Praca w sekretariacie wymaga podstawowej wiedzy i umiejetności związanych z dokumentacją i jej obiegiem w firmie/instytucji. Poniżej przedstawione zostały podstawowe terminy związane z pracą biurową.

Akta sprawy – wszystkie dokumenty dotyczące jednej sprawy /jej rozpoczęcia, przebiegu i zakończenia/.
Dekretacja – odręczny wpis na dokumencie dot. sposobu załatwienia sprawy ze wskazaniem stanowiska/osoby, która ma się dokumentem zająć.
Dokument – pismo zawierające podpis i pieczątkę /tylko takie pismo rodzi skutki prawne/.
Dziennik korespondencyjny – książka podawcza, w której rejestruje się korespondencję przychodzącą i wychodzącą.
Instrukcja kancelaryjna - regulamin/procedura wewnętrzna zawierająca dokładny opis wszystkich czynności związanych z przyjmowaniem korepondencji, wewnętrznym obiegiem dokumentów, wysyłaniem korespondencji oraz ich przechowywaniem i archiwizowaniem.
Facsimile – pieczątka z odtworzonym oryginalnym podpisem.
Jednolity rzeczowy wykaz akt /JRWA/ - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.
Kancelaria – dział firmy/instytucji zajmujący się ewidencją i rozdzielaniem korespondencji przychodzącej oraz rejestracją korespondencji wychodzącej. Bardzo zęsto czynności należące do kancelarii wykonują recepcje i/lub sekretariaty.
Spis spraw – formularz służący do chronologicznego spisu spraw /wg rozpoczęcia sprawy/ na danym stanowsku/w dziale.
System kancelaryjny – procedura rejestracji, obiegu i przechowywania dokumentów w firmie/instytucji.
Teczka spraw - teczka, w której przechowuje się akta spraw należących do tej samej grupy spraw.
Znak sprawy – zespół symboli /literowych i liczbowych/ oznaczających przynależność dokumentu do danej firmy/organizacji, komórki organizacyjnej, grupy spraw /wg JRWA/, kolejność sprawy w obrębie grupy spraw, rok.