Papierowa korespondencja – listy, zaproszenia, faktury, oferty, wezwania do zapłaty to przykłady działalności pozornie eliminowanej dziś przez usługi elektroniczne. Pozornie, bo praktyka w każdym sekretariacie, dziale marketingu czy sprzedaży pokazuje, jak ważnym ciągle sposobem dotarcia do klientów, kontrahentów, współpracowników jest taka forma kontaktu. W miarę jak ilość materiałów do wysłania rośnie, zaczynamy się oglądać w kierunku komputera i drukarki – jak przerzucić na nie trochę pracy?

Oglądając filmy lub inne materiały pokazujące życie sprzed kilkunastu lub kilkudziesięciu lat zwracamy czasem uwagę na dziedziny, które obecnie zniknęły lub uległy marginalizacji. Postęp techniczny nieraz bezwzględnie obszedł się z wieloma ludzkimi wynalazkami. Opisywany przeze mnie przemysł komputerów osobistych ma w tym duży udział. Jeśli jednak się temu wszystkiemu przyjrzymy bliżej – zauważymy, że nie jest aż tak źle. Skoro kasety wideo nie zabiły kina, radio – telewizji, a fotografia malarstwa, skoro pomimo rozpowszechnienia wielu urządzeń cyfrowych ludzie ciągle interesują się płytami winylowymi i fotografią na celuloidzie, znaczy to, że komputer jest tylko narzędziem ułatwiającym i przyspieszającym żmudne dla człowieka procesy. Tak jest również w przypadku korespondencji.

Wszystkie wersje obydwu dominujących dziś na rynku pakietów biurowych – Microsoft Office oraz OpenOffice – oferują zespół funkcji zwanych potocznie korespondencją seryjną. W modułach edytorów tekstów, odpowiednio w Wordzie i we Writerze, w menu narzędzia znajduje się kreator pomagający tworzyć powtarzalne, seryjne dokumenty. Program Microsoftu na starcie daje większy wybór rodzajów tworzonych dokumentów – oprócz e-maili i listów drukowanych można wybrać koperty i nalepki, zmuszenie Writera do czegoś więcej będzie wymagało znacznie więcej trudu. Warto bowiem zwrócić uwagę na fakt, że zwyczajowy termin „korespondencja seryjna” trochę myli i ogranicza opisywaną funkcję. Za jej pomocą można tworzyć bowiem także zestawy nalepek, foldery, katalogi i ulotki, dokumenty ułatwiające inwentaryzacje, czyli wszelkie dokumenty, które z założenia różnić się mają tylko szczegółami na niektórych, wskazanych przez nas polach.

Który z popularnych programów jest lepszy w tej dziedzinie? Kolejne, rozwijane od lat wersje zdają się być coraz bardziej dopracowane, ale końcowy werdykt może bardzo zależeć od charakteru zadania, jakie powierzy się programowi. Seryjny dokument, którego kolejne egzemplarze różnią się rozmieszczanymi w różnych miejscach danymi pobranymi najczęściej z innego pliku, jest podatny na wiele błędów. Z tego powodu, że stanowi on kompilację informacji z różnych źródeł, precyzyjne wychwycenie wszystkich błędów jest dość trudne. Co można więc zrobić, aby proces ten był szybki i niezawodny jak reklamowane w folderach najnowsze komputery?

Import danych

Z pewnością trzeba zadbać o dane, które edytor ma importować i umieszczać w polach tworzonego dokumentu. Książki adresowe, dane klientów, kontrahentów, informacje o produktach – wszystko co wprowadzamy na dyski naszych komputerów to dane firmowe, jedyne zasoby powiększające się w miarę ich używania. Staranność ich wprowadzania, a następnie przechowywania zaprocentuje, gdy tylko będą one potrzebne.

Opisując bazy danych, ale również pisząc o arkuszach kalkulacyjnych (w nich wiele firm przechowuje mnóstwo danych), wspominałem o tym, że im lepiej zorganizowana baza, więcej oddzielnych pól, według których można informacje segregować czy filtrować, tym lepiej dla końcowego użytkownika całego systemu. W tym przypadku właśnie program tworzący dokument przy użyciu firmowych danych jest „beneficjentem” naszej wcześniejszej żmudnej pracy. Im więcej jest rubryk w bazie klientów definiujących dokładniej ich profil działalności, tym precyzyjniejszą ofertę możemy skierować do każdego z nich projektując folder czy ofertę. Każdy stworzony dokument będzie miał wygląd niepowtarzalnego, specjalnie wykonanego projektu, dostosowanego do specyfiki naszego kontrahenta, co nie zmienia faktu, że za jednym razem wyprodukujemy ogromną ilość takich druków.

