Planowanie kariery to wybór określonych technik i rozwiązań pozwalających osiągnąć zamierzone cele. W taki świadomy sposób powinien powstawać indywidualny plan zawodowych zamierzeń.

Kariera przez wielu ludzi jest postrzegana wyłącznie w kategoriach sukcesu zawodowego, a to nie wszystko. Kariera powinna koncentrować się na pasji, na tym, co stanowi życiową motywację. Carriere oznacza tor wyścigowy, bieg, ma charakter dynamiczny i rozwija się przez całe życie. Zależy tylko czy świadomie uczestniczymy w biegu, którego celem jest osiągnięcie wyników, pozycji życiowej, satysfakcji i zadowolenia.

Najczęstsze powody zmian kierunku kariery to presja warunków ekonomicznych, likwidacja przedsiębiorstw, brak przekonania o własnych kompetencjach lub niedostosowanie kwalifikacji do potrzeb rynku pracy. To całkiem naturalne w świecie intensywnego rozwoju różnych dziedzin, dlatego organizacje i pojedyncze osoby powinny skupiać się na sposobach adaptacji lub przebudowy tego, czym się zajmują, aby nadal pomyślnie funkcjonować i rozwijać się.

Umiejętność planowania i budowania własnej kariery polega na przewidywaniu ścieżek, które prowadzą w danym kierunku. Sprowadza się to do podejmowania różnych funkcji zawodowych, zdobywania nowych doświadczeń oraz wiązania się z pracodawcami uznanymi na rynku. Minęły już bowiem czasy, kiedy całe życie pracowało się w jednym przedsiębiorstwie, awanse zawodowe były automatyczne, a droga kariery z góry wiadoma. Krajobraz pracy zmienił się, a pracodawcy są bardziej elastyczni przy zatrudnianiu nowych pracowników, dlatego każdy powinien sam wziąć odpowiedzialność za własną karierę i zaplanować swoją przyszłość.

Wybór zawodu

Preferencje drogi życiowej i zawodowej są związane z wieloma czynnikami. Wybór ścieżki kariery najczęściej jest związany ze środowiskiem społecznym: z rodziną, rówieśnikami. Wiele osób początkowo naśladuje zawodowe role rodziców. Mając już pewną wiedzę na temat charakteru ich pracy, tworzą wizerunek własnej osoby w podobnym otoczeniu zawodowym, na przykład związanym z pracą w biurze. Jednak tak naprawdę ten obraz wcale nie musi się pokrywać z własnymi preferencjami. Dopiero po pewnym czasie, gdy zdobędziemy więcej doświadczeń, możemy w sposób bardziej świadomy określić własne zainteresowania i wypracować umiejętności.

Przed podjęciem decyzji o wyborze drogi zawodowej należy też zastanowić się po co, poza zaspokojeniem potrzeb materialnych, chcemy pracować: dla poszerzania horyzontów i wiedzy, dla wyższego statusu społecznego czy emocji związanych z władzą.

Właściwy wybór zawodu wiąże się z rozwojem dalszej kariery. Obecnie mało kto dzieli swoje życie na zawodowe i osobiste, pomiędzy nimi przebiega bowiem coraz mniej linii granicznych. Wiele asystentek wykorzystuje dzisiaj w swojej pracy nowoczesne technologie, przechodzi na elastyczny czas pracy albo na system telepracy, wykonując swoje zadania zawodowe całkowicie lub częściowo poza siedzibą firmy.

Praca nie może sprawiać nam przykrości i być źródłem stresu, dlatego wiele zależy od trafnego wyboru zawodu dokonanego w odpowiednim czasie.

