Dlatego masz szansę przejąć inicjatywę i wykazać się umiejętnością efektywnego zarządzania tym zjawiskiem! Szef poczuje ulgę, że jego asystentka przejęła stery organizacji zebrań z pracownikami i w tym zakresie można na niej polegać, a cały zespół może wreszcie zauważy pozytywne strony wspólnych posiedzeń. Istnieje niewątpliwie również jasna strona tego medalu. Podczas trwania narady można wymienić się poglądami, doświadczeniem, odnieść się do konkretnych sytuacji, pomóc innym rozwiązać problem, uzgodnić strategię i uzyskać kompromis. Wynika z tego, że zebrania są jednak potrzebne, chociażby do tego, żeby upewnić się czy wciąż dążymy do wspólnego celu i czy drogi poszczególnych osób nie rozmijają się, a zmierzają w tym samym kierunku.

Jeżeli chodzi o organizację konferencji tutaj sprawa wygląda nieco inaczej. Uczestnikami tego typu sympozjów są najczęściej osoby z zewnątrz firmy.  Ich liczba jest zdecydowanie większa niż liczba pracowników biorących udział w regularnych zebraniach firmowych. Musisz zadbać więc nie tylko o sprawny przebieg organizowanego spotkania, ale o właściwy wizerunek firmy, który na pewno będzie poddany ocenie przez osoby przybywające do niej z zewnątrz.

Podstawą dobrego zarządzania zarówno zebraniami, jak i konferencjami  jest jasny i szczegółowy plan działania. W związku z tym musisz dobrze przemyśleć kilka istotnych kwestii. Jedną z najważniejszych jest ustalenie listy uczestników.

W przeciwieństwie do konferencji, zebrania z pracownikami powinny być ograniczone do jak najmniejszej liczby zaproszonych. Mogą to być kierownicy bądź przedstawiciele poszczególnych działów, nigdy wszyscy pracownicy! Ponieważ celem zebrania jest podjęcie jakieś konkretnej decyzji, dlatego im mniej osób biorących udział w spotkaniu, tym lepsze możliwości do dyskusji. Chyba, że pracujesz w micro przedsiębiorstwie, gdzie liczba pracowników nie przekracza 10 osób, wtedy warto poznać zdanie każdego. Nie możesz jednak dopuścić do tego, żeby zebranie stało się swojego rodzaju masówką przypominającą wiec, na którym częściej dochodzi do sporów i niepotrzebnej wymiany zdań. Zadaniem kierowników jest wcześniej ustalić ze swoimi podwładnymi  propozycje rozwiązań lub wspólny front w danej sprawie oraz przedstawić je podczas narady z szefem.

Przed konferencją przygotowania są o wiele bardziej czasochłonne, więc należy zająć się nimi  odpowiednio wcześniej. Przede wszystkim po sporządzeniu listy osób, należy wysłać w pierwszej kolejności zaproszenia do przedstawicieli władz oraz gości, którzy będą na niej przedstawiać swoje prezentacje i wygłaszać przemówienia, a dopiero w następnej- do potencjalnych uczestników. Jest to  niezbędne ze względu na fakt, iż musimy dać im czas na zastanowienie, możliwość wpisania konferencji do grafiku obowiązków oraz przygotowanie referatów. Najprostszą i niewymagającą nakładów finansowych metodą jest powiadamianie i zapraszanie drogą elektroniczną. Każdy z uczestników konferencji powinien wypełnić stosowny formularz i odesłać go faksem lub e-mailem. Osoby poproszone o prezentacje i referaty powinny wcześniej przesłać zarys oraz przewidywany czas swojego wystąpienia. Będziesz mogła wtedy zaplanować kolejność przemówień oraz omówić je z autorem. Jeżeli czas trwania konferencji przewidziany jest na dłużej niż jeden dzień, niezbędne jest zarezerwowanie noclegów dla przyjezdnych. Musisz znać przynajmniej miesiąc wcześniej termin oraz liczbę tych osób, aby znaleźć odpowiedni hotel i zarezerwować w nim miejsca.

Niezależnie od tego czy organizujesz comiesięczne zebranie w firmie czy międzynarodową konferencję, musisz pamiętać o zapewnieniu zaproszonym osobom niezbędnych informacji na temat tego spotkania z podaniem jego głównego celu. Kolejnym ważnym punktem jest więc ustalenie  z szefem planu i przygotowanie programu, który trzeba rozesłać uczestnikom! Po otrzymaniu takiej wiadomości pracownicy jak i goście odniosą  wrażenie, że spotkanie jest dobrze przemyślane. Agenda powinna zawierać nie tylko cel oraz powód zwoływanego zebrania czy sympozjum, ale i szczegółowe punkty z uwzględnieniem czasu trwania dyskusji na dany temat. Dobrze jest też określić pożądane rezultaty, które chcemy uzyskać po spotkaniu. Niezbędne jest podanie godziny jego rozpoczęcia i zakończenia, tak, żeby nie było niepotrzebnie przedłużane. Pamiętaj, że każdy pracownik ma również swój odrębny plan działania, więc musi wiedzieć ile czasu może poświęcić na podstawowe obowiązki w ciągu dnia. Zebranie nie może go zaskoczyć terminem, chyba, że zwoływane jest nadzwyczajnie.

