Wszędobylski Excel
Wszędobylskość Excela, zwykle występującego jako składnik pakietu MS Office na niemal każdym firmowym komputerze, daje nam gwarancję, że wpisane do niego i przechowywane w plikach dane będą nam długo i dobrze służyły, jednak z definicji jest to program matematyczno-analityczny. Skąd więc wynika legendarna siła programu w tak wielu zastosowaniach? Spróbuję znaleźć odpowiedź.
„Wskaż najlepszy arkusz kalkulacyjny i dlaczego jest to Excel?” – pytanie egzaminacyjne jak z sennego koszmaru niedouczonego studenta. Produkt firmy Microsoft stał się tak bardzo popularny, że praktycznie wymiótł wszelką konkurencję. Dziś każde biuro, każda firma posiada chociaż jeden komputer z zainstalowanym Excelem. Automatycznie i odruchowo traktujemy go więc jak jedyny i najlepszy. Co prawda 25 lat temu na polskich drogach najbardziej rozpowszechnionym, lecz przecież nie najlepszym samochodem był „maluch” – to porównanie byłoby dla Excela krzywdzące. Wysoka ocena i rozpowszechnienie jest wynikiem jakości i realnej przewagi nad resztą arkuszy.
Import danych
Pomimo swojej „tabelkowej” struktury, program potrafi zaimportować bardzo wiele rodzajów danych. Również te niematematyczne, dowolny niemal tekst, który ewentualnie wcześniej możemy lekko sformatować edytorem tekstowym. Excel gdy tylko napotka ciągi znaków niebędące stricte matematycznym zapisem – uruchomi kreatora, który pomoże przenieść je na ekran aplikacji. Dlaczego próbować wczytać do arkusza kalkulacyjnego tak dziwne dane? Co najmniej z dwóch powodów. Pierwszym z nich jest fakt, że prawie każda ludzka działalność, a także biurowa aktywność polega na układaniu, porządkowaniu, sortowaniu ogromnej ilości informacji. MS Excel jako program-tabela wydaje się być do tego niezastąpiony. Najdziwniejsze zestawienia, podsumowania, spisy kontrolne i inwentaryzacyjne nie będą problemem – po umieszczeniu danych w arkuszu można je posortować i układać na wszelkie sposoby, aby wydobyć z nich najistotniejsze fakty i w czytelnej formie przedstawić szefowi lub współpracownikowi. Drugi, według mnie istotny powód – to ogromna elastyczność ekranu, na którym pracujemy. Pokratkowany interfejs początkowo odstrasza wszystkich humanistów, ale to tylko pozory. W istocie każdą komórkę możemy formatować również pod względem graficznym, czyli zmienić jej wymiary, kolory, obramowanie. Gdy próbuję znaleźć niekomputerowe odniesienie wygody jaką daje ekran Excela, na myśl przychodzi mi... papier milimetrowy. Na takim papierowym arkuszu można precyzyjnie napisać, narysować i rozplanować najbardziej skomplikowane pomysły, aby były czytelne dla innych. Zdaję sobie sprawę z niedoskonałości tego porównania – gdyż w Excelu tę precyzyjną „siateczkę” można dowolnie zmieniać, a także w zależności od potrzeb pokazywać lub chować na wydruku. Te opcje, wraz z możliwością dostrojenia wydruku do konkretnego modelu drukarki, podziałem na strony i dopasowaniem wielkości, dają nam (z pewnością po kilku próbach) niemal graficzny edytor typu WYSIWYG, czyli „to co widzisz, jest tym co otrzymasz”.
Oczywiście właściwości, które opisałem, nie są sztandarowymi zaletami programu, każdy wyspecjalizowany do projektowania produkt pobiłby Exela – trzeba jednak wziąć pod uwagę popularność arkusza. Dzięki niej możemy być pewni, że wyniki naszej (przyznaję, czasem żmudnej) pracy, będą niemal identycznie wyglądały na każdym komputerze.
