Przygotowanie mobilnego biura do podróży

Czas czytania
6min.
Przeczytałeś już

Przygotowanie mobilnego biura do podróży

Latem coraz częściej myślimy o wyjazdach. Tych typowo wakacyjnych, na których próbujemy choć na chwilę uciec i oderwać się od spraw firmowych, lub też kilkudniowych, w czasie których nie można sobie pozwolić na zupełny rozwód z pracą i obiecujemy sobie, że w innej scenerii napiszemy zaległy raport. Te podróże, a także delegacje, często zmuszają do upchnięcia w torbie podróżnej laptopa oraz związanych z nim akcesoriów.

Skoro już zabieramy ze sobą biuro, bo takie są dzisiejsze realia – spróbujmy pomyśleć, jak najlepiej wykorzystać ten dodatkowy bagaż. Brak wcześniejszego przygotowania może spowodować, że będą to tylko niepotrzebne kilogramy, koszt i kłopot.

Zastanawiając się, jak podzielić zagadnienia związane z użytkowaniem komputera z dala od domu czy biura – doszedłem do wniosku, że zasadnicze kłopoty (spośród tych technicznych) są tylko.... dwa. Jakie? Według mnie, pierwszy i najważniejszy to zasilanie, czyli wszystko co potrzebne, aby nasze urządzenie działało. Drugi to łączność, komunikacja – to, co niezbędne, aby móc w innym mieście czy kraju odbierać e-maile, przeglądać strony www czy logować się do sieciowych systemów firmy. Poradzenie sobie z pierwszym problemem (w niektórych egzotycznych miejscach to spory sukces) pozwoli nam swobodnie korzystać z wszelkich zgromadzonych na dysku naszego komputera danych, książek adresowych, archiwów maili czy innych zapisanych informacji (dyski dzisiejszych komputerów bywają ogromne). Zapewnienie komputerowi połączenia z internetem umożliwi zaś znalezienie odpowiedzi na wiele pytań, jakie mogą pojawić się w czasie pobytu z dala od macierzystej placówki, umożliwi kontakt ze współpracownikami czy rodziną, słowem – da dostęp do zasobów, których nie „zabraliśmy z sobą”.

Zasilanie podczas wyjazdu

Z hasłem „zasilanie w podróży” kojarzy mi się dość natrętna myśl. Od kilku lat Polska oraz wiele krajów dawnej Europy wschodniej należy do grona państw Unii Europejskiej. To znaczące rozszerzenie granic zjednoczonej Europy pozwala na swobodne podróżowanie bez wielu dotychczas kłopotliwych formalności. Niestety, Europa jest zjednoczona, ale standardów sieci energetycznej nadal sporo, a im dalej od naszego kraju – tym więcej niespodzianek. Sposobem na zminimalizowanie tych kłopotów może być zapobiegliwość oraz gromadzenie... niektórych gadżetów. Jeszcze przed wyjazdem dobrze jest więc na spokojnie obejrzeć zasilacz naszego laptopa. W nowoczesnych konstrukcjach zwykle znajdziemy informację, że urządzenie może bezproblemowo pracować podłączone do sieci energetycznej o napięciu od 100 do 240 voltów, czyli niemal wszędzie. Pozostaje problem podłączenia do gniazda w ścianie; w części krajów (nawet europejskich) wtyczka naszego zasilacza nie będzie fizycznie pasować do występujących tam gniazd. W hotelu lub biurze zagranicznego oddziału firmy możemy wprawdzie liczyć na wypożyczenie dopasowującego adaptera, ewentualnie samego kabelka łączącego zasilacz ze „ścianą” – jednak posiadając własny, jesteśmy niezależni od humorów miejscowego personelu czy niedoboru adapterów w jedynym sklepiku w okolicy. Przy wyborze takiego urządzenia w sklepie, jeszcze przed wyjazdem, radzę zwrócić uwagę na fakt, że czasem do dyspozycji będziemy mieć dość wąskie miejsce na listwie rozgałęziającej – wówczas nie każdy (zwykle dość dużych rozmiarów) travel-adapter damy radę podłączyć. Mając wybór, zaopatrzmy się w model o najmniejszych rozmiarach lub składający się z oddzielnych modułów dla różnych standardów gniazd. Jeśli nasze urządzenie ma na obudowie napis w rodzaju „230V only”, a wybieramy się za ocean czy innego kraju, gdzie normą zasilania jest 110 woltów – najlepiej zadbać wcześniej o wymianę na nowszy, wspomniany już typ potrafiący pracować w zakresie 100–240V. Adaptery zmieniające wartość zasilania 110 na 230 czy odwrotnie są już dziś bowiem dość rzadkie, raczej ciężkie i kłopotliwe w użyciu. Dodatkowym, jakby psychologicznym, atutem posiadania własnego adaptera do gniazd zasilania jest życzliwsze spojrzenie opiekujących się nami osób ze służb technicznych. Łatwiej ktoś pożyczy „cenny” przedmiot nam, widząc że przywieziony z Polski nie pasuje, niż innemu roztargnionemu obcokrajowcowi, który poszukiwania zasilacza/adaptera rozpoczął w momencie gdy jego laptop (zabrany bez żadnych dodatkowych akcesoriów) pokazuje ostatnie 5% naładowania baterii.