W przypadku większych konferencji do programu powinnaś dołączyć plan dojazdu, najlepiej mapkę, gdzie będzie się ona odbywać oraz koniecznie podać kontakt telefoniczny i adres e-mailowy do siebie lub osoby cię zastępującej w razie potrzeby omówienia szczegółów lub jakichkolwiek wątpliwości. Goście powinni odczuwać w tobie wsparcie i mieć poczucie, że mogą zwrócić się do konkretnej osoby o ewentualną pomoc.

Następnym, również niezbędnym elementem skutecznego zarządzania spotkaniami o charakterze biznesowym jest przygotowanie sali, czyli miejsca gdzie ma się ono odbyć. Przede wszystkim skup się na tym, jak wyposażone jest dane pomieszczenie! Czy dysponuje odpowiednią ilością stołów i krzeseł, czy działa oświetlenie, ogrzewanie zimą, klimatyzacja latem i sprzęt. Jeżeli twoja firma nie dysponuje odpowiednią salą, musisz wcześniej zorientować się gdzie można odpowiednią wynająć. Szukając w Internecie lub odpowiadając na ogłoszenia w prasie, nawet jeżeli załączone są do nich zdjęcia, nie wierz wynajmującemu wyłącznie na słowo i temu co widzisz na fotografii. Sama musisz osobiście sprawdzić czy miejsce to spełnia określone standardy. Pomieszczenie przede wszystkim musi być czyste, posprzątane, posiadać wystarczającą liczbę gniazdek elektrycznych, do których będzie podłączony niezbędny sprzęt. Podczas zebrań i konferencji bardzo często korzysta się z takiego sprzętu jak laptop, rzutnik multimedialny, flipchart. Musisz sprawdzić, najlepiej kilka razy, a ostatni raz obowiązkowo dzień przed rozpoczęciem spotkania, czy wszystko działa bez zarzutu. Nic bardziej nie deprymuje prowadzącego jak nawalający sprzęt, brak arkuszy na tablicy czy wypisane flamastry.

Kolejnym etapem jest zapewnienie cateringu. Jeżeli jest to zebranie wewnątrzfirmowe, które nie będzie trwało zbyt długo, wystarczy zaopatrzyć je w kawę, herbatę, kruche ciasteczka, paluszki i wodę mineralną, ewentualnie sok. Dodatkowo należy przygotować kubeczki jednorazowe, filiżanki, małe talerzyki oraz termosy z gorącą wodą. Najlepiej wygospodarować na sali oddzielny kącik gastronomiczny, żeby uniknąć bałaganu na stołach podczas omawiania ważnych spraw. Lepiej zrobić krótką przerwę, niż zajmować się posiłkiem w trakcie spotkania. Jedzenie i picie bez ograniczeń wprowadza pewnego rodzaju chaos i może szczególnie przeszkadzać prowadzącemu.

W przypadku konferencji lub dłuższych seminariów, które trwają zazwyczaj powyżej pięciu godzin, nie wystarczy już susz konferencyjny i napoje. Tutaj musisz zadbać o lunch dla uczestników. Najlepiej zorganizować go w pobliskiej restauracji lub skorzystać z firmy cateringowej, która przywiezie obiad na miejsce. Pamiętaj jednak, że w tym drugim przypadku musisz zapewnić gościom oddzielne pomieszczenie, gdzie będą mogli w spokoju spożyć gorący posiłek. Zanim wybierzesz menu, nie zapomnij też dowiedzieć się od uczestników o ich wymagania dietetyczne. Część osób z pewnością zażyczy sobie danie wegetariańskie, a pozostali mięsne.

