Teczki personalne pracowników
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie teczek osobowych pracowników. W wielu firmach zajmują się tym działy kadr/personalne. Jednak w większości małych firm obowiązek prowadzenia teczek spoczywa na pracownikach sekretariatów. W artykul tym przedstawię wymagany układ teczek osobowych i ich zawartość.
Każdy pracownik powinien mieć swoją teczkę osobową. Akta personalne pracowników należy przechowywać 50 lat, dlatego też należy przyłożyć szczególną wagę do ich kompletności oraz sposobu i miejsca przechowywania. Za niedochowanie należytej staranności w tym zakresie grożą pracodawcy kary.
ZAWARTOŚĆ TECZKI PERSONALNEJ
Każda teczka osobowa pracownika składa się z 3 części /w sklepach zaopatrujących biura w art. Biurowe można dostać specjalne teczki przeznaczone do tego celu/: A, B, C.
Część A
Ta część powinna zawierać wszystkie dokumenty dot. zatrudnienia:
- dokumenty aplikacyjne, czyli życiorys i list motywacyjny;
- dokumenty potwierdzające kompetencje zawodowe /m.in. dyplomy ukończenia szkół, świadectwa pracy, certyfikaty i zaświadczenia o odbytych kursach i szkoleniach/.
Część B
Ta część powinna zawierać wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika w naszej firmie:
- kwestionariusz osobowy ze zdjęciem.
- umowa o pracę, inne umowy /jeżeli zostały zawarte dodatkowe/;
- zakres obowiązków i opis stanowiska pracy /jako załącznik do umowy/;
- oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z podstawowymi dokumentami obowiązującymi w firmie /regulaminy, procedury itp./;
- oświadczenie o korzystaniu lub nie z ulg przysługującym rodzicom /jeżeli pracownik jest ojcem lub matką/;
- zaświadczenie o ukończeniu niezbędnych do rozpoczęcia pracy szkoleń
- wnioski urlopowe;
- zaświadczenia o lekarskich badaniach okresowych;
- zaświadczenia o odbyciu szkoleń;
- inne dot. przebiegu zatrudnienia.
Część C
W części C umieszczamy dokumenty dot. zakończenia pracy przez pracownika:
- wypowiedzenie/rozwiązanie umowy;
- świadectwo pracy /kopia/
- pisma dot. warunknów zakończenia pracy przez pracownika /dot. np. niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia itp./
Agnieszka Korach