Każdy człowiek postrzega środowisko wszystkimi zmysłami swojego ciała: wzrokiem, słuchem, dotykiem i węchem. Wszystkie te zmysły są na równi ważne, chociaż niektórzy wykorzystują je w różnym stopniu. Są ludzie, którzy „widzą oczyma swojego wnętrza” i mówią wtedy: „widzę do czego dążysz”. Inni znowu głównie słyszą i wypowiadają słowa: „to brzmi niesamowicie”. Jeszcze inni zwracają uwagę przede wszystkim na położenie ciała, dynamikę ruchu. Nasz zmysł węchu szczególnie wyostrza się w pobliżu nieznanej nam osoby. Zwracamy uwagę, czy jej zapach jest intensywny, przyjemny, zgodny z naszym gustem. Cztery zmysły, w które jesteśmy wyposażeni, mają istotne znaczenie w pierwszym kontakcie z drugim człowiekiem. Odgrywają one znaczącą rolę w kreowaniu pierwszego wrażenia.

Czasem jednak pragnienie wywarcia dobrego wrażenia jest tak silne, że przestajemy być autentyczni. Próbujemy zasugerować innym, że jesteśmy bardziej inteligentni, wrażliwi, spontaniczni niż to jest w istocie. Ta nienaturalność rzuca się w oczy zarówno w ocenie naszego wyglądu zewnętrznego, jak i zachowania, zamiarów, kompetencji.

Zarządzanie wizerunkiem jest zależne od pierwszego wrażenia, którego nie da się wymazać. Nie ma drugiej szansy na zrobienie kolejnego pierwszego wrażenia. Ludzie szybko wyrabiają sobie opinię, a wolno ją zmieniają. Dlatego chcąc uzyskać zamierzony efekt, należy pomyśleć o tym na początku.

Mówi się, że pierwsze wrażenie powstaje w ciągu 7–11 sekund każdego spotkania i później trudno je zmienić. Dlatego warto zaplanować dokładnie te kilka sekund, zwracając uwagę na:

• wygląd zewnętrzny: strój, makijaż, fryzurę
• sposób zachowania: postawę, gesty, opanowanie, pewność siebie
• komunikację werbalną
• cel spotkania

Istnieją również pewne obszary życia oraz sposoby wywierania wrażenia na innych, które nie łączą się z daną osobą fizycznie, a jednocześnie są z nią bezpośrednio związane:

• ludzie
• dom i biuro
• zainteresowania
• sposób prowadzenia korespondencji

Wygląd zewnętrzny

Najbardziej rzucającym się w oczy sposobem wywierania wrażenia na innych jest nasza powierzchowność. Ludzie patrząc na nas kształtują sobie określony wizerunek. Stopień fizycznej atrakcyjności ma wpływ na to, jakie wnioski wyciągają inni. Ludzie atrakcyjni postrzegani są jako bardziej towarzyscy, dominujący, lepiej przystosowani. Ubiór, makijaż, fryzura stanowi wizytówkę każdego z nas. Powiedzenie „nie szata zdobi człowieka” nie do końca jest prawdą, ponieważ to właśnie strój w dużym stopniu wpływa na to, jak jesteśmy odbierani. Wygląd zewnętrzny potrafi wzmocnić lub zniszczyć pierwsze wrażenie. Każda skrajność się nie opłaca: zbyt jaskrawo, zbyt obcisło, zbyt seksownie utrwala charakterystyczny wizerunek. Dlatego najważniejsze jest, aby dostosować się do sytuacji. Lepiej i bezpieczniej to bardziej konserwatywnie niż za swobodnie. Ponadto warto pamiętać, że efekt nie zależy wyłącznie od pięknych rysów twarzy, idealnej sylwetki, noszenia rzeczy wyglądających na drogie. Zdecydowanie większe znaczenie ma sposób doboru stroju do rodzaju figury, kolor i faktura materiałów, staranność i rodzaj wykonanego makijażu zharmonizowanego z typem urody.