Jako główny organizator w dniu zebrania lub konferencji musisz przyjść pierwsza i sprawdzić czy wszystko jest gotowe. Kiedy pojawią się zaproszeni uczestnicy i zajmą miejsca, powitaj ich oraz wyjaśnij podstawowe sprawy. Jeżeli są to twoi koledzy z pracy, wystarczy przypomnieć im cel zebrania, oczekiwane rezultaty i planowany czas jego zakończenia. Jeśli jednak spotykasz się z przybyłymi gośćmi po raz pierwszy, przedstaw się, podaj swoje stanowisko i rolę jaką odegrasz podczas trwania spotkania. Osobom z zewnątrz wskaż, gdzie znajdują się toalety i gdzie będą odbywać się przerwy kawowe lub lunch. Podaj również numer swojego pokoju czy gabinetu gdzie będzie można cię ewentualnie znaleźć. Zacznij zebranie punktualne i przypomnij wszystkim o wyłączeniu i lub przestawieniu na wibrację telefonów komórkowych.

Jako asystentka szefa możesz być przez niego poproszona o nadzór nad prawidłowym przebiegiem zebrania lub konferencji. Wtedy zajmiesz się kierowaniem spotkania, którego celem jest przede wszystkim to, aby  zaplanowane wcześniej punkty programu zostały zrealizowane. Podstawową zasadą  jest ścisłe kontrolowanie harmonogramu i unikanie wypowiedzi nie na temat. Każdy uczestnik zabierając głos powinien trzymać się tego zakresu problemu, który w danym momencie jest omawiany. Powinnaś reagować, jeżeli ktoś zboczy z właściwej treści. Najbezpieczniej jest wtedy grzecznie, ale zdecydowanie powiedzieć, że ten wątek będziemy omawiać przy kolejnym punkcie. Musisz zadbać też o to, żeby dyskusja nie toczyła się w nieskończoność. Dlatego w odpowiednim czasie podsumuj wnioski, powtórz ustalony dotychczas plan działania i przejdź do kolejnego punktu.

Wiadomo jest, że zebrane osoby reprezentują różne typy osobowości. Jedni będą chcieli dominować i wypowiadać swoje zdanie na każdy temat, a inni nie będą się w ogóle odzywać. Nie możesz dopuścić również do sytuacji, żeby zebranie zostało zdominowane przez jedną lub dwie osoby, a reszta nie będzie miała nawet szansy na zabranie głosu. Jeżeli pojawi się dyskusja na boku, spróbuj zachęcić osoby szepczące, aby podzieliły się swoimi opiniami na forum. Pracownicy, którzy zawsze mają coś do powiedzenia powinny być poproszone przez ciebie o danie możliwości wypowiedzi innym oraz trzymanie się planu spotkania ze szczególnym naciskiem na czas jego trwania. Jeżeli okaże się, że omawiany temat wzbudza wiele emocji i może dojść do niepotrzebnej wymiany zdań, powinnaś postarać się o rozładowanie napięcia. Tutaj najlepszym rozwiązaniem będzie zaproponowanie krótkiej przerwy na kawę lub herbatę.

Jeżeli zajmujesz się nadzorem, nie podejmiesz jednocześnie roli protokolanta. Poproś więc sprawdzonego pracownika, który pod tym względem ma już doświadczenie i sporządzi prawidłowy protokół spotkania. Osoba ta powinna nie tylko być obdarzona przez ciebie zaufaniem, ale również posiadać umiejętności szybkiego wyciągania wniosków, robienia przejrzystych, a jednocześnie prostych i klarownych notatek. Protokół musi odnosić się do skonstruowanego wcześniej programu i zawierać ustalone zasady działania na przyszłość, terminy realizacji zadań oraz wskazywać osoby, które będą za nie odpowiedzialne.

Kiedy będzie zbliżać się godzina zakończenia spotkania, przypomnij wszystkim ile jeszcze mają czasu na omówienie spraw. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, zaproponuj inny termin, kiedy ponownie wszyscy będą mogli się spotkać. Zakończ spotkanie w odpowiednim czasie, dziękując wszystkim za przybycie i aktywny udział. Następnie prześlij wszystkim wnioski w postaci protokołu, tak żeby uczestnicy mogli przypomnieć sobie co zostało ustalone.

Spróbuj przekonać szefa, że formą zastępczą zebrań, o wiele łatwiejszą i mniej pracochłonną niż organizacja regularnych spotkań z pracownikami, jest zwołanie telekonferencji. Każda firma wyposażona jest obecnie w sprzęt komputerowy, dzięki któremu można spotkać się na wspólnej dyskusji nie opuszczając jednocześnie miejsca pracy. Twoim zadaniem - jako asystentki, będzie wtedy poinformowanie wszystkich o terminie i godzinie planowanej rozmowy oraz upewnienie się czy uczestnicy będą w tym czasie obecni. Nie mniej jednak, nie unikaj spotkań bezpośrednich! Czasami właśnie one pomagają najlepiej dojść do konsensusu i praktycznych rozwiązań.

Artykuł został opublikowany w czasopiśmie "Sekretariat" 05/2009