Analiza potencjału

Aby być zadowolonym i spełnionym w pracy, trzeba zastanowić się nad własnym potencjałem, odpowiedzieć sobie na pytania: w czym jestem dobry, jakie mam umiejętności? Na właściwy wybór zawodu wpływa wiele czynników:

• zainteresowania,
• umiejętności i zdolności,
• cechy osobowościowe,
• predyspozycje zawodowe,
• wiedza i jej obszary,
• stan zdrowia i warunki fizyczne,
• wartości i oczekiwania wobec pracy zawodowej,
• warunki ekonomiczne i tendencje zmieniającego się rynku pracy

Nie każdy ma wrodzone zdolności, którymi się wyróżnia, ale każdy może mieć umiejętności, które zdobędzie i wypracuje. Najważniejsze umiejętności, które niezbędne są na stanowisku sekretarskim:

• doskonała organizacja pracy
• wysoka kultura osobista
• umiejętności komunikacyjne
• umiejętności negocjacyjne
• radzenie sobie w trudnych sytuacjach
• samodzielność w pracy
• elastyczność wobec zmian
• umiejętność podejmowania decyzji
• umiejętność przewidywania skutków
• umiejętność planowania kariery
• znajomość języków obcych
• biegła obsługa komputera i urządzeń biurowych
• prawo jazdy.

W pracy ważne znaczenie ma także charakter i temperament. Nie każda osoba posiada predyspozycje do każdej pracy, warto więc zawczasu zastanowić się nad swoimi cechami osobowości. W pracy sekretarki i u innych osób pracujących w biurze przydatne są między innymi: odpowiedzialność, obowiązkowość, punktualność, uporządkowanie, opanowanie, dokładność, systematyczność, cierpliwość, asertywność, praktyczność, wytrwałość, pracowitość, lojalność.

Rozwój osobisty

Brak możliwości rozwoju negatywnie rzutuje na satysfakcję z własnej pracy. Jeżeli pojawia się poczucie, że wszystko już się w swojej firmie osiągnęło i nic nowego raczej się nie zdarzy, dobrze jest pomyśleć o zmianie pracy albo postawić na samodoskonalenie. Kursy, szkolenia, kolejny kierunek studiów czy nowa specjalizacja to ważna inwestycja w swój kapitał na przyszłość. Daje ponadto poczucie wyższej własnej wartości, dodaje energii i chęci do życia.

Praca asystentki i sekretarki jest związana przede wszystkim z wykorzystaniem kompetencji pomocniczych. Nie znaczy to jednak, że osoby zajmujące te funkcje nie mogą się rozwijać. W wielu dziedzinach można wyodrębnić węższy podzespół kwalifikacji, mający specjalistyczny charakter. Swoje kompetencje można rozszerzyć o wiedzę z zakresu kadr i płac, księgowości, analizy finansowej, HR, zarządzania, prawa podatkowego, audytu i kontroli wewnętrznej.

Od sekretarek najczęściej wymaga się obecnie dyplomu wyższej uczelni. Nie istnieje jednak szczególny kierunek studiów, który lepiej niż pozostałe przygotowuje do pełnienia tej roli zawodowej. Dlatego też decydujące mogą być dodatkowe atuty: doświadczenie, umiejętności interpersonalne, prezencja. Wybór należy do pracodawcy, zależy od tego, jakich kompetencji oczekuje od swojej asystentki. Często ma to związek z branżą firmy. Przedsiębiorstwo zajmujące się eksportem, posiadające szerokie kontakty zagraniczne będzie prawdopodobnie preferować osoby znające biegle języki obce, czyli odpowiednim dla nich kierunkiem studiów byłaby filologia lub stosunki międzynarodowe. Kiedy firma specjalizuje się w produkcji lub inżynierii, dobrze jeśli asystentka również ma podstawy wiedzy w tym zakresie, czyli jest absolwentką politechniki lub ekonomistą. Niejednokrotnie pracodawca wybiera taką osobę spośród wielu kandydatów do pracy, która odpowiada mu profilem wykształcenia i dotychczasowej kariery.