Kolejna wielka siła Excela, którą zwykle odkrywamy po tych wymienionych wyżej zaletach „graficznych”, to jego esencja, czyli obliczenia. Arkusz kalkulacyjny z założenia umożliwia pracę z liczbami, tekstem oraz formułami – ilość możliwych do zastosowania funkcji matematycznych, logicznych, finansowych czy statystycznych jest ogromna, jednak... skończona. Gdyby możliwości programu kończyły się razem z listą dostępnych funkcji, MS Excel byłby tylko programem dobrym. Dlaczego więc jest więcej niż dobry?
Dopisać brakujące funkcje
Przełomem w historii Excela było dołączenie do niego Visual Basica. Specjalnego środowiska, w którym możemy pisać nowe, brakujące funkcje. Dzięki temu możliwości programu trudno uznać za skończone, bowiem zapotrzebowanie i rynek powodują, że pojawiają się kolejne udogodnienia i za pomocą Excela można wykonywać to, co dotąd zarezerwowane było dla wyspecjalizowanych programów. Jeśli wynikowy plik zadowalał nas (lub szefa) ale kosztował ogrom mrówczej pracy, a istnieje obawa, że trzeba to będzie wykonywać systematycznie – wbudowany Visual Basic for Applications umożliwi zautomatyzowanie wielu powtarzających się czynności poprzez zapisanie ich w postaci tzw. makra. Oprócz zarejestrowania ciągu poleceń można także te dołożone przez nas funkcje poprawiać i optymalizować, ponieważ VBA pozwala na edycję kodu.... Zaczyna to brzmieć jak programowanie? Tak, ale nie trzeba jednak się zrażać. Nie znaczy to, że wchodzimy na teren zarezerwowany wyłącznie dla programistów.
Rozszerzenia do Excela można napisać, kupić całe pakiety lub wyszukać i ściągnąć z internetu. Osobiście zdarza mi się śledzić nowe funkcje pisane i publikowane przez excelomaniaków i muszę przyznać, że wiele z nich wzbudza szczery podziw i zastanowienie „dlaczego tego nie ma we właściwym Excelu?”. Szczególnie do prac w ogólnie rozumianym zakresie księgowości, rachunkowości, czyli bardzo istotnym dla wielu biur, można znaleźć wiele przydatnych rozszerzeń. Dodatkowe funkcje „tłumaczące” daty czy kwoty na zapis słowny, obliczające ilość godzin, dni roboczych czy wolnych, wykonujące wyszukiwanie spośród danych tekstowych czy inne warunkowe – wiele takich „wtyczek” już istnieje, ale wielu jeszcze możemy się spodziewać.
Dopisywanie kolejnych makr czy formuł, czyli praca z VBA powoduje, że wchodzimy na teren, do którego dostępu Excel nieco „broni” poprzez ustawienie bezpieczeństwa w menu narzędzi. Aby nie toczyć walki z mechanizmami mającymi chronić aplikacje przed potencjalnym zagrożeniem ze strony złośliwych makr, można je ominąć na trzy sposoby:
● ustawiając niższy poziom zabezpieczeń (niepolecane przez Microsoft),
● przypisać certyfikat bezpieczeństwa do swojego makra (uważana za zbyt skomplikowaną czynność przez wielu użytkowników),
● tworząc nowe makro za każdym razem „od nowa”, czyli wklejając jego tekst z pliku txt (pomysł może prymitywny, ale skuteczny, jeśli tylko nie ma konieczności zbyt częstego uruchamiania tej funkcji).
Zbiór starannie opisanych makr, gotowych szablonów w postaci plików xlt oraz notatek w jaki sposób ich używać (niektóre z nich uruchamia się przecież niezbyt często) to „kapitał” nie mniej ważny niż sam program zainstalowany na komputerze.
