Teczki personalne pracowników

Czas czytania
1 minute
Przeczytałeś już

Teczki personalne pracowników

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie teczek osobowych pracowników. W wielu firmach zajmują się tym działy kadr/personalne. Jednak w większości małych firm obowiązek prowadzenia teczek spoczywa na pracownikach sekretariatów. W artykul tym przedstawię wymagany układ teczek osobowych i ich zawartość.
 
Każdy pracownik powinien mieć swoją teczkę osobową. Akta personalne pracowników należy przechowywać 50 lat, dlatego też należy przyłożyć szczególną wagę do ich kompletności oraz sposobu i miejsca przechowywania. Za niedochowanie należytej staranności w tym zakresie grożą pracodawcy kary.
 
ZAWARTOŚĆ TECZKI PERSONALNEJ
Każda teczka osobowa pracownika składa się z 3 części /w sklepach zaopatrujących biura w art. Biurowe można dostać specjalne teczki przeznaczone do tego celu/: A, B, C.
 
Część A
Ta część powinna zawierać wszystkie dokumenty dot. zatrudnienia:
  • dokumenty aplikacyjne, czyli życiorys i list motywacyjny;
  • dokumenty potwierdzające kompetencje zawodowe /m.in. dyplomy ukończenia szkół, świadectwa pracy, certyfikaty i zaświadczenia o odbytych kursach i szkoleniach/.
 
Część B
Ta część powinna zawierać wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika w naszej firmie:
  •  kwestionariusz osobowy ze zdjęciem.
  • umowa o pracę, inne umowy /jeżeli zostały zawarte dodatkowe/;
  •  zakres obowiązków i opis stanowiska pracy /jako załącznik do umowy/;
  • oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z podstawowymi dokumentami obowiązującymi w firmie /regulaminy, procedury itp./;
  • oświadczenie o korzystaniu lub nie z ulg przysługującym rodzicom /jeżeli pracownik jest ojcem lub matką/;
  • zaświadczenie o ukończeniu niezbędnych do rozpoczęcia pracy szkoleń
  • wnioski urlopowe;
  • zaświadczenia o lekarskich badaniach okresowych;
  • zaświadczenia o odbyciu szkoleń;
  • inne dot. przebiegu zatrudnienia.
 
Część C
W części C umieszczamy dokumenty dot. zakończenia pracy przez pracownika:
  • wypowiedzenie/rozwiązanie umowy;
  • świadectwo pracy /kopia/
  • pisma dot. warunknów zakończenia pracy przez pracownika /dot. np. niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia itp./
Autor:
Agnieszka Korach