Jednym z podstawowych zadań asystentki jest zapamiętanie wiele ważnych informacji oraz wykorzystywanie ich w odpowiednich momentach swojej pracy. Ćwiczenia pamięciowe, które pobudzają nasze komórki mózgowe do aktywnego działania, bardzo się w tym przydają.

Często towarzysząc szefowi w zebraniu lub spotkaniu biznesowym z klientami, obowiązkiem sekretarki jest sporządzanie szczegółowego protokołu. Skutecznie może pomóc nam w tym zakresie umiejętność robienia nowoczesnych notatek za pomocą słów kluczy, prostych rysunków, schematów. Ta metoda nazywana jest mapami myśli.

Tworząc mapy myśli możemy zacząć intensywniej wykorzystywać naszą prawą półkulę mózgową, która odpowiedzialna jest za wyobraźnię, kolory, kształty, intuicję. Ponadto utrwala naszą wiedzę zapisując ją w pamięci długoterminowej. To nie znaczy jednak, że lewa półkula, która aktywnie wpływa na pamięć krótkoterminową, w tym czasie nie pracuje. Jej działanie jest bardzo ważne, ponieważ jest odpowiedzialna za odbieranie i przetwarzanie informacji wynikających z mowy, cyfr i ich kolejności. Dba więc o porządek, logikę, myślenie analityczne.

Techniki notowania za pomocą map myśli angażują do pracy obie półkule, przez co efektywność zapamiętywania wzrasta. W rezultacie ułatwia to rozumienie, utrwalanie informacji oraz pobudza nasze twórcze myślenie.

Zasady robienia notatek na podstawie map myśli:

1.       Notujemy zawsze na czystej kartce papieru A4, ewentualnie A3, ułożonego poziomo (widzenie oka jest lepsze w poziomie),

2.       Na środku kartki umieszczamy tytuł lub główny temat, którego dotyczyć będą dalsze informacje (najlepiej wyrazić go za pomocą symbolu lub prostego rysunku),

3.       Rysujemy linie tworzące gałęzie, które prowadzimy od środka mapy,

4.       Na długości gałęzi wypisujemy słowa klucze (najlepiej drukowanymi literami, aby były czytelne),

5.       Numerujemy poszczególne słowa, informacje, aby zachować ich porządek,

6.       Różne zagadnienia i tematy rysujemy lub wypisujemy w kolorach (różnorodność kolorów pobudza wyobraźnię i wpływa na szybkie zapamiętywanie),

7.       Używamy strzałek, symboli, piktogramów, ikon, które wpływają na szybkie kojarzenie wiadomości.

Zaletą kreowania tego typu notatek jest wyeliminowanie zjawiska znudzenia. Rysunki, schematy, wykresy wpływają na twórcze tworzenie dzieła, które jest indywidualne, niepowtarzalne, całkowicie autorskie. Ponadto nasze mapy możemy zawsze uzupełnić o dodatkowe informacje, nie korzystając z dodatkowych kartek. Ten sposób umożliwia odczytywanie wiadomości z jednej tylko strony. Pamiętajmy, że myślimy koncepcyjnie, więc pomagają nam w zapamiętywaniu słowa-klucze. Myślimy też całościowo i połączeniowo, więc postrzegamy to co jest w stanie objąć nasz wzrok oraz kojarzymy i tworzymy związki między zawartymi informacjami.

www.doradztwozawodowekinga.republika.pl