Zero papieru w biurach – czy to możliwe w polskich firmach?

Czas czytania
3min.
Przeczytałeś już

Zero papieru w biurach – czy to możliwe w polskich firmach?

oszczędzanie papieru w biurze

Z raportu „Bezpieczeństwo Informacji w Polsce 2015” wynika, że co trzeci przedsiębiorca w Polsce zauważa większe zużycie papieru w swojej firmie. Dlaczego w czasach technologii cyfrowych w biurach zużywa się tak dużo papieru i jak to ograniczyć? Oto 10 sposobów.

W jednej z polskich firm 5-osobowy zespół zużywał dziennie 400 kartek papieru. Udało się zredukować tę liczbę do 0. W jaki sposób?

Jeśli chcemy całkowicie wyeliminować papier, potrzebne są odpowiednie narzędzia, dostosowane do potrzeb i możliwości, a także pewne usprawnienia w organizacji pracy. W tej firmie został wprowadzony system kategoryzacji maili wraz z zasadą, że w komunikacji wewnętrznej sukcesywnie edytuje się mail w danej sprawie, zamiast go drukować. Dodatkowo pracownicy otrzymali drugi ekran, dzięki czemu mogą wygodnie pracować z kilkoma dokumentami na raz – opowiada Aneta Lech ze Staufen Polska, specjalistka od lean management w procesach administracyjnych.

Dodatkowym atutem wyeliminowania papieru jest redukcja liczby błędów i pomyłek wynikających z przepisywania ręcznych notatek do dokumentów elektronicznych.

Na początku pracownicy nie byli przekonani do zmian. Przekonało ich to, że praca w ustrukturyzowany sposób, w oparciu o uporządkowane dokumenty i ich klarowny przepływ, bez konieczności drukowania i archiwizowania, pomaga oszczędzać ich własny czas i energię. A poza tym skończyły się reklamacje klientów – dodaje Aneta Lech.

Drukujemy, bo drukowaliśmy

Z raportu „Bezpieczeństwo Informacji w Polsce 2015” wynika, że co trzeci przedsiębiorca w Polsce zauważa większe zużycie papieru w swojej firmie. Dlaczego w czasach technologii cyfrowych w naszych biurach zużywa się tak dużo papieru?

Pracownicy mówią często, że czytanie na ekranie jest niewygodne. To problem na przykład dla analityków, którzy otrzymują kilka kilkusetstronicowych dokumentów, z których muszą zrobić krótki raport. Problemem są też często przestarzałe procedury, wymagające dokumentowania i archiwizacji działań w wersji papierowej – mówi ekspertka Staufen Polska.

Przykład jednej z polskich firm: dział zamówień przyjmuje zlecenie w wersji elektronicznej, dokument jest drukowany i archiwizowany w wersji papierowej, a jego kopia przekazywana do działu technicznego, gdzie historia się powtarza. Kolejna kopia trafia do działu montażu, a następna do działu sprzedaży. Każdy dział prowadzi osobne papierowe archiwum. Jeśli zapytamy, dlaczego tak się robi, otrzymamy odpowiedź, że zawsze się tak robiło.

Przyzwyczajenia powodują, że przestajemy zastanawiać się nad tym, co i po co robimy. Z tego powodu często nie zdajemy sobie nawet sprawy z tego, jak dużo papieru zużywamy w biurze i ile to kosztuje. Firmy wydają dużo pieniędzy na papier, drukowanie
i archiwizowanie tylko dlatego, że zawsze wydawały
– dodaje Aneta Lech.

Nie zawsze możliwe jest całkowite wyeliminowanie papieru, choćby dlatego, że prawo wymaga archiwizowania określonych dokumentów. Jednak warto dokładnie przyjrzeć się zużyciu papieru w firmie i zadać sobie trzy pytania: czego potrzebujemy w wersji papierowej, co wynika z uregulowań prawnych, a z czego możemy całkowicie zrezygnować?

Ile kosztuje papier?

Odpowiedź na te pytania jest o tyle istotna, że zużycie papieru generuje dużo kosztów związanych z eksploatacją drukarek
i niszczarek (mnóstwo dokumentów trafia do nich lub do kosza prawie od razu po wydrukowaniu) czy zarządzaniem dokumentacją.

Oprócz łatwych do policzenia kosztów w grę wchodzi jeszcze czas pracowników poświęcany na drukowanie, niszczenie, archiwizowanie i szukanie papierowych dokumentów. Do tego dochodzi zużycie energii i miejsce na papierowe archiwum – wylicza ekspertka Staufen Polska.

Jeśli archiwizacja jest konieczna, to najtaniej robić to na nośnikach elektronicznych lub w tzw. chmurze.

Jak drukować, żeby oszczędzać?

Warto drukować dokumenty dwustronnie. Na przykład Port Lotniczy Monachium zredukował w ten sposób zużycie papieru z 12 do 9 milionów kartek rocznie, z czego połowa to tańszy papier pochodzący z recyklingu, co daje dodatkowe oszczędności.

Jeszcze więcej można oszczędzimy, jeśli drukujemy dwustronnie
i dwie strony na arkusz. Potrzebujemy wtedy 1 kartkę zamiast 4. Dokumenty pozostają czytelne, a zużywamy aż 75% papieru mniej. Wymierna korzyść.

Czy możliwe jest biuro bez papieru?

To na razie pieśń przyszłości. Na przykład używanie tzw. e-papieru pozwala zredukować zużycie tradycyjnego, ale całkowicie go nie wyeliminuje. Pojawiają się też technologie pozwalające na usuwanie tonera z wydruków laserowych, co pozwala na pięciokrotne wykorzystanie papieru przed oddaniem go na makulaturę. Naukowcy pracują również nad tzw. superpapierem – ma być wielokrotnego użytku, odporny na mechaniczne uszkodzenia (a nawet ogień) oraz wytworzony z surowca innego niż drewno.

Na razie nie możemy jeszcze całkowicie zrezygnować z papieru w biurach, ale mamy już sporo możliwości, żeby zużywać do jak najmniej. – Nie wiadomo, jakie będą kiedyś technologie. Na razie widzę przyszłość w tym, żeby ludzie zastanawiali się nad tym, co robią. Pomaga w tym klarowna organizacja pracy – podsumowuje ekspertka Staufen Polska.

Jak oszczędzać papier w biurze? 10 zasad

  • Kupuj kopiarki drukujące dwustronnie
  • Włącz tryb drukowania dwustronnego jako ustawienie domyślne
  • Kopiuj tylko potrzebne fragmenty większych dokumentów
  • Drukuj dwie strony na arkusz A4
  • Wykorzystuj jednostronnie zadrukowane kartki do notatek
  • Realistycznie oszacuj liczbę egzemplarzy kopiowanych materiałów informacyjnych, protokołów, okólników czy broszur
  • Wprowadź system, dzięki któremu każdy pracownik będzie wiedział, ile papieru zużywa przez tydzień
  • Pomyśl dwa razy – czy ten dokument rzeczywiście trzeba wydrukować?
  • Kupuj papier pozyskany z recyklingu
  • Używaj nośników elektronicznych do archiwizowania dokumentów

Więcej o innowacyjnych metodach zarządzania: www.staufen.pl