Mowa ciała

Pożądane przez nas wrażenie można też osiągnąć przez sposób zachowania, użycie odpowiednich gestów, ruchów ciała. Język ciała powinien być zgodny z treścią wypowiedzi. Często widać kiedy ktoś jest zdenerwowany lub nie mówi prawdy. Jego mowa ciała przeczy słowom, które wypowiada. Przesadna gestykulacja rąk, przebieranie nogami świadczą o braku opanowania i pewności siebie. Jeśli wyobrazimy sobie kogoś ważnego, mającego wpływ na innych, dostrzeżemy związek między jego postawą i gestami a władzą i siłą. Wpływowi, pewni siebie ludzie stoją prosto, nie drżą im ręce, ich ruchy są celowe. Duże znaczenie ma również to jak potrafimy słuchać. Okazywanie uwagi i zrozumienia poprzez odpowiednią postawę i spojrzenie sprawia, że nasz rozmówca postrzega nas jako osobę kompetentną, właściwego partnera do rozmowy. Umiejętność słuchania polega też na byciu cierpliwym i opanowanym, na tym, że pozwalamy drugiej osobie dokończyć wypowiedź. Dopiero wtedy będziemy mieć pewność, że go dobrze zrozumieliśmy.

Komunikacja werbalna

W komunikacji werbalnej ma znaczenie treść, ton, wysokość głosu, tempo mówienia oraz czas wypowiedzi. W związku z tym odpowiadając na pytania rozmówcy, powinniśmy postarać się o przekazanie informacji w sposób najbardziej konkretny i jasny. Zdania wielokrotnie złożone mogą być niezrozumiałe dla odbiorcy, a czasami nawet sami możemy zgubić kontekst. Musimy starać się właściwie artykułować słowa, żeby nasz słuchacz odbierał nas bez specjalnego wysiłku. Jeżeli przekazujemy istotę trudnych zagadnień, starajmy się mówić wolno, odpowiednio modelować głos, w miarę możliwości unikać zbyt specjalistycznych wyrażeń. Pamiętajmy również o tym, że nikt nie musi znać naszych potrzeb, ani nie musi się ich domyślać. Dlatego mówienie o celach, oczekiwaniach jest niezbędne przy skutecznej komunikacji. Czasami trudno mówić nam wprost o uczuciach, o tym czego obecnie doświadczamy. Ale dzielmy się przemyśleniami i obserwacjami. Łatwość wyrażania wniosków i konkluzji sprawia, że inni będą uważać nas za osobę myślącą, potrafiącą dostrzec skomplikowane zależności i prawidłowości.

Cel spotkania

Ważne jest aby przed pierwszym spotkaniem, niezależnie od tego jaki ma ono charakter, uświadomić sobie jego cel, okoliczności oraz motywacje osób, z którymi będziemy rozmawiać. Warto w tej sytuacji zastanowić się nad oczekiwaniami naszego rozmówcy i jak możemy podczas rozmowy oraz po jej zakończeniu je spełnić. Nasze nastawienie będzie oddziaływać na innych podczas spotkania, będziemy odbierani jako dobrze przygotowani, nastawieni przyjaźnie i zaangażowani w daną sprawę.

Ludzie

To nasi znajomi, przyjaciele, współpracownicy, członkowie rodziny, czyli osoby, które należą do naszego bliskiego otoczenia. To właśnie oni mogą umocnić naszą pozycję społeczną. Jeśli są odpowiednio dobrani – stanowią naszą wizytówkę. Chcemy być kojarzeni z tymi, którzy odnieśli sukces, są atrakcyjni, mają władzę. Wielu ludzi chcąc zrobić dobre wrażenie lubi chwalić się, że mają kontakty ze znanymi osobistościami, że ich korzenie związane są z postaciami historycznymi, gwiazdami kina i telewizji. Środowisko, w którym przebywamy, ma na nas wpływ od najmłodszych lat. To ono wpływa na nasz rozwój społeczny i intelektualny, kształtuje nasze potrzeby. W dorosłym życiu towarzystwo, jakie wybieramy do dojrzałych kontaktów, świadczy o naszych celach i motywacjach. Szerokie związki z ludźmi oraz powoływanie się na stosunki z wpływowymi osobami mają znaczenie również w relacjach służbowych. W trakcie starań o pracę coraz częściej wykorzystuje się referencje wystawione przez znaną osobę z branży. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej zdarza się powoływanie się na znajomości poprzez wtrącenie znanego nazwiska, dając tym samym do zrozumienia, że jest się jego protegowanym lub współpracownikiem. Pławienie się w odbitym blasku innych, bo tak nazywa się to zjawisko, ma jednak delikatne granice. Łatwo można przesadzić. Nawiązywanie do koligacji ze znaczącymi osobami dopuszczalne jest tylko w pewnych sytuacjach, w których ten stosunek ma znaczenie i może pomóc w rozwiązaniu problemu lub osiągnięciu wspólnego celu. Nadmierne wykorzystywanie w swoim życiu osobistym i zawodowym powiązań z takimi ludźmi może sprawić, że wywrzemy przeciwny efekt do zamierzonego. Istnieje niebezpieczeństwo postrzegania nas jako mało samodzielnych, nieposiadających wiary we własne możliwości lub mających zbyt niskie kompetencje i niewystarczające umiejętności.

