachowość, ale nie kobiecość. Ta cecha powinna być zawsze na drugim miejscu, w przeciwnym razie będziemy powielać i utrwalać stereotypowe postrzeganie sekretarki. Gość ma zapamiętać, że został w sekretariacie/recepcji obsłużony przez kompetentną, rzeczową, uprzejmą osobę, a nie sekretarkę w czerwonej marynarce.

Zasada 2: To co się aktualnie „nosi”, nie zawsze współgra z profesjonalnym wizerunkiem. Najczęściej bywa odwrotnie. Trzeba być więc „pół kroku” za modą.

Zasada 3: W relacjach służbowych obowiązuje kanon klasycznej elegancji.

Zasada 4: Nic w wyglądzie nie może się wyróżniać. Wszystkie elementy - ubiór, dodatki, makijaż - muszą współgrać ze sobą.

Jak zrobić dobre wrażenie na gościach firmy?

Ubiór sekretarki powinien składać się z następujących elementów:

l Klasyczny kostium - żakiet ze spodniami (tradycyjna długość) lub spódnicą (tuż przed kolano lub tuż za) w stonowanych kolorach (najlepsze są: brąz, szary, czarny, granatowy, beżowy).

l Bluzka koszulowa pod żakietem w stonowanych kolorach: białym, niebieskim, granatowym, czarnym, brązowym, szarym. Latem można nią zastąpić żakiet.

l Buty z zakrytymi palcami i piętami.

l Bez względu na porę roku, do spódnicy obowiązkowe są rajstopy.

l Dodatki - apaszka, nierzucająca się w oczy biżuteria, zegarek.

Dobór garderoby w odpowiednich kolorach jest ważny, gdyż barwy, na które patrzymy, wywołują w nas, a więc i w naszych klientach czy gościach, określone nastawienie czy emocje. Jeżeli więc chcemy robić wrażenie osoby fachowej, wybierajmy odcienie szarości oraz brązu.

Czego należy unikać w biurze:

l dżinsów,

l wzorzystych, „świecących” materiałów,

l ubiorów, które zbytnio eksponują ciało (duże dekolty, odkryte ramiona, prześwitujące bluzki, zbyt krótkie spódnice czy bluzki, obcisłe ubranie).

W wielu firmach obowiązują w recepcji „mundurki” - firmy szyją lub zamawiają gotowe komplety ubrań dla pracowników, którzy zobowiązani są pojawiać się w nich w pracy. W niektórych firmach obowiązują „wolne piątki” - tego dnia pracownicy przychodzą ubrani w stroje bardziej wygodne niż w pozostałe dni. Często jednak pracownicy recepcji i sekretariatów także w piątki muszą ubierać się według obowiązujących standardów i „wolne piątki” tej grupy nie dotyczą.

Nie każda firma oczekuje od swoich pracowników, aby rygorystycznie przestrzegali standardów ubioru i pozwala na większą dowolność. Ale zanim sekretarka sobie na nią pozwoli, powinna sprawdzić czy na pewno może - ze względu na dobro firmy, w której pracuje, i jej klientów.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie "Sekretariat" (10/2008)