Z siłą dodatkowych makropoleceń, potrafiących wykonać to, czego nie przewidzieli nawet twórcy programu, kojarzy mi się wprowadzona kilka wersji temu innowacja – wiele arkuszy w jednym pliku/zeszycie. Skąd takie skojarzenie? Pracując nad plikiem dotyczącym konkretnej sprawy, na kolejnych jego „zakładkach” można prowadzić swojego rodzaju brudnopis, testować działanie nowego makra, wpisywać pomocnicze dane dla tych formuł lub tworzyć alternatywne wersje tych samych obliczeń. To bardzo porządkuje pracę; na pierwszej zakładce (którą się zwykle drukuje) widnieje finalna, wygładzona wersja, natomiast cały pomocniczy „warsztat” możemy schować, a w razie potrzeby, np. przed wysłaniem pliku, nawet skasować. Mówiąc o wersji finalnej pliku wspomnę też o kwestii jego „skomplikowania”. Mimo że w Excelu można tworzyć bardzo duże i zawierające zaawansowane formuły arkusze – do prezentacji wyników czy przekazania danych na zewnątrz, lepiej wykorzystać okrojoną i uproszczoną wersję pliku. Automatycznie pobierające dane komórki, dodatkowe makra w pliku, po uruchomieniu ich na inaczej skonfigurowanym komputerze czy nieco innej wersji Excela mogą zachować się w nieprzewidziany sposób. W środowisku identycznych firmowych komputerów wspólna praca nad rozbudowanym arkuszem – jak najbardziej, wtedy gdy chcemy dane tylko pokazać (pomijam tu możliwości programów do prezentacji) – najlepiej arkusz uprościć.
Najlepszy jest wykres
Najlepsze obliczenia nie przydadzą się, gdy ich wynikiem będą tylko długie i smutne kolumny liczb. Aby pokazać tendencję wzrostową lub porównać kluczowe liczby, najlepszy będzie wykres. Ilość dostępnych w Excelu wzorów wykresów można dobrze wykorzystać z wielozakładkową strukturą arkusza. Dla tych samych danych można stworzyć kilka wykresów różnego rodzaju, aby ewentualnie przegłosować, która wersja będzie tą najlepszą do finalnego raportu. Każdy z nich może być osadzony jako obiekt graficzny wyświetlany na komórkach z obliczeniami (przydatne, gdy chcemy pokazać jednocześnie kilka), lub też być oddzielnym arkuszem w skoroszycie. Zmiany danych w tabelach będą uwzględniane na wykresach, podobnie też ze zmianą właściwości graficznych samego wykresu – po jego stworzeniu, można przerabiać w poszukiwaniu tej najlepszej formy, najlepiej ukazującej zależności pomiędzy prezentowanymi liczbami. Tak jak w przypadku funkcji – gdy nie „pasuje” nam żaden z wbudowanych wzorów wykresu, możemy skorzystać z gotowych wzorów stworzonych przez kogoś innego. Wśród wielu dodatków wyróżnię szablony dostępne na stronie www.chartchooser.com – są chyba bardziej ascetyczne i pozbawione dodatków niż oryginalne propozycje Excela, moim zdaniem powoduje to lepsze przekazanie istoty informacji.
Przyszłość aplikacji
MS Excel – najważniejszy program każdej konfiguracji pakietu biurowego Office – jest obecnie produktem dojrzałym, o uznanej renomie. Ilość dostępnych w nim poleceń, wzbogacona możliwościami rozbudowy o dodatkowe moduły, zastanawia czasem, jaka może być przyszłość tej aplikacji? Myślę, że niektóre tendencje są widoczne w najnowszych wersjach – 2007 i pojawiającej się już testowej 2010. Excel coraz bardziej wkracza na teren zarezerwowany dotąd dla programów do obsługi baz danych. Możliwość jednoczesnej pracy kilku osób na jednym pliku, określanie praw dostępu użytkowników do różnych obszarów danych w arkuszu to tylko niektóre z nowszych funkcji programu. Nawet jeśli ich działanie nie jest jeszcze doskonałe, konkurencja będzie miała niezwykle trudne zadanie, aby podważyć pozycję Excela. To nieczęsty przykład w historii ludzkich wynalazków, gdy najpopularniejszy produkt na rynku jest tak wysokiej jakości.