Wspomniałem o bazie, czyli w tym przypadku liście adresowej czy źródle danych (różnie to aplikacje biurowe określają). Z pewnością tworzenie takiej listy od zera polecane może być jedynie w przypadku konieczności wykonania bardzo niewielkiej ilości seryjnych dokumentów. Mam wrażenie, że w tym przypadku ilość pracy włożonej jest zbyt duża, aby odczuć jakąkolwiek korzyść z automatyzacji. Najlepiej gdy (jak to od dawna polecam) można skorzystać z gotowej, starannie przygotowanej bazy. Pod względem współpracy z dużymi ilościami informacji zapisanymi w postaci wielkich baz danych prym wiedzie Microsoft Office – pozwala on na skorzystanie z baz SQL, Oracle, skonfigurowania nowego połączenia z serwerem danych, więcej formatów plików może też być jego źródłem zapełniającym rubryki naszych formularzy. Nie znaczy to, że OpenOffice się do tych celów nie nadaje. Brak możliwości pobierania danych prosto z bazy lub trudność w skonfigurowaniu czegoś takiego należy ominąć, używając jako źródła skonwertowanego pliku. Po zaimportowaniu danych, przykładowo z Accesa i zapisaniu ich w łatwiejszym do opanowania przez mniej zorientowanego użytkownika formacie xls, csv lub nawet txt – już bez większych problemów można wczytać je do edytora tworzącego korespondencję seryjną. Dodatkową zaletą pracy z plikami tego typu jest możliwość ich dodatkowej obróbki, posortowania i przejrzenia za pomocą popularniejszego narzędzia jak Excel czy dowolnego programu typu Notatnik (w przypadku danych csv). Jeśli w firmie istnieje duża baza danych, można zawsze poprosić osobę lepiej obeznaną z tematem, aby przygotowała dla nas takie pliki. Praktyka eksportu części informacji z dużych serwerów baz danych może się też stać stałym zwyczajem – powiedzmy cotygodniowa lub comiesięczna operacja przygotowania takich plików dla osoby odpowiedzialnej za korespondencję seryjną.

Skuteczność pakietów biurowych

Jeśli komputery mają nam pomóc w przygotowaniu sporej ilości seryjnych dokumentów, e-maili czy listów, trzeba im w tym nieco „pomóc”, konfigurując je w sposób zapewniający maksymalną skuteczność. Co to znaczy? Właśnie to co opisałem – skoncentrowanie się na wykonaniu zadania. Może się zdarzyć, że darmowy Writer z pakietu OpenOffice posługując się skonwertowanym do pliku csv (dane tekstowe oddzielone przecinkiem) zestawem danych będzie generował ładniejsze wydruki czy foldery niż Word z najnowszej wersji MS Office połączony skomplikowanym data linkiem z danymi z serwera MS Access czy Oracle. Dla operacji tworzenia dużej liczby dokumentów, powtarzanej co jakiś czas – warto przetestować każde rozwiązanie. Oczywiście trudniej będzie przekonać kierownictwo firmy do przejścia na komercyjne oprogramowanie, jeśli dotąd posługiwano się tzw. wolnym, ale może jedna licencja na potrzeby specjalnego stanowiska do seryjnej korespondencji opłaci się w niedługim czasie? Przegląd rynku pokazuje nam, że jesteśmy „skazani” zwykle na jeden z dwójki liderów (MS Office i OpenOffice), skuteczność innych pakietów biurowych w tej materii może niestety spadać proporcjonalnie do popularności.

Inną grupą programów mających w swoim repertuarze możliwości tworzenia serii wydruków czy maili są tzw. systemy CRM (Customer Relationship Management). Budowane często w taki sposób, aby były dla pracowników firmy wspólnym środowiskiem pracy, tak by wiele osób z działów marketingu, sprzedaży czy logistyki mogło pracować jednocześnie na tych samych danych, przeszukując bazę klientów – zwykle zawierają w sobie moduł seryjnej korespondencji. Jeśli firma jest dopiero w fazie wyboru takiego systemu (a są to zwykle produkty pisane lub specjalnie dopasowywane do specyfiki każdej firmy), polecam przekazanie wszelkich uwag dotyczących dotychczasowego korzystania z seryjnej korespondencji w MS Office. Bowiem program, mający z założenia być skoncentrowany na obsłudze dużej liczby klientów firmy, musi robić to lepiej niż popularny edytor.