 

Gdy zasilanie służbowego notebooka z zagranicznej sieci energetycznej mamy już opanowane – warto ten sukces wykorzystać: wiele przenośnych małych urządzeń (telefony, dyktafony, nawigacje, terminale blackberry) potrafi używać do ładowania swych baterii zasilania z gniazdka usb w komputerze. Sprawdźmy to jeszcze przed wyjazdem, mały kabelek usb okaże się nieoceniony. Drugim darmowym zasilaniem, które możemy zabrać z sobą i uniezależnić się od miejscowych dziwacznych wtyczek, jest instalacja elektryczna samochodu.

ostęp do sieci

Kolejna kluczowa sprawa dla podróżującego komputera – dostęp do sieci internet, jest chyba obecnie lepiej ustandaryzowana niż kwestie zasilania elektrycznego. Internet bezprzewodowy WiFi panuje dziś niemal wszędzie. W prawie każdym hotelu funkcjonuje taka sieć do dyspozycji gości, chwila rozmowy z personelem, garść informacji technicznych (nazwa sieci i ewentualnie hasło) i mamy połączenie ze światem. Ponieważ w praktyce może jednak być więcej trudnych do przewidzenia komplikacji – spróbuję podać kilka podpowiedzi:

w Jeszcze przed wyjazdem sprawdźmy, najlepiej za pomocą osoby z IT, czy nasz komputer potrafi prawidłowo rozpoznawać nowe sieci dostępne „w powietrzu” i czy konfiguracja pozwala na łatwe, automatyczne podłączenie się do hot-spotu.

w Jeśli firma dysponuje narzędziami stworzonymi do lepszej ochrony informacji w notebooku, poprośmy o szkolenie z ich używania przed wyjazdem. Publiczne hot-spoty bywają zupełnie nie zabezpieczone przed podłączaniem się, hasła w sieciach hotelowych bywają symboliczne (nazwa hotelu czy firmy-właściciela). Korzystanie z szyfrowanych protokołów jest znacznie bezpieczniejsze, niekiedy w firmie wręcz obowiązkowe. Jeśli możliwe jest szyfrowanie informacji na dysku komputera czy pamięci USB – warto to również przemyśleć. Zaszyfrowany dysk w przypadku kradzieży nie odda łatwo danych w niepowołane ręce.

w Im bardziej zależy nam na możliwości wysyłania wiadomości z komputera – tym bardziej trzeba być przygotowanym na nieoczekiwane kłopoty. Zakładając awarię połączenia sieciowego WiFi, najlepiej wcześniej opracować dodatkowy sposób na połączenie z internetem: skonfigurowanie połączenia przez modem z kartą GSM, ewentualnie użycie telefonu GSM jako modemu łączącego z siecią. Przy korzystaniu z usług GSM w zakresie przesyłania danych, uwaga – szczególnie w krajach spoza UE czy Europy – roaming danych bywa bardzo drogi. Przy dzisiejszej mnogości taryf, najlepiej sprawdzić cenę konsultując się z operatorem telefonii GSM. Nieostrożne ustawienie, na przykład pobierania map do nawigacji na telefon komórkowy czy odbieranie całych maili z załącznikami na urządzenie przenośne GSM może się zemścić słonym rachunkiem. Znanym turystycznym sposobem na zmniejszenie tych kosztów jest korzystanie z lokalnych kart pre-paid, również tych do transmisji danych – konieczne wtedy jest pozbycie się z telefonu czy modemu blokad typu simlock jeszcze w kraju.

