Biuro Zarządu w spółce kapitałowej jest nie tylko jej „wizytówką” i „oknem na świat”, ale pełni także niezwykle istotną rolę w funkcjonowaniu każdej spółki. Ważną rolą Biura Zarządu jest organizowanie pracy Zarządu, co przejawia się m.in. w przygotowywaniu jego posiedzeń.

Regułą jest, że zarząd jest wieloosobowy, a jego decyzje zapadają w drodze uchwał na posiedzeniach. Natomiast sam sposób przygotowania i zwoływania, a także podejmowania uchwał przez Zarząd, najczęściej zawarty jest w wewnętrznym regulaminie pracy Zarządu.

Przedstawiając modelową pozycję, jaką zajmuje Biuro Zarządu w procesie przygotowania i zwoływania posiedzeń Zarządu, należy stwierdzić, iż to właśnie ono prowadzi obsługę kancelaryjną Zarządu. To właśnie Biuro Zarządu, najczęściej w osobie Kierownika Biura Zarządu, zawiadamia członków Zarządu o posiedzeniu.

Samo zawiadomienie o posiedzeniu może nastąpić w formie pisemnej, telefonicznie, telefaksem czy z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Kodeks spółek handlowych nie zawiera szczegółowych regulacji w przedmiocie sposobu zwoływania posiedzeń Zarządu, pozostawiając tę kwestię do regulacji poszczególnym spółkom i ich zarządom, uznając, iż w ten sposób możliwe będzie najpełniejsze dopasowanie do charakteru działalności i preferencji spółki w tym zakresie. Autonomia w tym zakresie jest na tyle duża, że można sobie wyobrazić również zwołanie posiedzenia Zarządu w formie ustnej, gdyby wszyscy Członkowie Zarządu byli jednocześnie obecni w jednym miejscu. Wykorzystanie poczty elektronicznej do zwoływania posiedzeń Zarządu jest obecnie niemal powszechne.

Jednak, aby wykorzystanie poczty elektronicznej było możliwe, konieczne jest spełnienie kilku warunków. Mianowicie, już w wewnętrznym regulaminie pracy Zarządu lub w uchwale Zarządu temu poświęconej powinny być wskazane adresy poczty elektronicznej Członków Zarządu, na które będą wysyłane zawiadomienia o posiedzeniu Zarządu. Możliwe jest również dopuszczenie, że informacje o tych adresach otrzyma Kierownik Biura Zarządu bezpośrednio od Członków w pismach do niego skierowanych. Kierownik Biura Zarządu prowadzi rejestr adresów poczty elektronicznej i ich zmian. Wysłanie na podany przez Członka Zarządu adres poczty elektronicznej zawiadomienia o posiedzeniu ma to znaczenie, iż uważa się takiego Członka za prawidłowo zawiadomionego o posiedzeniu. Nie ma w takim przypadku znaczenia, czy rzeczywiście zapoznał się on z tą wiadomością, a jego absencja może rodzić jego odpowiedzialność wobec spółki. Konieczne jest również przesłanie z odpowiednim wyprzedzeniem informacji o posiedzeniu wraz z załącznikami, o których mowa poniżej. Jeśli Członkowie Zarządu Spółki mieszkają w jednej miejscowości, często bywają w siedzibie Spółki, to informacja o posiedzeniu Zarządu może być do nich przesłana nawet na dzień przed posiedzeniem, jeśli taka jest utarta reguła. Ma to najczęściej zastosowanie w mniejszych spółkach. Natomiast jeśli Zarząd jest liczny, a Członkowie rzadko przebywają w siedzibie Spółki jednocześnie z uwagi na konieczność prowadzenia działalności oddziału czy częstych wyjazdów w sprawach handlowych, to informacja o posiedzeniu przesłana drogą elektroniczną powinna być nadana z wyprzedzeniem kilku dni.

Porządek obrad, wnioski wniesione na Zarząd oraz projekty uchwał przewidzianych do rozpatrzenia na posiedzeniu Zarządu powinny być przesłane przez Kierownika Biura Zarządu do akceptacji Prezesa Zarządu lub upoważnionego Członka Zarządu. Trzeba pamiętać, iż wnioski na posiedzenie Zarządu czy projekty uchwał poszczególnych Członków Zarządu powinny być kierowane do Kierownika Biura Zarządu, który na tej podstawie sporządza projekt porządku obrad. Następnie, po akceptacji, powinny być one doręczane przez Kierownika Biura Zarządu poszczególnym Członkom Zarządu. Jest to jeden z warunków prawidłowego zwołania posiedzenia, gdyż żaden Członek Zarządu nigdy nie powinien być zaskoczony porządkiem obrad czy treścią uchwał, które mają być poddane pod głosowanie.

Rola Biura Zarządu nie kończy się na samym zawiadomieniu Członków Zarządu o posiedzeniu. Należy pamiętać, że protokoły z posiedzenia Zarządu sporządza najczęściej Kierownik Biura Zarządu, ewentualnie osoba wyznaczona przez Przewodniczącego posiedzenia Zarządu. Biuro Zarządu przechowuje księgę protokołów, tak samo, jak wszystkie podjęte na posiedzeniu Zarządu uchwały wraz z załącznikami. Często również rolą Biura Zarządu jest sporządzanie i przechowywanie tekstów jednolitych regulacji wewnętrznych, tak, aby były one dostępne dla każdego pracownika w wersji jednolitej.

Źródło: "Sekretariat" 07/2009