Druk dokumentów

Składnikiem sukcesu w tworzeniu masowej korespondencji jest nie tylko oprogramowanie. Ponieważ listy „analogowe” mają prawo jeszcze długo istnieć jako narzędzie biznesowej komunikacji, dobrze jest spojrzeć na to, jakim urządzeniem będziemy nasze dokumenty drukowali. Zanim wspomnę o rozwiązaniach bardzo wyspecjalizowanych, kilka uwag odnośnie popularnych drukarek:

w Należy sprawdzić rodzaj papieru, na którym będziemy tworzyć nietypowe dokumenty. Podstawowe niebezpieczeństwa to niedopasowanie do typu drukarki (stąd rozmazane literki na papierze akceptującym jedynie druk laserowy lub zniszczony papier i drukarka przy próbie wydruku naklejek na papierze nie dostosowanym do wysokiej temperatury grzałki drukarki laserowej). Obecnie istnieje dużo uniwersalnych papierów dla obu typów drukarek, jednak szczególnie przy nalepkach z „laserówki” zalecam uwagę.

w Podajniki ręczne w wielu drukarkach mają lżejszą konstrukcję niż te wbudowane (z założenia są, aby czasem móc wydrukować niedużo stron na mniej typowym papierze). Jeśli druk na kopertach możliwy jest tylko z tego podajnika, trzeba liczyć się ze spadkiem wydajności druku; należy zwrócić na to uwagę planując zakup drukarki do takiej korespondencji.

w Podajnik przeznaczony na koperty lub inne grubsze papiery powinien być tak umieszczony, aby jak najmniej zaginał przechodzącą przez drukarkę kartkę. Zawijanie i przewracanie kartki na drugą stronę – co nie jest problemem przy pojedynczych cienkich A4 – przy grubszych papierach i kopertach może być zabójcze dla drukarki.

w Zasilanie w tusz/toner. Zlecając naszej drukarce ogromne nakłady wydruków znaku, symbolu graficznego w jednolitym kolorze można się spodziewać nierównomiernego zużycia barwnika; możliwe też, że i całej drukarki. Podawane przez producentów przebiegi zawsze uwzględniają uśrednione typy wydruków (zwykle jest przyjmowane, że typowa kartka to drobny tekst plus nieduże zdjęcie). Masowe wydruki identycznych, mocno zaczernionych kartek z pewnością przyspieszą zużycie całego urządzenia i zbyt wczesne kończenie się tuszu czy tonera (szczególnie kolorowe, bez oddzielnych pojemniczków dla każdego koloru)

Z przedstawionego powyżej opisu, zarówno programów, jak i urządzeń (drukarek), można wyciągnąć wniosek, że odradzam je do usprawnienia tak żmudnej pracy jak masowa wysyłka korespondencji. W pewnym sensie tak. Opisane tu rozwiązania są bowiem trochę amatorskie. Dlaczego? Na pewno pomogą nam skomponować nawet dużą ilość pism, kopert, naklejek czy folderów, ale warto się zastanowić, jak dużo pracy wymaga nadal rozesłanie takiej korespondencji drogą nieelektroniczną. Zakładając kilkuset czy kilkutysięczny nakład w tygodniu czy miesiącu! Czy w takim razie zrezygnować z komputeryzacji? Nie! Należy jedynie użyć bardziej wyspecjalizowanych rozwiązań. Właściwy arsenał środków do przygotowania dużych ilości wysyłek to frankownice, adresarki oraz kopertownice. Wybierając konkretne modele, do których zaprowadzi nas najpopularniejsza wyszukiwarka internetowa, trzeba zwracać uwagę na to, o czym wspomniałem zarówno przy opisie programów, jak i drukarek. Program współpracujący z adresarką powinien pozwolić na elastyczne zdefiniowanie typu nadruku jaki chcemy uzyskać na kopercie, a dane umieszczane jako adres można zaimportować z dowolnej bazy danych. Podobnie z frankownicą – urządzeniem, które za nas „nalepi” znaczki i rozliczy koszt przesyłek w zależności od ich wagi z urzędem pocztowym, oraz kopertownicą potrafiącą złożyć i zapakować w koperty nawet kilka różnych wydrukowanych formularzy. Im więcej opcji pozwolą one ustawić, tym mniej pracy będą miały nasze ręce. Mnożąc tę pracę przez setki czy tysiące niezbędnych wysyłek, inaczej spojrzymy na wysokie ceny urządzeń. Ich szybkość i niezawodność w porównaniu z ludzką jest olbrzymia.

Tworząc dużą firmę obsługującą wielu klientów niekoniecznie jednak jesteśmy skazani na szum wspomnianych urządzeń, przekształcających pomału nasze dotąd zaciszne biuro w urząd pocztowy. Istnieje inny sposób – outsourcing. Przygotowane na komputerze dane wysyłamy po prostu elektronicznie do firmy podwykonawczej, która wszystko wydrukuje, zapakuje, roześle. Do nas natomiast na koniec miesiąca przyśle fakturę – bardzo możliwe, że przygotowaną jako wydruk seryjny.

Paweł Chojnacki - doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT; arkconsulting.com.pl; portaldlasekretarek.pl

Źródło: Sekretariat 09/2010