Dla kogo
Szkolenie skierowane jest do osób pracujących w kancelariach, sekretariatach oraz recepcjach jak również kierowników biur, office managerów.
Podczas szkolenia dowiesz się
- jak opracować instrukcję kancelaryjną, procedurę obiegu dokumentów
- jak ewidencjonować korespondencję przychodzącą i wychodzącą w formie "papierowej"
- jak zarządzać korespondencją e-mail
- jak postępować z dokumentacją biurową "papierową"
- jak długo należy przechowywać dokumenty
- jak opisywać segregatory i teczki
- jak porządkować dokumenty w segregatorach i teczkach
- jak przygotować dokumenty do przekazania do składnicy akt lub archiwum zakładowego
- jak przygotować najczęściej występującą dokumentację w sekretariacie
- jak prawidłowo zapisywać poszczególne elementy pisma
- jak przygotować notatkę ze spotkania, tzw. "minutkę"
Program
1. Podstawy prawne regulujące postępowanie z dokumentacją.
2. Rodzaje dokumentacji biurowej.
3. Obieg korespondencji w biurze:
- instrukcja kancelaryjna
- zasady przyjmowania i otwierania korespondencji
- zasady dołączania kopert do korespondencji;
- zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji
- systemy kancelaryjne /dziennikowy, bezdziennikowy, mieszany/
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
- ewidencja przesyłek kurierskich
- zasady wysyłania korespondencji
- elektroniczny obieg dokumentów
4. Zarządzanie korespondencją e-mail:
- zarządzanie własną skrzynką email - sortowanie i filtrowanie e-maili /MS Outlook/
- zarządzanie skrzynką osoby zarządzającej
5. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów:
- systemy porządkowania dokumentów bieżących na stanowisku pracy
- układ dokumentów w segregatorze
- opisywanie teczek i segregatorów
- warunki i czas przechowywania dokumentów, kategorie archiwalne
- procedura przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego/składnicy akt
6. Tworzenie korespondencji:
- rodzaje pism występujących w sekretariacie
- elementy pisma - zasady, pisownia, miejsce zapisu
- zasady redagowania najczęściej występujących rodzajów korespondencji /wewnętrznej i zewnętrznej/
- zasady tworzenia notatek ze spotkań
- netykieta - zasady tworzenia korespondencji e-mail
Szkolenie możemy również przeprowadzić w formie zamkniętej (stacjonarnej lub on-line) w miejscu i czasie dla Państwa dogodnym.
Więcej informacji na temat szkolenia zamkniętego udzieli Państwu Agnieszka Korach, agnieszka.korach@arkconsulting.com.pl, 22 4357002.