Szelest papieru towarzyszy i jeszcze jakiś czas będzie towarzyszył pracownikom biur (proszę tylko spojrzeć na reklamy drukarek i kserokopiarek). Wynika to częściowo z naszych przyzwyczajeń, niedoskonałości ekranów, które dają gorszy komfort oczom w trakcie czytania, etykiety uznającej papier za bardziej elegancki oraz... naszemu prawodawstwu, sankcjonującemu nieraz papierowy dokument jako najważniejszy. Content Management Systems - systemy elektroniczne umożliwiające całkowicie elektroniczny obieg informacji jednak istnieją, jest ich sporo, z niektórych z nich na co dzień korzystamy nie zawsze zdając sobie z tego sprawy. Popularność stron internetowych, ich skuteczność jako taniego źródła informacji spowodowała rozwój systemów do zarządzania ich treścią. Dziś niemal każda strona www, którą odwiedzamy jest wynikiem działania takiego systemu – to co niegdyś było wynikiem pracy programistów, koderów, grupy ludzi o wiedzy niemal tajemnej, obecnie powstaje niejako automatycznie z dostarczonych przez nas danych.

           

 

Próbując podzielić systemy zarządzania treścią trudno uciec od finansów. Przeglądając nawet pobieżnie listę znanych systemów i ich producentów, można zauważyć generalny podział na dwie kategorie: darmowe projekty (zwykle tzw. open source) oraz stricte komercyjne przedsięwzięcia za bardzo duże pieniądze. Czy oznacza to, że jedynie ogromne firmy mogą sobie pozwolić na taki system? Nie. Często odradzane do zastosowań biznesowych tzw. wolne, darmowe oprogramowanie, w tym przypadku bardzo dobrze radzi sobie w konkurencji z pakietami komercyjnymi. Przykładem niech będzieWikipedia, bez której    znacznie zbladłaby wiedza na ogólne tematy każdego z nas, czy prace domowe naszych dzieci. Oprogramowanie MediaWiki to dostępny dla każdego szkielet, który umożliwia tworzenie własnych portali internetowych lub intranetowych na każdy temat. Jak w każdym systemie tego typu projektanci przyjęli założenie, że do publikowania treści użytkownik nie musi posiadać żadnych umiejętności programowania – po wstępnym dostrojeniu środowiska, informatycy mogą ewentualnie zająć się dbaniem o działanie serwerów przechowujących dane, całą resztę prac potrafią wykonać użytkownicy systemu. Podobnie jest w innych popularnych środowiskach, ich podstawą działania i przyczyną sukcesu jest całkowite oddzielenie treści od sposobu jej prezentowania na ekranie. Osoba redagująca wypełnia treścią przygotowany wcześniej szablon (praca z nim przypomina korzystanie z edytora tekstu, ewentualnie arkusza kalulacyjnego), wprowadzone w ten sposób dane system wyświetla według wcześniej skonfigurowanego wzoru. Oczywiście gotowe szablony to nie wszystko, ponieważ w przypadku gdy chcemy dodać całą nową sekcję, rozdział, podstronę – system CMS powinien pozwolić na zbudowanie nowego szablonu w sposób równie niekłopotliwy jak wykonanie poprzednich operacji. Spośród popularnych, darmowych platform tego typu wymieniłbym jeszcze platformę Joomla – nieco młodsze od „silnika” Wikipedii środowisko stworzone do zarządzania nawet dużymi portalami oraz Wordpress, napopularniejsze narzędzie do tworzenia blogów („word” w jego nazwie nie jest w żaden sposób powiązane z produktem Microsoftu). Mniej znanym, chociaż rozpowszechnionym systemem jest Drupal, ponieważ jest on również udostępniany na zasadzie otwartej licencji, bardzo duża wiele firm używa go tworzenia swoich portali.

 

Jak to się dzieje, że do tworzenia profesjonalnych portali, blogów, galerii zdjęć, kanałów RSS czy systemów komentowania polecane są całkowicie darmowe produkty? Mechanizm ten, działa bardzo podobnie jak w przypadku systemów operacyjnych Linux. Produkt będący wynikiem pracy wielu osób jest udostępniany za darmo nawet do działalności komercyjnej, ale nie znaczy to, że cały ten biznes „kręci” się takim trybem. Samodzielne uruchomienie produktów zwykle wymaga poświęcenia czasu, a także minimalnej chociaż znajomości systemów relacyjnych baz danych, skryptowych języków programowania, oraz ogólnego doświadczenia informatyczno-programistycznego. Również stworzenie nawet w gotowym już środowisku efektownej wizualnie prezentacji (wyróżniającej się spośród dostarczonych typowych szablonów) jest zadaniem dla nieco bardziej już zaawansowanych użytkowników. Stąd miejsce dla całego 'przemysłu' zajmującego się wdrażaniem, opieką techniczną nad sprzętową częścią projektu, oraz tworzeniem designu na konkretne zamówienie klienta. Taka symbioza darmowej licencji i płatnych usług z nią związanych daje zwykle bardzo dobry efekt za nieduże pieniądze.

