Na początku trzeba sporządzić listę osób, które mają w nim uczestniczyć. Taką informację uzyskamy od osoby, która zebranie zwołuje. Jeżeli informujemy o zebraniu z kilkudniowym wyprzedzeniem należy przygotować krótką informację –memo- o zebraniu i rozesłać do wszystkich uczestników. Co powinna taka informacja zawierać? Przede wszystkim: termin, miejsce i godziny trwania zebrania, temat przewodni. Zawsze wysyłając taką informację należy poprosić o potwierdzenie odbioru wiadomości, abyśmy miały pewność, że wiadomość dotarła. Jeżeli tej pewności nie mamy – zadzwońmy i przekażmy wiadomość osobiście.

Jeżeli zebranie ma się odbyć „już” lub jeszcze tego samego dnia wówaczas lepiej poinformować pracowników osobiście lub telefonicznie.

 

Jeżeli mamy czas na przygotowanie sali, w której zebranie się odbędzie, to przede wszystkim przygotujmy poczęstunek, abyśmy później nie rozpraszały zgromadzonych wnoszeniem kawy i herbaty. Warto wszystko wcześniej przygotować na stole, przy którym zebranie się odbędzie, lub na stoliku obok, aby każdy mógł się sam obsłużyć.

 

Warto też sprawdzić czy sprzęt, który będzie potrzebny np. do prezentacji – działa. O tym często zapominamy, a sprzęty lubią płatać figle w najmniej odpowiednim momencie.

 

W trakcie zebrania rola asystentki i sekretarki polega głównie na tym, aby być do dyspozycji i „pod ręka” na wypadek gdyby trzeba było skserować lub wydrukować jakieś dokumenty, uzupełnić kawę, herbatę itp. Czasami też asystentka bieże udział w zebraniu jako sekretarz, czyli osoba, która sporządza notatkę z zebrania, którą po zebraniu redaguje i przesyła właściwym osobom.

www.szkoleniadlasekretarek.pl