w Korzystanie z komputerów w kawiarenkach internetowych do zaglądania na firmową skrzynkę pocztową (jeśli firmowa polityka tego nawet nie zabrania) nie powinno mieć miejsca w ogóle! Wyjątkiem może być przypadek, gdy firma zapewnia transmisję szyfrowaną. Jeśli nagła potrzeba każe jednak to zrobić – raczej unikajmy komputerów z systemem Windows, z definicji są one bardziej podatne na wirusy i inne złośliwe ataki.

w W krajach gdzie internet jest mniej rozpowszechniony i dostęp do sieci jest zapewniany przez połączenie komutowane (telefoniczne) – przed skorzystaniem ustalmy z obsługą warunki, aby nie okazało się, że powolne łącze, którego używaliśmy przez długie godziny nie mogąc ściągnąć dużego załącznika, będzie koszmarnie drogie.

w Duże korporacje, z uwagi na częste podróże swoich pracowników oraz ich konieczność komunikowania się z centralą, zapewniają czasem specjalne usługi. Program zainstalowany na laptopie pracownika umożliwia najbezpieczniejsze i najłatwiejsze połączenie z siecią internet, gdziekolwiek się on znajduje. Wystarczy programowi wskazać miejsce, w którym jesteśmy, a on pokaże dostępne sieci bezprzewodowe (ze szczegółami – jak się podłączyć) lub podpowie numery dostępowe dla „wdzwanianego internetu”, dla których koszt będzie według taryfy lokalnej lub nawet zupełnie darmowy (opłacane przez firmę numery typu 0­800). Oczywiście, o prawidłową pracę takiego programu i aktualność jego bazy hot-spotów czy numerów połączeniowych należy z pomocą informatyka zadbać jeszcze przed wyjazdem.

Przydatne akcesoria

Wspomniane wcześniej zbieranie gadżetów może być bardzo pomocne na wyjeździe. Mam na myśli jednak nie najnowsze, drogie, małe pudełeczka w rodzaju i-pod, i podobne, ale drobne, pozornie nieprzydatne szpargały typu kable, przelotki, urządzenia podłączane do portów usb komputera. Niektóre z nich można kupić, bo mogą się przydać niezależnie od czasu i miejsca, o inne najlepiej podpytać w IT lub zaprzyjaźnionych działach – może pożyczą na wyjazd coś, co zwykle poniewiera im się w szufladach? Co zabrałbym tak „na wszelki wypadek”? Na pewno (pomijam tu omawiane sprawy zasilania) dwa kabelki do podłączenia komputera do sieci przewodowej – jeden z wtyczkami RJ-45, czyli tzw. ethernet, drugi z mniejszymi RJ-11, czyli typowy przewód telefoniczny (na szczęście ten amerykański standard wyparł całą galerię dziwnych telefonicznych wtyczek europejskich). Może się zdarzyć sytuacja, gdy komputer za nic nie chce współpracować z miejscową siecią bezprzewodową, mamy pilny mail do wysłania, a w pobliżu recepcji jest aktywne gniazdo sieci komputerowej. Własny kabelek wówczas może być konieczny. Podobnie, gdy w sytuacji awaryjnej ktoś pomoże nam skonfigurować modem telefoniczny (obecny w każdym dzisiejszym laptopie) – braku przewodu do podłączenia sieci telefonicznej nie zastąpimy jednak najlepszymi chęciami. Inne ciekawe drobiazgi to dodatkowa bezprzewodowa karta sieciowa w postaci breloczka USB lub karty PCMCIA czy ExpressCard (diagnozę notebooka – jaka karta pasuje – zlećmy fachowcowi), przydatna gdy ta wbudowana nie będzie chciała współpracować z miejscową siecią WiFi. W wypadku większych problemów (zgubienie czy totalna awaria komputera) te najistotniejsze dokumenty elektroniczne można mieć zawsze przy sobie na dobrze strzeżonej zewnętrznej karcie lub pamięci typu USB.

Podsumowując zagadnienia związane z przydatnością komputera w czasie podróży, nie sposób zauważyć, że wiele dawniej zawiłych spraw zniknęło lub znacznie się uprościło. Relatywnie coraz mniejszy świat, łatwiejsza komunikacja i dostęp do informacji w każdym miejscu, możliwość podróży bez wielu formalnych, prawnych i celnych utrudnień – to wszystko sprawia, że łatwiej skoncentrować się na wykonywanej pracy, bez tracenia energii na pokonywanie kłopotów wynikających ze specyfiki każdego kraju. W końcu nawet przeciwnicy światowej globalizacji na swoje marsze protestacyjne skrzykują się za pośrednictwem internetu.

Źródło: Sekretariat 07-08/2010
 

Autor:
Paweł Chojnacki - ARK Consulting