Dom i biuro

Kolejnym obszarem świadczącym o nas może być miejsce, w którym przebywamy, czyli tam gdzie mieszkamy i pracujemy. Wielu ludzi wyciąga wnioski i ocenia nas na tej podstawie, dlatego warto zadbać o nasze mieszkanie, dom, biuro. I wcale nie chodzi o to, że z im większym przepychem, tym lepiej. Umeblowanie, ozdobne drobiazgi, książki, czasopisma – wszystko to stanowi element autoprezentacji. Przede wszystkim przemyślana, odpowiednio zaaranżowana przestrzeń, właściwy dobór przedmiotów oraz porządek i ład świadczą o naszej osobowości, organizacji pracy, a nawet o tym, jak radzimy sobie w codziennym życiu osobistym i zawodowym. W wielu firmach oznaką władzy może być duże, imponujące biurko. Im większe, tym większe może wydawać się znaczenie jego właściciela. Nie zawsze jednak tak jest. Mniej wpływowi szefowie mają czasami tendencję do otaczania się potężnymi meblami, chcąc w ten sposób podkreślić swoją władzę, jednocześnie zatuszować obniżone poczucie własnej wartości.

Zainteresowania

Coraz więcej pracodawców rozpoczyna lekturę życiorysów zawodowych kandydatów do pracy właśnie od ich zainteresowań. To zjawisko spowodowane jest głównie dużą ilością dokumentów aplikacyjnych spływających w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy, w których kandydaci mają zbliżone kwalifikacje, doświadczenie i trudno z nich wyłonić tę właściwą osobę. Na podstawie hobby kandydata można dowiedzieć się jednak o nim czegoś więcej. Autor CV może wykorzystać więc autopromocję poprzez wskazanie ciekawych pasji stwarzając wrażenie, że dysponuje odpowiednimi zdolnościami, umiejętnościami oraz cechami, których oczekuje od niego pracodawca. Inną opinią cieszą się amatorzy tenisa czy szachów, a inaczej ocenieni zostaną ludzie lubiący taniec towarzyski lub grę w siatkówkę. Warto jednak pamiętać, że sformułowanie zainteresowań zbyt ogólnie, na przykład czytanie książek, chodzenie do kina, słuchanie muzyki sprawia wrażenie nijakości. Dlatego należy doprecyzować nasze ulubione czynności – literatura faktu, powieść historyczna czy filmy Bertolucciego, Tarantino, muzyka klasyczna, jazzowa.

Korespondencja

W dobie ery komputerowej za podstawowy środek komunikacji można uznać list elektroniczny, czyli e-mail. Odpowiednie wrażenie wywiera on również na odbiorcy, który kształtuje sobie pogląd o jego autorze. Kontaktując się za pomocą e­maili w pracy i w domu pamiętajmy o podstawowych zasadach, które niezbędne są w korespondencji biznesowej czy prywatnej. Przede wszystkim należy poświęcić chwilę każdej wiadomości tuż przed wysłaniem. W rękach klienta stanowi ona wizerunek nasz oraz naszej firmy. Gdy zawiera błędy ortograficzne czy gramatyczne, ukaże nas i instytucję, w której pracujemy, w nie najlepszym świetle. Trzeba również pamiętać o zwrotach grzecznościowych, interpunkcji, pisaniu dużych i małych liter. Spróbujmy również ograniczyć skróty, których mogą nie rozumieć nasi odbiorcy. Używajmy stylu dopasowanego do kontaktów. Sprawdzajmy czy dodaliśmy załącznik w celu przekazania szczegółów, a także temat wiadomości. Warto również zaznaczyć, czy nasz e-mail jest pilny, ważny czy zwykły. Nie nadużywajmy jednak tej możliwości oczekując, że „pilny” przyciągnie uwagę drugiej strony. Jeżeli będziemy robić to zbyt często, ludzie zaczną pomijać tak oznaczone e-maile, nawet gdyby kryła się w nich naprawdę istotna informacja.

Zarządzanie wizerunkiem powinno polegać na prezentowaniu siebie w jak najlepszym świetle, ale nie na wymyślaniu kogoś, kim chcielibyśmy być. Nie stwarzajmy więc pozorów, które nie mają nic wspólnego z rzeczywistością, bo takie oszustwo łatwo wykryć.

Kinga Kaszuba-portaldlasekretarek.pl

Źródło: Sekretariat 06/2010