 

Przedstawione powyżej przykładowe produkty wraz ze swoją niewygórowaną ceną pozwolą zbudować całkiem sprawny system zarządzania treścią (głównie do zastosowań prezentacji na stronach internetowych). Sporo pracy pozostanie jednak po naszej (użytkowników) stronie.Wymienione CMSy korzystają z danych, które zwykle dostarczane są przez użytkowników, ale w sposób jak gdyby 'ręczny' – dość powolny i mocno zależny od człowieka. Futurystyczny obraz biura wspomniany na wstępie artykułu zakładał niemal całkowite uniezależnienie się od papierowego nośnika. Ten wariant jest oczywiście też możliwy, ale w takim przypadku zwykle mamy do czynienia z komercyjnymi platformami oferowanymi przez duże firmy, za bardzo konkretne pieniądze. Wymienianie nazw nawet najbardziej znanych mija się z celem, ponieważ jeśli już firma decyduje się na wdrożenie takiego systemu – z powodu wielkiej skali tego projektu, a co za tym idzie, często tysięcy dolarów – decyzja o tym podejmowana jest na wysokim szczeblu i niewielu spośród pracowników ma realne szanse na jej zmianę. Skoro więc najczęściej spotykaną sytuacją jest całkowity brak lub wybrany odgórnie system – spróbuję podać kilka 'hintów', które na etapie wdrażania mogą pomóc w lepszym skonfigurowaniu systemu, a jeśli taki już pracuje – lepiej go wykorzystać:

 

- platforma mająca zastąpić niemal w 100% obieg papierowych dokumentów musi współpracować z wieloma typami plików. Teksty, arkusze kalkulacyjne, pliki programów typu MS Project, cała gama plików graficznych, a także tych tworzonych specjalistycznym oprogramowaniem jak CAD, Visio itp. „Nadmiar” obsługiwanych formatów w stosunku do aktualnych potrzeb nie jest problemem – raczej wróży dłuższą bezproblemową pracę z systemem. Pośrednie sposoby ominięcia tego wymogu (np. konwersja pliku na inny format przed dołączeniem go do systemowej przechowalni) zwykle są nieporozumieniem i skutkują tym, że użytkownicy dodatkowo, równolegle stosują pliki oryginalne – mnożąc niepotrzebnie ilość dokumentów.

- ilość obsługiwanych wątków i łatwość ich tworzenia. Producenci dużych systemów podają czasem jako „nieskończoność” (prawdopodobnie w ramach technicznych możliwości sprzętu), w praktyce może to być potrzebne gdy uruchamiając nowy projekt, zlecenie, rozszerzając działalność firmy możemy szybko stworzyć nowy proces bez mozolnego wdrażania nowego modułu systemu CMS.

- lista gotowych (predefiniowanych) procesów, które potrafi obsłużyć po niedużych modyfikacjach (zarządzanie dokumentami, procesy administracyjne, zatrudnianie, szkolenie, zwalnianie pracowników, rozliczanie delegacji i wyjazdów, logistyka, planowanie produkcji, zakupy i wysyłka, inwentaryzacja środków i wiele, wiele innych)

- współpraca z urządzeniami zapewniającymi przepływ informacji ze „świata papierowego” - specjalizowane skanery z opcją rozpoznawania tekstu to drogie i skomplikowane urządzenia, zwykle ich wysoka cena uniemożliwia zakup drugiego zapasowego urządzenia. Dobrze więc zadbać aby pracujący często jedyny egzemplarz miał zapewnioną opiekę serwisową z gwarantowanym czasem naprawy lub wymiany urządzenia. Cały system digitalizujący przepływ informacji w firmie jest tak sprawny jak jego najsłabsze ogniwo – należy pamiętać, że w tym przypadku nieplanowany przestój może być dla firmy dotkliwy.

- system umożliwia centralne przechowywanie cyfrowych plików (redukując w ten sposób ilość wędrującego po firmie papieru) w różnych w formatach, tak aby pracownicy mogli używać różnych, często bardzo specjalizowanych programów, jednak podgląd całego procesu, możliwość jego śledzenia powinien być dostępny na niemal każdym komputerze podłączonym do sieci, za pomocą przeglądarki internetowej – to gwarancja, że będzie on powszechnie w firmie używany. Konieczność instalowania na każdym stanowisku roboczym specjalnego oprogramowania raczej odstraszy pracowników, tymczasem przeglądarkę stron www każdy zna i nie obawia się używać.

- gdy pojawia się potrzeba zorganizowania obsługi kolejnego zadania dobrze jest rozejrzeć się w możliwościach używanego w firmie CMSu – być może zaprzągnięcie go do pracy jest znacznie łatwiejsze niż się na pozór wydaje? Nawet gdy zachodzi obawa czy system typu CMS w ogóle w przedsiębiorstwie istnieje – warto sprawdzić, bo wewnętrzne, firmowe strony www z aktualnościami, książką adresową pracowników czy aktualnymi stanami magazynów, mogą być oparte na takim właśnie systemie! Dołożenie do niego kolejnego procesu może być prostsze niż zorganizowanie od początku elektronicznej (lub nie) machiny przekazującej dokumenty, zbierającej potwierdzenia, rozsyłającej przypominacze i umożliwiającej śledzenie kolejnych etapów prac.

 

Systemy zarządzania treścią czyli elektroniczne automaty próbujące zastąpić typowe ludzkie bałaganienie papierami są dziś najprawdopodobniej na samym początku swego rozwoju. Mimo to, wydają się być tematem rzeką, trudno wyczerpać nawet najważniejsze ich cechy w krótkim opracowaniu. Obecnie jeszcze nie zawsze dostrzegane, cały czas dla nas pracują – chociaż z pewnością w mniej spektakularny sposób niż filmach sensacyjnych. Do ich większego rozpowszechnienia oprócz postępu technicznego potrzebne są zmiany w naszym zachowaniu, konieczność odzwyczajenia się od 'ważności' fizycznego dokumentu , tak aby powiedzenie o cierpliwości papieru stało się nieaktualne. Myślę, że w ten sposób mamy szansę uwolnić się od zasypujących nas ton przetworzonych na papier drzew.

Źródło: Sekretariat 03/2011