Gdy długo już pracujemy w wybranej specjalizacji i udało nam się stworzyć wizerunek osoby o uniwersalnych umiejętnościach i szerokiej wiedzy, można konsekwentnie dążyć do awansu poziomego lub pionowego. Osoby, które nie są zainteresowane podjęciem roli przywódczej, czyli zarządzaniem i motywowaniem grup pracowników (awans pionowy) lub nie istnieje taka forma awansu w firmie, mogą zaplanować zmianę w swojej karierze poprzez przesunięcie wewnętrzne (awans poziomy). Należy jednak zwrócić uwagę na to, że ta zmiana musi być związana ze stanowiskiem o podobnym lub wyższym poziomie trudności wykonywanych zadań, poziomie odpowiedzialności i ważności roli w organizacji. Ponadto awans poziomy powinien wiązać się ze wzrostem wynagrodzenia, ponieważ jest wynikiem indywidualnego rozwoju pracownika lub kolejnym krokiem na ścieżce jego kariery. Celem zmiany stanowiska może być uzyskanie nowych kompetencji i zwiększenie poziomu motywacji do pracy.

Należy uważać na zbyt wygórowane oczekiwania co do awansu w firmie. Niektóre osoby mogą spotkać się ze zjawiskiem tzw. szklanego sufitu, czyli niewidzialnej bariery, która utrudnia osiągnięcie wyższej pozycji zawodowej. To zjawisko częściej dotyczy kobiet, które przegrywają z mężczyznami w zdobywaniu awansu i władzy. Aby zaspokoić ambicje związane z objęciem wyższej funkcji, należy rozważyć ewentualną zmianę pracy

Przerwy w pracy

Każdemu pracownikowi może zdarzyć się przerwa w karierze zawodowej. Częściej dotyczy to kobiet, które zajmują się opieką nad dziećmi. Warto o tym okresie pomyśleć także w kontekście własnego rozwoju. Przerwa w karierze to okres, kiedy można złapać dystans, naładować akumulatory, zapobiec wypaleniu zawodowemu. To czas, kiedy można podjąć studia, ukończyć kursy, spróbować sił we własnym biznesie, zrealizować wymarzoną podróż. Głównymi powodami, dla których pracownicy unikają dłuższych przerw w pracy, jest utrata dochodów, zahamowanie rozwoju kariery, wypadnięcie z rynku. Kobiety aktywne zawodowo obawiają się, że ich powrót do pracy po dłuższej nieobecności nie będzie już możliwy. Stanowisko sekretarki jest w firmie niezbędne, dlatego podczas nieobecności w pracy nie można liczyć jedynie na pomoc współpracowników. Tę rolę musi pełnić inna osoba. Planując przerwę w pracy należy wziąć więc pod uwagę zarówno powrót na to samo stanowisko, jak i na inne. Coraz więcej pracodawców patrzy przychylniej na pauzowanie zawodowe, szczególnie jeżeli wcześniej zostało to z nimi uzgodnione. Niektórzy przełożeni uważają nawet, że przerwy w pracy mogą pozytywnie wpłynąć zarówno na pracownika, jak i na firmę. Po powrocie pracownik z większym zaangażowaniem odda się obowiązkom, doceni swoją pracę, a pracodawca zyska osobę o szerszej perspektywie i nierzadko wyższych kwalifikacjach. Dobry szef zadba o to, aby na czas przerwy w pracy swojej asystentki przyjąć praktykantkę lub stażystkę, której będzie zależało na zdobyciu doświadczenia, a niekoniecznie na etacie w danej firmie. Sekretarki planując przerwę w swojej karierze, powinny jasno sprecyzować swoje plany z pewnym wyprzedzeniem.

Mimo tych uzgodnień z szefem, zawsze warto pozostawić po sobie możliwie jak najlepszą opinię w firmie. Dzięki temu po przerwie w pracy można liczyć na powrót, w przypadku zmiany pracy – na dobre referencje. Należy więc zakończyć rozpoczęte zadania, sprawnie przekazać je zastępczyni i zadbać o sporządzenie listy kontaktów oraz obowiązków.

Kinga Kaszuba

Źródło: "Sekretariat" 07/2009