Oto kilka kroków, które dla własnego bezpieczeństwa warto podjąć, zanim wybierzemy dostawcę wody czy artykułów biurowych dla firmy. Podpisanie umowy z dostawcą tak drobnych rzeczy mogłoby się wydawać niewarte opisywania, jednak „wpadka” może się zdarzyć nie tylko przy bardzo kosztownych zamówieniach.

Załóżmy, że zebraliśmy już oferty dostawy wody pitnej do biura. Wiemy już, czy woda jest dostarczana w baniakach czy w butelkach, czy w przypadku baniaków jest dostarczany tzw. barek i jaki jest koszt jego wynajęcia bądź zakupu, jak często będą się odbywały dostawy, czy są określone minima i maksima dostaw, ile kosztuje woda, obsługa. Na podstawie otrzymanych ofert wybraliśmy już dostawcę. Jego warunki są w naszym przekonaniu najlepsze dla zaspokojenia potrzeb naszego biura. Co dalej? Trzeba podpisać umowę. Jej wzór też już otrzymaliśmy, nanieśliśmy swoje poprawki. Pozostaje tylko sfinalizować przedsięwzięcie.

Proponuję jednak sprawdzić naszego kontrahenta w przynajmniej dwóch miejscach:

• jego organie rejestracyjnym
• właściwym urzędzie skarbowym
• oraz ewentualnie we właściwym urzędzie statystycznym

Organ rejestracyjny

Posługując się numerem ewidencyjnym kontrahenta możemy odnaleźć go w odpowiednim rejestrze.

Jeśli jest to Krajowy Rejestr Sądowy należy:

• wystąpić do KRS z odpowiednim wnioskiem (obowiązują konkretne druki!)
• wnieść opłatę.

Na tym etapie wystarczający, a jednocześnie niesprawiający problemu o co pytać, będzie odpis aktualny. Obejmuje on, między innymi, informacje o:

• nazwie, siedzibie
• formie prawnej
• właścicielu lub właścicielach
• rodzaju prowadzonej działalności
• sposobie reprezentacji (bardzo istotna informacja, kto może podpisać umowę)

Jeśli kontrahent nie miał obowiązku zarejestrowania się w KRS (osoba prowadząca działalność na własne nazwisko) możemy go odnaleźć w zasobach właściwego urzędu miasta (gminy, dzielnicy). W Warszawie uruchomiono – na stronie Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy – do tego celu specjalną wyszukiwarkę. Baza danych zawiera wszystkich czynnych, zarejestrowanych przedsiębiorców. Dostęp do bazy jest bezpłatny.

Urząd skarbowy

W urzędzie skarbowym można zweryfikować, czy kontrahent posługuje się własnym Numerem Identyfikacji Podatkowej (NIP). W tym celu należy wystąpić do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem NIP-5 (wniosek o potwierdzenie nadania Numeru Identyfikacji Podatkowej). Składa się go w dwóch egzemplarzach, dołączając potwierdzenie wniesienia opłaty. Urząd dokonuje potwierdzenia na jednym z egzemplarzy wniosku. Ze względu na własne bezpieczeństwo podatkowe (możliwość odliczenia VAT lub jej brak) można się także zwrócić do urzędu z wnioskiem o potwierdzenie, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny czy bierny. Taki dokument także jest płatny.

Urząd statystyczny

W urzędzie statystycznym znajdziemy potwierdzenie zgodności numeru Regon podanego przez kontrahenta ze stanem zapisanym we właściwym rejestrze. Rejestr Regon jest jawny i powszechnie dostępny. Oznacza to, że podobnie jak w przypadku KRS i urzędów skarbowych, jest możliwość otrzymania informacji o innych podmiotach. Dostęp do danych zawartych w rejestrze jest płatny. W wydanym wyciągu z rejestru znajdują się podstawowe dane o kontrahencie (te same, które występują w odpisie aktualnym KRS). Dokument ten potwierdzi także zgodność numeru kontrahenta z jego danymi (uzyskujemy pewność, że nie posługuje się cudzym numerem).

Krajowy Rejestr Sądowy i Główny Urząd Statystyczny oferują również obsługę przez Internet. Jeśli potrzebujemy większego zakresu informacji o kontrahencie, można też skorzystać z usług wywiadowni gospodarczej.

Agnieszka Sadowska
szkoleniadlasekretarek.pl

Źródło: artykuł ukazał się w czasopiśmie "Sekretariat" 07/2009